Czy istnieje podstawa prawna dotycząca przyjmowania podań o pracę, sprawdzania ich elementów formalnych (tzn. czy zawierają podpisaną klauzulę wyrażającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych a jeśli jest ona niepodpisana czy należy taką aplikację zniszczyć), długości przechowywania takich podań i ewentualnego sposobu ich niszczenia oraz sposobu ewidencji? Czy można tę kwestię uregulować za pomocą zarządzenia Prezesa?
Procedura postępowania w przedstawionym w treści pytania zakresie może oczywiście zostać uregulowana w przepisach wewnętrznych zakładu, jednak muszą one pozostawać w zgodzie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
W celu prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji pracodawca już na etapie rozważania możliwości zatrudnienia danej osoby musi pozyskać od niej pewne dane osobowe. Zgodnie z postanowieniami art. 221 k.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
W celu pozyskania (potwierdzenia) ww. danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów:
1) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Wyliczenie powyższe wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.d.p. Wyjaśnienia wymaga rozbieżność pomiędzy jego postanowieniami, a treścią art. 221 k.p. Wydawać się bowiem może, że ustawodawca w r.d.p. wskazał szerszy katalog informacji, jakich pracodawca może domagać się od kandydata na pracownika, niż wynikający z art. 221 k.p. W praktyce przyjmuje się, że jeśli chodzi o zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać, wiążąca jest treść art. 221 k.p., a r.d.p. wskazuje jedynie, jakimi rodzajami dokumentów dane te mogą zostać potwierdzone. Dokumenty te nie mogą jednak wykraczać swą treścią poza zakres danych wskazanych wprost w art. 221 k.p.
Warte podkreślenia wydaje się to, iż w obecnie obowiązującym stanie prawnym zbędne jest dodatkowe pisemne udzielanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w złożonej przez nią ofercie, gdyż pracodawca jest do tego uprawniony na podstawie przepisu prawa. Wyrażenie tego rodzaju zgody będzie niezbędne dopiero w sytuacji, gdy dane przedstawione w ofercie będą przekraczały ww. zakres. Należy jednak jednocześnie pamiętać o tym, że z art. 221 k.p. wynika zakaz żądania od kandydata na pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 § 1 k.p. (oraz wskazanych pośrednio przez art. 221 § 4 k.p.). Pracodawca nie może więc w procesie rekrutacji żądać od kandydatów wypełniania ankiet czy kwestionariuszy, które pociągnie za sobą ujawnienie innych danych osobowych niż określone w ww. przepisie, nie może zamieszczać w prasie ogłoszeń, w których wśród wymagań stawianych kandydatom na pracowników znajdzie się wymaganie dotyczące udostępnienia danych innych niż określone w art. 221 § 1 k.p., nie może także zadawać pytań dotyczących danych osobowych innych niż ww., a dotyczących np. przekonań religijnych, poglądów politycznych czy życia rodzinnego kandydata na pracownika. Kandydat na pracownika może jednak z własnej inicjatywy przedstawić te "inne dane", np. poprzez zawarcie ich w CV, liście motywacyjnym, czy też przez przedłożenie dodatkowo dokumentów potwierdzających jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe. Wówczas jednak musi wyrazić zgodę na ich przetwarzanie, np. poprzez umieszczenie w CV odpowiedniej klauzuli.
Taki stan rzeczy jest zgodny z prawem, gdyż w myśl podstawowej zasady wynikającej z art. 23 ust. 1 pkt 1 dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) - dalej u.o.d.o., przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę.
Jeśli chodzi o przechowywanie takich podań, to Wasze postępowanie musi przede wszystkim pozostawać w zgodzie z przepisami u.o.d.o. Przetwarzaniem danych są jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 u.o.d.o.).
Zgodnie z postanowieniami art. 23 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Wskazany powyżej przepis zawiera wyliczenie przypadków, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych. Wymienione przez ustawodawcę przesłanki są równoprawne, tzn. spełnienie którejkolwiek z nich uprawnia do przetwarzania danych. Odnosząc to z kolei do unormowania art. 221 k.p. należy stwierdzić, iż prawo pracodawcy do przetwarzania danych osobowych pracownika wynika z przepisu prawa, o ile będzie miało na celu realizowanie uprawnienia przysługującego mu z art. 221 k.p. Nie ma zatem konieczności spełnienia innej z przesłanek wskazanych w art. 23 u.o.d.o. Należy jednak mieć świadomość, że w sytuacji, gdy proces rekrutacji zostanie zakończony, nie istnieje już podstawa prawna do przechowywania danych osób, które nie zostały zatrudnione. Tym samym, moim zdaniem, po zakończeniu procesu rekrutacji takie podania powinny zostać usunięte. Musicie Państwo pamiętać, że w rozumieniu u.o.d.o. przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
W celu pozyskania (potwierdzenia) ww. danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów:
1) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Wyliczenie powyższe wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.d.p. Wyjaśnienia wymaga rozbieżność pomiędzy jego postanowieniami, a treścią art. 221 k.p. Wydawać się bowiem może, że ustawodawca w r.d.p. wskazał szerszy katalog informacji, jakich pracodawca może domagać się od kandydata na pracownika, niż wynikający z art. 221 k.p. W praktyce przyjmuje się, że jeśli chodzi o zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać, wiążąca jest treść art. 221 k.p., a r.d.p. wskazuje jedynie, jakimi rodzajami dokumentów dane te mogą zostać potwierdzone. Dokumenty te nie mogą jednak wykraczać swą treścią poza zakres danych wskazanych wprost w art. 221 k.p.
Warte podkreślenia wydaje się to, iż w obecnie obowiązującym stanie prawnym zbędne jest dodatkowe pisemne udzielanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w złożonej przez nią ofercie, gdyż pracodawca jest do tego uprawniony na podstawie przepisu prawa. Wyrażenie tego rodzaju zgody będzie niezbędne dopiero w sytuacji, gdy dane przedstawione w ofercie będą przekraczały ww. zakres. Należy jednak jednocześnie pamiętać o tym, że z art. 221 k.p. wynika zakaz żądania od kandydata na pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 § 1 k.p. (oraz wskazanych pośrednio przez art. 221 § 4 k.p.). Pracodawca nie może więc w procesie rekrutacji żądać od kandydatów wypełniania ankiet czy kwestionariuszy, które pociągnie za sobą ujawnienie innych danych osobowych niż określone w ww. przepisie, nie może zamieszczać w prasie ogłoszeń, w których wśród wymagań stawianych kandydatom na pracowników znajdzie się wymaganie dotyczące udostępnienia danych innych niż określone w art. 221 § 1 k.p., nie może także zadawać pytań dotyczących danych osobowych innych niż ww., a dotyczących np. przekonań religijnych, poglądów politycznych czy życia rodzinnego kandydata na pracownika. Kandydat na pracownika może jednak z własnej inicjatywy przedstawić te "inne dane", np. poprzez zawarcie ich w CV, liście motywacyjnym, czy też przez przedłożenie dodatkowo dokumentów potwierdzających jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe. Wówczas jednak musi wyrazić zgodę na ich przetwarzanie, np. poprzez umieszczenie w CV odpowiedniej klauzuli.
Taki stan rzeczy jest zgodny z prawem, gdyż w myśl podstawowej zasady wynikającej z art. 23 ust. 1 pkt 1 dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) - dalej u.o.d.o., przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę.
Jeśli chodzi o przechowywanie takich podań, to Wasze postępowanie musi przede wszystkim pozostawać w zgodzie z przepisami u.o.d.o. Przetwarzaniem danych są jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 u.o.d.o.).
Zgodnie z postanowieniami art. 23 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Wskazany powyżej przepis zawiera wyliczenie przypadków, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych. Wymienione przez ustawodawcę przesłanki są równoprawne, tzn. spełnienie którejkolwiek z nich uprawnia do przetwarzania danych. Odnosząc to z kolei do unormowania art. 221 k.p. należy stwierdzić, iż prawo pracodawcy do przetwarzania danych osobowych pracownika wynika z przepisu prawa, o ile będzie miało na celu realizowanie uprawnienia przysługującego mu z art. 221 k.p. Nie ma zatem konieczności spełnienia innej z przesłanek wskazanych w art. 23 u.o.d.o. Należy jednak mieć świadomość, że w sytuacji, gdy proces rekrutacji zostanie zakończony, nie istnieje już podstawa prawna do przechowywania danych osób, które nie zostały zatrudnione. Tym samym, moim zdaniem, po zakończeniu procesu rekrutacji takie podania powinny zostać usunięte. Musicie Państwo pamiętać, że w rozumieniu u.o.d.o. przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.