Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna w Agencji Wywiadu.

ZARZĄDZENIE Nr 47

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 12 kwietnia 2016 r.

w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu, zwanej dalej "AW";

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) archiwum AW - właściwą w sprawach archiwalnych komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

3) dyrektor archiwum AW - kierownika jednostki organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

4) niszczenie - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Rozdział  2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  3.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum AW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" wykonuje się w jednostkach organizacyjnych AW.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych AW wykonuje się w archiwum AW, po uprzedniej analizie tej dokumentacji.

4. O zamiarze podjęcia czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "BE" dyrektor archiwum AW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Dyrektor archiwum AW, wraz z powiadomieniem, przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

5. Kierownik jednostki organizacyjnej AW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do archiwum AW o wypożyczenie tej dokumentacji w celu zajęcia stanowiska co do zasadności jej brakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej AW, o którym mowa w ust. 4, nie zajmie stanowiska w terminie 30 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum AW uznaje, że nie zachodzą przesłanki określone w § 4 ust. 1, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

§  4.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej AW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej AW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania prokuratorskiego, sądowego lub dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej AW występuje do dyrektora archiwum AW z pisemnym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§  5.

1. Po upływie wymaganego okresu przechowywania określonego w wykazie akt dokumentację niearchiwalną umieszczoną na informatycznym nośniku danych usuwa się z tego nośnika w sposób uniemożliwiający odczyt treści tej dokumentacji.

2. Po usunięciu dokumentacji niearchiwalnej z nośnika, o którym mowa w ust. 1, nośnik ten może być wybrakowany i zniszczony.

3. Decyzję w sprawie wybrakowania i zniszczenia nośnika, o którym mowa w ust. 1, podejmuje dyrektor archiwum AW w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej AW dysponującej tym nośnikiem.

§  6.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji

- zwanych dalej "spisem i protokołem";

3) zatwierdzenie spisu i protokołu przez Szefa AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza AW.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.

4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie akt.

5. Do protokołów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, załącza się szczegółowy wykaz dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

§  7.

1. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej wykonuje komisja archiwalnej oceny dokumentacji, zwana dalej "komisją".

2. W skład komisji wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, funkcjonariusze archiwum AW - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW;

2) co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, funkcjonariusz archiwum AW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy AW wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w tej jednostce.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1 - powołuje dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW;

2) ust. 2 pkt 2 - powołuje kierownik jednostki organizacyjnej AW, po zasięgnięciu opinii dyrektora archiwum AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza archiwum AW.

§  8.

1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla AW, funkcjonariusz archiwum AW wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków tej komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.

3. Dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW wydaje opinię o zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia ta jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej AW.

§  9.

1. Komisja, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 1, sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum AW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW komisja sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w tej jednostce, a egzemplarz nr 2 przekazuje się do archiwum AW.

§  10.

1. Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej "zgodą", na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu, wydaje Szef AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz AW.

2. Zgodę sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia.

3. Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 jest przeznaczony dla archiwum AW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.

5. Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja. Przepisy § 7 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 11. Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.

§  12.

1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się przed dokonaniem jej fizycznego zniszczenia odpowiednio w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;

3) odpowiednich inwentarzach archiwalnych.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b, informacje o jej wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania.

3. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum AW i stanowi materiał archiwalny.

Rozdział  3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW

§ 13. W przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW materiały archiwalne, z zastrzeżeniem § 14 ust. 1 pkt 1, Szef AW przekazuje do archiwum państwowego o charakterze centralnym w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.

§  14.

1. Do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów Szef AW przekazuje:

1) materiały archiwalne spełniające warunek uzasadniający ich dalsze przechowywanie w archiwum wyodrębnionym lub których ujawnienie naruszałoby prawnie chronione interesy Państwa i obywateli;

2) dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.

2. Materiały i dokumentację, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w sposób uzgodniony z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

§ 15. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.

§ 16. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego o charakterze centralnym dyrektor archiwum AW zamieszcza w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i rejestrze spisów materiałów przekazanych dotychczas, prowadzonych przez archiwum AW.

§ 17. Ewidencje i pomoce archiwalne Szef AW przekazuje do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów po zakończeniu procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów, o których mowa w § 13 i § 14 ust. 1, i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział  4

Przepis końcowy

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. ¹

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

i "BE" przeznaczonej do zniszczenia

Lp.	Sygnatura archiwalna	Symbol z wykazu akt/ kategoria archiwalna	Tytuł jednostki archiwalnej	Daty skrajne roczne	Liczba tomów/ liczba metrów bieżących	Wytwórca dokumentacji niearchiwalnej	Numer szczegółowego wykazu dokumentów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Uwaga!

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej brakowanej w archiwum AW stanowią uwierzytelnione kopie spisów zawartości brakowanych teczek. W przypadku zaistnienia takiej konieczności można sporządzić szczegółowe wykazy dokumentów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" i "BE" przeznaczonej

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy przechowywania określone w wykazie akt upłynęły.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ kopii spisów zawartości teczek na .............. stronach^*

(liczba) (liczba)

3. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach*

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. .....................................

(podpis)

2. .....................................

(podpis)

3. ......................................

(podpis)

^* Niewłaściwe skreślić.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ..........

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przeznaczonej do zniszczenia

Lp.	Symbol z wykazu akt	Tytuł dokumentacji niearchiwalnej	Daty skrajne roczne	Liczba stron lub metrów bieżących	Numer szczegółowego wykazu dokumentów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przekazanej do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla AW.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. ...................................

(podpis)

2. ...................................

(podpis)

3. ....................................

(podpis)

Adnotacja o wniesionym zdaniu odrębnym: ..................................................................................

..........................................................................................................................................................

................... ............................................................ .............................................

(data) (imię i nazwisko wnoszącego (podpis wnoszącego

zdanie odrębne) zdanie odrębne)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

Szczegółowy wykaz dokumentów nr ..........

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

Symbol z wykazu akt: .........

Lp.	Nazwa dokumentu	Sygnatura literowo- -cyfrowa	Data wytworzenia dokumentu	Numer egzemplarza	Liczba stron dokumentu	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

Zgoda nr ................

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......¹⁾

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

Wyrażam zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

z lat ................................................. zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej kategorii

"B" oznaczonej symbolem ............................................... przeznaczonej do zniszczenia z dnia

.................................., znak ..................................., w ilości około ............................ (słownie:

....................................) m.b., z wyjątkiem poz. ....................... .

........................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

^{________________________________}

¹⁾ Egz. nr 1 - pozostaje w archiwum AW.

Egz. nr 2 - pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.

W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę wydaje się w egzemplarzu pojedynczym.

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

REJESTR WYDANYCH ZGÓD

NA PRZEKAZANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

Lp.	Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, sygn. literowo- -cyfrowa wniosku o wydanie zgody	Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana. Krótki opis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej	Daty skrajne	Liczba		Kategoria archiwalna brakowanej dokumentacji niearchiwalnej	Podstawa prawna powołanej komisji	Sygnatura cyfrowo- -literowa pisma informującego o fizycznym zniszczeniu brakowanej dokumentacji niearchiwalnej	Uwagi
				m.b.	j.a.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

1 Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 maja 2007 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją powstającą, napływającą i przechowywaną w Agencji Wywiadu, które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

• Identyfikator: M.P.2016.399
• Rodzaj: Zarządzenie
• Tytuł: Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna w Agencji Wywiadu.
• Data aktu: 12/04/2016
• Data ogłoszenia: 21/04/2016
• Data wejścia w życie: 22/04/2016