Armia USA używała pojęcia Standardowe Procedury Operacyjne- SOP Procedury w odniesieniu do procedur militarnych danej jednostki wojskowej. SOP w armii to zbiory instrukcji, które pozwalają na wypełnianie rozkazów w sposób przewidywalny i znormalizowany w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu.
Standardowe Procedury Operacyjne funkcjonują w laboratoriach
W medycynie Standardowe Procedury Postępowania zafunkcjonowały przede wszystkim w laboratoriach, ponieważ opisywały czynności powtarzające się regularnie i istotne dla jakości badań, takie jak pobieranie materiału do badania, miejsce pobrania, czas transportu, temperaturę. Zadaniem SOP procedur w laboratorium było sprecyzowanie tego, co ma być testowane, w jakich warunkach, na bazie jakich odczynników, jak powinno się zorganizować odbiór i rejestrację próbek.
Obecnie SOP procedury określają najważniejsze procesy postępowania z pacjentem w danym oddziale szpitalnym. Katalog tych sposobów postępowania czy działań jest zależny od zakresu świadczonych usług medycznych. W nawiązaniu do sformułowanej na wstępie uwagi o starzejącym się społeczeństwie i jednostkach chorobowych współistniejących ze schorzeniem głównym, znaczenie SOP procedur w placówce medycznej wydaje się oczywiste. Świadomość co i kto leczy na terenie danego szpitala pozwala na interdyscyplinarne, holistyczne podejście do pacjenta bez konieczności zwoływania konsyliów.
Posiadanie przez szpital SOP procedur jest również wymogiem Standarów Akredytacyjnych Centrum Monitorowania Jakości Usług w Ochronie Zdrowia. Powodem takiego stanu rzeczy jest miedzy innymi konieczność konsultowania pacjentów leczonych na schorzenie główne przez lekarzy innych specjalności. Wezwanie na konsultację może być o wiele prostsze, jeżeli lekarz wzywający określi dokładnie jej zakres, a w tym celu może posłużyć się zbiorem SOP.
Wszystkie SOP-y powinny znajdować się w Systemie Zarzadzania Jakością, jeżeli takowy dany szpital posiada, ponieważ stanowią one istotne informacje medyczne dla lekarzy i personelu. Przygotowanie dokumentacji SOP może wydawać się zadaniem uciążliwym, jednak istnieją – zwłaszcza w systemach zarządzania jakością - schematy przygotowania procedur, które mogą stanowić wzór dla Standardowych Procedur Postępowania .
SOP Procedury takie opierają się o następujący schemat:
- Cel procedury
- Wnioskodawca/Inicjator
- Sporządzający procedurę/instrukcję/dokument
- Weryfikujący
- Autoryzujący
- Odpowiedzialny za wdrożenie / wykonanie
- Kopia informacji dla…
- Kontrola realizacji przez…
- Archiwizacja w …
W sytuacji istnienia w każdej dużej organizacji luk w hierarchii zarządzania, zwanych również wyspami operacyjnymi, przekazanie informacji do właściwych (czyli zainteresowanych) adresatów wydaje się warunkiem sine qua non sprawnego korzystania z SOP i efektywnego funkcjonowania ośrodka czy placówki medycznej.
SOP Procedury- przykłady działania
Przekazywanie informacji powinno następować w oparciu o matrycę, zgodnie z którą, jeżeli dana informacja jest istotna dla komórki A, to również ma znaczenie (w zależności od określonego priorytetu) dla komórek z nią współpracujących, np. B i C. W takiej matrycy dla Standardowych Procedur Postępowania można wskazać wszystkie procesy, które są związane z danym świadczeniem usługi medycznej, a także określić poziom istotności dla danego szczebla personelu medycznego (inny dla lekarzy, inny dla pielęgniarek, a jeszcze inny dla pracowników administracji).
Przykładowo (w skrócie): w przypadku pacjenta przywiezionego do szpitalnego oddziału ratunkowego z urazem głowy i objawami krwiaków przymózgowych, warunkiem przeprowadzenia operacji ewakuacji tych krwiaków w oddziale neurochirurgii będzie natychmiastowe wykonanie tomografu i opis wyników badania przez pracownię diagnostyki obrazowej, a następnie przewiezienie pacjenta na neurochirurgię, pobranie przez pielęgniarkę materiału do badania, wykonanie przez laboratorium na cito badań i ich dostarczenie neurochirurgom, przygotowanie pacjenta do zabiegu (personel medyczny), znieczulenie pacjenta (anestezjologia i intensywna terapia), przeprowadzenie zabiegu (neurochirurgia), ponowne wykonanie tomografii (pracownia diagnostyki obrazowej), opieka nad pacjentem (personel pielęgniarski) i jego rehabilitacja (zakład usprawniania leczniczego).
Istnieje wiele podejść do dystrybucji informacji, w tym również dotyczących Standardowych Procedur Postępowania. Warto pamiętać, że matryca informacji nie zawsze musi ograniczać się do zdefiniowania mechanizmów informowania potencjalnych użytkowników, ale może również generować dane dla pracowników szczebli zarządzania w administracji, dostawców, inspektorów inspekcji zewnętrznych czy organu akredytacyjnego.