Na podstawie art. 94 Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510, dalej: k.p.)  pracodawca jest obowiązany m. in.:

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza składa się z:

  • akt osobowych,
  • dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Obowiązkowy zakres akt osobowych określa par. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), przy czym w zakresie szczególnie części B i C nie jest to katalog zamknięty. Druga grupa dokumentów dookreślona jest w par. 6 ww. rozporządzenia. To z nią są w największym zakresie związane dokumenty, wnioski, zgody związane z czasem pracy. Więcej piszemy o tym w Legal Alert. 

Czytaj również: Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej opublikowane>>

Dokumentacja dotycząca czasu pracy

Par. 6 tego rozporządzenia wskazuje, że w zakres dokumentacji związanej z czasem pracy wchodzi ewidencja czasu pracy oraz wymienione w jego pkt 1 lit b-d dokumenty:

  1. wnioski pracowników dotyczące: –  udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, -  ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.), - ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.), - stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), - stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.), - stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 par. 1 k.p.), - stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 par. 2 k.p.), - ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 1481 k.p.), - ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 k.p.);
  2. dokumenty związane: -  ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.), -  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 k.p.), - z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
  3. zgoda: -  pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 par. 2 k.p.), - pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 par. 1 k.p.).

Ważne! Katalogi zawarte w par. 6 rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej określają zamknięty zakres dokumentów.

Sprawdź w LEX: Gdzie należy przechowywać wnioski o zwolnienia z powodu siły wyższej?​ > 

 

Nowość
Nowość
Kodeks pracy. Przepisy

Sprawdź  

Akta osobowe

Wiele niewymienionych powyżej dokumentów znaleźć powinno się w aktach osobowych. Będzie to np. wniosek pracownika o zmianę wymiaru czasu pracy i ewentualne porozumienie zmieniające zawarte w związku z takim wnioskiem,  dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.

Problem jednak w tym, że pewne wioski pracowników mogą być umieszczane zarówno w aktach osobowych, jak i w pozostałej dokumentacji pracowniczej. Decydujące znaczenie ma tutaj jedynie podstawa prawna, na której pracownik opiera wniosek.

Sprawdź w LEX: Jak przedstawić w sądzie dokumentację pracowniczą prowadzona w formie elektronicznej? >

Chodzi przede wszystkim o wnioski składane na podstawie art. 1881 (elastyczna organizacja pracy). Pojęcie elastycznej organizacji pracy obejmuje swoim zakresem:

  1. pracę zdalną;
  2. przerywany system czasu pracy;
  3. system pracy weekendowej;
  4. system skróconego tygodnia pracy;
  5. ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy z art. 1401k.p.;
  6. indywidualne rozkłady czasu pracy;
  7. obniżenie wymiaru czasu pracy.

Do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy uprawniony jest pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Czytaj w LEX: Elastyczna organizacja pracy w związku z rodzicielstwem >

Ostatnią zmianą rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej „dopisano” do zakresu część B akt osobowych  dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy. Obejmuje to wszystkie dokumentu związane z tym nowym uprawnieniem pracowniczym czyli w praktyce wniosek pracownika i odpowiedź na ten wniosek udzieloną przez pracodawcę. Ewentualnie również wniosek pracownika objętego elastyczną organizacją pracy o powrót do wcześniejszej organizacji pracy, odpowiedź pracodawcy.

Sprawdź w LEX: Jak długo pracodawca samorządowy zobowiązany jest przechowywać wnioski urlopowe, karty ewidencji czasu pracy oraz listy obecności pracowników? >

Przykład: Dwóch pracowników pracujących w systemie podstawowym czasu pracy w takim samym, stałym rozkładzie czasu pracy  (pon. - pt. 8:00-16:00) złożyło wnioski o indywidualne rozkłady czasu pracy. Obaj chcieliby pracować w tych dniach co dotychczas ale w godzinach 7:30-15:30. Jeden z nich złożył wniosek na podstawie art. 142 k.p., drugi na podstawie art. 1881 k.p.

Wniosek pierwszego pracownika będzie przechowywany z dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, wniosek drugiego pracownika w aktach osobowych.

Sprawdź w LEX: Czy dokładanie części E do akt jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy, nawet jeśli nie będzie wprowadzał regulaminu trzeźwości w firmie? >

Pracodawca będzie musiał oceniać, w oparciu o które przepisy wniosek został złożony. Co ważne przy tym, rodzic dziecka do 8 roku życia może wnioskować np. o rozkład indywidualny lub ruchome rozkłady nie tylko na podstawie przepisów  elastycznej organizacji pracy. Sam więc fakt opieki nad dzieckiem nie może prowadzić do przyjęcia, że to wniosek oparty na art. 1881k.p. Istotne tym bardziej staje się wskazanie przez pracownika podstawy prawnej wniosku lub wyraźne jego nazwanie (wniosek o elastyczną organizację pracy).

Sprawdź w LEX: Czy pracownik ma prawo żądać wydania kopii dokumentacji pracowniczej? > 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.