Dyrektywa w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy łączy się z dyrektywą Work-Life Balance. Choć dotyczy bardziej kwestii formalnych, organizacyjnych, nakładając tym samym nowe obowiązki dla pracodawców i wymuszając zmiany w dotychczas funkcjonujących dokumentach i zasadach, na jakich stosunek pracy funkcjonuje.

Czytaj również: Dużo zmian w kodeksie pracy, ale limit umów na czas określony bez zmian>>

Na co pracodawca musi się przygotować

Zmiany, które weszły w życie 26 kwietnia 2023r. implikują szereg zmian, do których muszą przygotować się pracodawcy. Dodatkowo aktualne przepisy prawa w znaczącej mierze dyktują strategię zatrudnienia w organizacji. Przykład? Pracodawca zanim podpisze z pracownikiem umowę na okres próbny, będzie już musiał wiedzieć, na jaki okres będzie chciał zatrudnić pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę. Zgodnie z przepisami pracodawca musi dostosować długość umowy okresu próbnego do długości planowanego dalszego zatrudnienia.

Podstawowymi zadaniami do wdrożenia w firmie są m.in. aktualizacja wzorów funkcjonujących dokumentów, do których zaliczają się:

  • wzory umów o pracę na okres próbny poprzez dodanie klauzuli o przedłużeniu okresu próbnego o czas nieobecności pracownika w pracy oraz informacji o okresie, na jaki jest zamiar późniejszego zawarcia umowy o pracę na czas określony (jeżeli umowa na okres próbny jest zawarta na 1 lub 2 miesiące);
  • wzór aneksu przedłużającego okres próbny (maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli umowa była zawarta na 1 lub 2 miesiące, a przedłużenie jest uzasadnione rodzajem pracy);
  • wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny rozwiązania umowy na okres próbny;
  • przygotowanie odpowiedniego wzoru umowy o zakazie konkurencji;
  • wzór informacji o warunkach zatrudnienia;
  • wzór wypowiedzenia umowy na czas określony – do dodania jest miejsce na przyczynę wypowiedzenia;
  • wzór informacji dla pracowników o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu;
  • wzory wszystkich wniosków o urlopy np. urlop opiekuńczy, urlop rodzicielski;
  • wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika dot. elastycznej organizacji pracy.

W LEX znajdziesz ponad 20 wzorów dokumentów, które pomogą przygotować się do omawianych zmian > 

Z racji tego, że wnioski mogą być składane przez pracowników w formie papierowej lub elektronicznej, wskazanym jest przygotowania kanału do zgłaszania wniosków o udzielenie zwolnień i urlopów związanych z rodzicielstwem właśnie w tej w formie.

Dodatkowo do weryfikacji i aktualizacji są wewnętrzne procesy:

  • procesy rekrutacyjne,
  • proces w razie złożenia przez pracownika wniosku o zmianę rodzaju umowy lub warunków pracy,
  • dotyczące procedur rozwiązywania umów o pracę;
  • rozpatrywania wniosków dot. elastycznej organizacji pracy. 

Do zaplanowania jest także sposób przekazywania informacji pracownikom o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu.

- Dodatkowo, w przypadku szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, musi on zweryfikować czy obowiązkowe szkolenia (tj. niezbędne do wykonywania określonej pracy), odbywają się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy. Jeżeli szkolenia realizowane są poza normalnymi godzinami pracy, ten czas musi być wliczany do czasu pracy. To jeszcze nie koniec. W związku z nowymi regulacjami dotyczącymi wymaganych płatnych przerw pracodawcy powinni przygotować aktualizację grafików oraz systemów rozliczania czasu pracy. Nowe przepisy wpływają między innymi na sposób organizowania pracy przez pracodawcę i regulują szereg kwestii formalnych. Pośrednio mają także wpływ na rozwój firmy, jej zyskowność i konkurencyjność na rynku. Nie od dziś wiadomo, że dobra relacja między pracownikiem a pracodawcą to jeden z kluczowych elementów sukcesu każdej firmy – mówi Hubert Wawrzyniak, prezes firmy doradczej W&W Consulting.

Przejrzyste warunki pracy oraz uprawnienia rodzicielskie. Przewodnik po zmianach w Kodeksie pracy ze wzorami (E-BOOK) ebook

Krzysztof Baran

Sprawdź  

Dwie strony medalu

Dobry kontakt między pracownikiem a pracodawcą pozwala na skuteczniejszą komunikację w firmie. Według badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey we wrześniu 2020 r., niemal 40 proc. respondentów uznało, że najistotniejszym czynnikiem wpływającym na ich poziom zadowolenia z pracy są relacje interpersonalne. Co więcej, aż 86 proc. badanych wskazało, że większe znaczenie mają one w kontekście relacji z kierownictwem niż z współpracownikami. Kiedy pracownicy czują, że ich opinia jest ważna i słyszana, są bardziej skłonni do współpracy i angażowania się w wykonywanie swoich zadań. Pracodawca z kolei może skuteczniej zarządzać pracą swojego zespołu i lepiej dopasować jego działania do potrzeb firmy. Poprawna komunikacja umożliwia łatwiejsze i szybsze przekazywanie informacji między pracownikami i pracodawcą, co ma wpływ na funkcjonowanie firmy. Jakie to ma znaczenie w kontekście nowych przepisów?

- Nowe przepisy zwiększają pulę dostępnych możliwości związanych z rodzicielstwem, czas trwania urlopów oraz elastyczność w dopasowywaniu ich do indywidualnych potrzeb rodziców. Brak komunikacji między pracodawcą a pracownikiem w tym zakresie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami dla organizacji. Przykładowo, według przepisów, pracownik powinien złożyć wniosek o urlop rodzicielski na co najmniej 21 dni przed planowanym jego rozpoczęciem, a pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek. Jeżeli w firmie brak jest wcześniejszych informacji o planach urlopowych pracownika związanych z rodzicielstwem, wystąpienie z niespodziewanym dla pracodawcy wnioskiem o urlop rodzicielski może mieć znaczący wpływ na pracodawcę oraz firmę. Przyjmijmy, że pracownik, który został tatą, decyduje się na urlop ojcowski w wymiarze 2 tygodni oraz urlop rodzicielski w wymiarze 9 tygodni, zaraz po porodzie. Nie informuje uprzednio pracodawcy o swojej sytuacji rodzinnej ani o planie urlopowym. Składa wniosek i tym samym po 21 dniach następuje brak pracownika na łącznie 11 tygodni. W takich przypadkach pracodawcy muszą nagle znaleźć sposoby na uzupełnienie braków w zespole, co zwykle wymaga dodatkowych kosztów. W przypadku małych firm, niespodziewany brak pracownika może oznaczać, że cała praca musi zostać przełożona na pozostałych pracowników, co może prowadzić do nadmiernego obciążenia i spadku wydajności. Ponadto, niespodziewane urlopy rodzicielskie mogą skutkować negatywnym wpływem na morale innych pracowników. Pozostali mogą czuć się niesprawiedliwie traktowani, ponieważ muszą pracować więcej, aby zrekompensować brakującą osobę - mówi Magdalena Włastowska, dyrektor ds. rozwoju W&W Consulting. I dodaje: - Taka sytuacja może wpłynąć na ich motywację i zaangażowanie w pracę, co w efekcie może mieć negatywny wpływ na wydajność całej firmy. Warto jednak zauważyć, że urlop rodzicielski to prawo pracowników, które wynika z przepisów prawa pracy. Pracodawcy muszą zawsze pamiętać o zachowaniu równowagi między potrzebami pracowników a potrzebami firmy.

Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego / części urlopu ojcowskiego - WZÓR DOKUMENTU >

W biznesie przyszłości, kluczową rolę odgrywa relacja oparta na wzajemnej korzyści, czyli win-win. Ważne jest, aby każda ze stron osiągała korzyści lub zysk. Celem win-win jest osiągnięcie wspólnych korzyści i satysfakcji, poprzez współpracę i zrozumienie potrzeb każdej ze stron. - Zmiany dotyczące urlopów zostały opracowane tak, aby zachęcać ojców do bardziej aktywnego uczestnictwa w opiece nad dziećmi. Dlatego warto zachęcać mężczyzn, którzy spodziewają się dziecka, aby informowali o tym swojego pracodawcę i zaznaczyli, że będą chcieli skorzystać z uprawnień w określonym terminie. Dbając o relacje w pracy i wzajemne zrozumienie, możemy stworzyć pozytywną atmosferę i lepsze warunki dla wszystkich, zarówno dla siebie, dla pracodawcy jak i współpracowników – podsumowuje Magdalena Włastowska.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.