Istotą prenumeraty jest dokonanie przedpłaty w celu uzyskania w oznaczonym okresie dostępu do czasopism/książek/materiałów w formie papierowej lub elektronicznej (online). Koszty te ponoszone są jednorazowo, przy czym dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (np. opłacona w grudniu prenumerata na cały kolejny rok). Często też zakupów dokonuje się w trakcie roku na kolejne 12 miesięcy.

Sprawdź też: Jak ująć w ewidencji księgowej korektę zmniejszającą do faktury z tytułu prenumeraty? >>>

 

Księgowanie faktury za prenumeratę – rozliczenia międzyokresowe kosztów

W takim przypadku księgowanie w bieżącym roku podatkowym kosztów poniesionych w tym bieżącym okresie, ale odnoszących się do kolejnych okresów, odbywać się może poprzez konto "czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jak wynika z ustawy o rachunkowości, odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń, a czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Stąd okres rozliczania kosztów prenumeraty czasopism powinien pokrywać się z okresem, na jaki wykupiono prenumeratę. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów prenumeraty następują wówczas w równych ratach, stosownie do upływu okresu korzystania z tej prenumeraty (np. przez rok). W tym celu kwotę z faktury dzieli się na ilość miesięcy, na jaką wykupiono prenumeratę i taką kwotę odpisuje się co miesiąc w koszty.

Sprawdź w LEX ŚCIĄGI KSIĘGOWEGO >>>>

 

Uproszczenie w przypadku kosztów nieistotnych

Trzeba jednak wskazać na jedną dość istotną sprawę. Koszty prenumeraty nie są najczęściej tak wielkimi kosztami, aby ich wysokość szczególnie negatywnie wpływała na sytuację majątkową podmiotu. Stąd w większości przypadków istnieje możliwość jednorazowego zaksięgowania kosztów prenumeraty, bez odnoszenia ich w rozliczenia międzyokresowe.  Jeśli koszty prenumeraty nie są z punktu widzenia jednostki istotne, jednostka może zastosować uproszczenie polegające na jednorazowym ich odpisaniu w koszty w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty, bez rozliczania ich w czasie. Trzeba bowiem pamiętać, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wymóg rzetelnej i jasnej prezentacji sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Oczywiście w tym momencie pojawia się pytanie, kiedy ów wpływ będzie miał charakter istotny? Otóż przyjmuje się, że zastosowanie uproszczenia będzie miało istotnie ujemny wpływ, jeżeli pominięcie lub zniekształcenie danych w wyniku zastosowania tego uproszczenia ma wpływ na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie sprawozdań finansowych.

Zobacz również: Czy trzeba księgować wszystkie faktury kosztowe? >>

Generalnie istotność zależeć będzie od kwoty określonej pozycji lub błędu – ocenianego w danych okolicznościach – w razie pominięcia lub zniekształcenia tej pozycji. Istotność stanowi zatem próg bądź granicę, a nie zasadniczą cechę, jaką muszą mieć informacje, aby były użyteczne. Doświadczenie życiowe pokazuje, że koszty prenumeraty, co do zasady, takiego wpływu na sytuację finansową jednostki nie mają.

 

Rachunkowość - aspekty prawne i podatkowe

Maria Supera-Markowska

Sprawdź  

Faktura za prenumeratę na kontach księgowych

Jeśli chodzi o ujęcie rachunkowe kosztów prenumeraty, to może ono wyglądać następująco:

  • Wn 200 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami"
  • Ma 130 "Rachunek bankowy"

Zaksięgowanie faktury za prenumeratę:

  • Wn 400 "Koszt wg rodzaju" – wartość netto (zużycie materiałów i energii w przypadku wersji papierowej prenumeraty albo usługi obce w przypadku wersji elektronicznej)
  • Wn 220 "VAT naliczony"
  • Ma 200 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" – wartość brutto

Przeksięgowanie kosztów prenumeraty do rozliczenia w czasie:

  • Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
  • Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpis kosztów w części przypadającej na dany okres:

  • w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4
    • Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
    • Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
  • w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4 i 5
    • Wn konto 55 "Koszty zarządu",
    • Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.