Za władzę służbową, która powołaną jest do prowadzenia wykazu stanu służby, uważa się władzę naczelną dla urzędników i niższych funkcjonarjuszów tej władzy, zaś dla innych władzę bezpośrednio podległą władzy naczelnej.

W dalszym ciągu służby wpisuje władza służbowa z urzędu wszelkie istotne zmiany dotyczące funkcjonarjusza i jego służby, a to zmiany wynikłe z zarządzeń władz przełożonych na podstawie tych zarządzeń inne zaś zmiany na podstawie dokumentów, dostarczonych przez funkcjonarjusza w myśl art. 16 ustęp drugi, ustawy o państwowej służbie cywilnej.

Władza po sporządzeniu odpisów, które zatrzymuje w aktach, zwraca dokumenty właścicielowi.

Do rubryki XII. Przy podawaniu rodzaju służby należy zaznaczyć osobno służbę państwową, osobno samorządową, oraz podać w jakiem państwie zaborczem i w jakim dziale zarządu państwowego była odbyta. O ile funkcjonarjusz pełnił służbę w różnych działach, należy je wyszczególnić, a w następnej kolumnie podać ilość czasu, spędzonego w każdym z tych działów.

Przy podawaniu rodzaju pracy zawodowej należy uwidocznić przejście z jednego działu pracy do innego i w następnej kolumnie podać ilość czasu, spędzonego w danym dziale.

Do rubryki XV. W pierwszej i drugiej kolumnie należy w szczególności wpisywać:

Dopuszczenie do służby przygotowawczej (praktyki), przedłużenie lub skrócenie jednorocznego okresu służby przygotowawczej, względnie zezwolenie na mianowanie urzędnika bez obowiązku odbycia jej (art. 12 ustawy o państwowej służbie cywilnej), mianowanie (na stałe lub do odwołania), objęcie służby (art. 13, 14), złożenie przyrzeczenia służbowego względnie przysięgi służbowej (art. 15), ustalenie w służbie (art. 116), awanse, przeniesienia, powołanie do władzy naczelnej, przejście do innego działu zarządu państwowego, delegacje, poruczenie kierownictwa urzędu lub prowadzenia samodzielnego referatu, udzielenie urlopu bezpłatnego, przeniesienie w stan nieczynny (art. 54), powołanie z powrotem do służby czynnej, zwolnienie na czas trwania mandatu (art. 57), powrót do służby, obniżenie stopnia służbowego (art. 77 p. 3), wystąpienie ze służby, ponowne wstąpienie do służby i przywrócenie praw nabytych poprzednią służbą (art. 64), zwolnienie, wydalenie, przeniesienie w stan spoczynku, śmierć urzędnika w służbie.

Ponadto należy notować w tych, kolumnach zaliczenie czasu państwowej służby kontraktowej do służby stałej (art. 14 ustęp 5) i odliczenie lat służby z tytułu kary dyscyplinarnej (art. 77 p. 2) z tytułu zawieszenia w urzędowaniu (art. 61 ustawy o postępowaniu dyscyplinarnem) oraz z powodu urlopów (art. 38).

Do kolumny czwartej należy wpisywać okresy czasu policzalne do emerytury poza okresami policzalnemi do czasu służby czynnej z czasów służby w Państwie Polskiem.

Do kolumny piątej należy wpisywać okresy czasu niepoliczalne do służby czynnej jak np.: czas pozostawania w stanie nieczynnym, niepoliczalne do czynnej służby zawieszenie w urzędowaniu, urlopy poza czas określony w art. 38 ustawy o państwowej służbie cywilnej i t. p.

Do rubryki XVI. Należy wpisywać urlopy dla poratowania zdrowia, trwające powyżej miesiąca, oraz urlopy udzielone w celu załatwienia spraw osobistych, rodzinnych, majątkowych, o ile wynoszą ponad dwa tygodnie, urlopy bezpłatne (art. 38).

Ponadto mają być notowane urlopy na czas trwania mandatu poselskiego (art. 57).

Innych urlopów się nie notuje.

Do rubryki XVII. Należy wpisywać choroby, trwające dłużej niż jeden miesiąc.

Do rubryki XIX. "Zawieszenia w służbie i kary dyscyplinarne" należy oprócz daty i liczby, treści prawomocnego orzeczenia i oznaczenia władzy, przy której komisja dyscyplinarna wydała orzeczenie, określić także powód w zwięzłych słowach i stwierdzić wykonanie orzeczenia.

Zawieszenie w służbie wpisuje się tylko wtedy, o ile postępowanie dyscyplinarne zakończone zostało karą dyscyplinarną.

Kar porządkowych nie wpisuje się.

Do rubryki XX. Rubryki tej używać należy do notowania faktów lub wydarzeń, nieobjętych innemi rubrykami wykazu, które nie mają wprawdzie bezpośredniego wpływu na stosunek służbowy funkcjonarjusza, lecz mogą być uważane za istotne dane, dotyczące funkcjonarjusza po myśli art. 16 ustawy o państwowej służbie cywilnej.