Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.

ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 5 października 2005 r.
w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:
§  1.
1.
Oznaczenie materiału klauzulą tajności polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajności.
2.
Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym jej brzmieniu.
3.
Wprowadza się następujące oznaczenia klauzul tajności:
1)
"00" - dla klauzuli "ściśle tajne";
2)
"0" - dla klauzuli "tajne";
3)
"Pf" - dla klauzuli "poufne";
4)
"Z" - dla klauzuli "zastrzeżone".
§  2.
1.
Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone na piśmie, dalej zwane "pismem", oznacza się w następujący sposób:
1)
na pierwszej stronie pisma umieszcza się:
a)
w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
b)
w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę miejscowości i datę podpisania pisma,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo sporządzono w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

– napis o treści: "podlega ochronie do ...", jeżeli został określony krótszy niż wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,

c)
w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
d)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma,
e)
w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo:

– w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporządzone, poprzedzone cyframi: "00" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "ściśle tajne", cyfrą "0" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "tajne", literami "Pf" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "poufne", literą "Z" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "zastrzeżone", oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem, a także w zależności od potrzeb - inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego sporządzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy,

– w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, jednakże w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie jedynie adnotacji "adresaci według rozdzielnika";

2)
na kolejnych stronach pisma umieszcza się:
a)
w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

b)
w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
c)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma;
3)
na ostatniej stronie pisma umieszcza się:
a)
w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

b)
z lewej strony pod treścią:

– liczbę załączników, jeżeli są dołączone do pisma,

– klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

– w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie podpisującej pismo,

c)
z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby je podpisującej,
d)
w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację "Adresaci według rozdzielnika",

– nazwisko lub inne dane identyfikujące sporządzającego i wykonawcę,

– numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma.
2.
W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:
1)
"udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy";
2)
"kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy";
3)
"odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy";
4)
"kopiowanie stron ... tylko za pisemną zgodą nadawcy";
5)
"odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy";
6)
"wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy".
§  3.
1.
Na pismach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis: "Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ...".
2.
Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się - w miarę możliwości - na innych niż pismo materiałach.
3.
Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to:
1)
klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności;
2)
na piśmie przewodnim zamieszcza się dyspozycję co do klauzuli tajności pisma po trwałym odłączeniu załączników; na każdej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza się napis: "... (nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu załączników" lub "jawne po odłączeniu załączników".
4.
Na piśmie przewodnim, o którym mowa w ust. 3, jeżeli jego treść jest jawna, nie umieszcza się numeru według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce "Informacje uzupełniające/Uwagi" dziennika korespondencyjnego, należy wpisać adnotację "pismo przewodnie jawne".
§  4.
1.
Na materiałach innych niż pismo, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli to nie jest możliwe - na ich obudowie lub opakowaniu.
2.
Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub obrazu powinno być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości techniczne.
§  5.
Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz - jeżeli jest - na stronie tytułowej.
§  6.
1.
Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych:
1)
skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu;
2)
na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis "Jawne" oraz datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.
2.
Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznaną klauzulę tajności:
1)
na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreśla się dotychczasowe klauzule tajności;
2)
nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się nowe klauzule tajności;
3)
na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.
3.
Na pismach zawierających informacje niejawne, których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużeniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulą tajności umieszcza się odpowiednio napis: "Skrócono okres ochrony do dnia ..." albo "Przedłużono okres ochrony do dnia ...", a także datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej tych adnotacji.
4.
Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1-3, dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upoważnione osoby.
5.
Skreślenia klauzul tajności oraz adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.
6.
W stosunku do pism znajdujących się w zbiorach dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustanowiony okres ochrony, czynności, o których mowa w ust. 1-5, można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostępniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej.
7.
W stosunku do materiałów, o których mowa w § 4 i 5, przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materiałów.
§  7.
1.
Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:
1)
na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: "Kopia", "Odpis", "Wypis", "Wyciąg" lub "Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) - (imię i nazwisko tłumacza)";
2)
na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;
3)
na ostatniej stronie dodatkowo napis "Za zgodność" i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.
2.
Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.
3.
Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:
1)
nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;
2)
liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;
3)
dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;
4)
numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.
4.
Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.
5.
W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych, nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3, z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia. Napis na karcie powinien zawierać adnotacje, o których mowa w ust. 3.
§  8.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.1)
_________

1) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071), utrzymanym w mocy na podstawie art. 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 r. o zmianie ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 85, poz. 727), które utraciło moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Zmiany w prawie

Bez konsultacji społecznych nie będzie nowego prawa

Już od jutra rządowi trudniej będzie, przy tworzeniu nowego prawa, omijać proces konsultacji publicznych, wykorzystując w tym celu projekty poselskie. W czwartek, 31 października, wchodzą w życie zmienione przepisy regulaminu Sejmu, które nakazują marszałkowi Sejmu kierowanie projektów poselskich do konsultacji publicznych i wymagają sporządzenia do nich oceny skutków regulacji. Każdy obywatel będzie mógł odtąd zgłosić własne uwagi do projektów poselskich, korzystając z Systemu Informacyjnego Sejmu.

Grażyna J. Leśniak 30.10.2024
Nowy urlop dla rodziców wcześniaków coraz bliżej - rząd przyjął projekt ustawy

Rada Ministrów przyjęła we wtorek przygotowany w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy wprowadzający nowe uprawnienie – uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i rodziców dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających dłuższej hospitalizacji po urodzeniu. Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił odpowiednio do 8 albo do 15 tygodni.

Grażyna J. Leśniak 29.10.2024
Na zwolnieniu w jednej pracy, w drugiej - w pełni sił i... płacy

Przebywanie na zwolnieniu lekarskim w jednej pracy nie wykluczy już możliwości wykonywania pracy i pobierania za nią wynagrodzenia w innej firmie czy firmach. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało właśnie projekt ustawy, który ma wprowadzić też m.in. definicję pracy zarobkowej - nie będzie nią podpisanie w czasie choroby firmowych dokumentów i nie spowoduje to utraty świadczeń. Zwolnienie lekarskie będzie mogło przewidywać miejsce pobytu w innym państwie. To rewolucyjne zmiany. Zdaniem prawników, te propozycje mają sens, nawet jeśli znajdą się tacy, którzy będą chcieli nadużywać nowych przepisów.

Beata Dązbłaż 29.10.2024
Bez kary za brak lekarza w karetce do połowy przyszłego roku

W ponad połowie specjalistycznych Zespołów Ratownictwa Medycznego brakuje lekarzy. Ministerstwo Zdrowia wydłuża więc po raz trzeci czas, kiedy Narodowy Fundusz Zdrowia nie będzie pobierał kar umownych w przypadku niezapewnienia lekarza w zespołach ratownictwa medycznego. Ostatnio termin wyznaczono na koniec tego roku, teraz ma to być czerwiec 2025 r.

Beata Dązbłaż 23.09.2024
Darowizny dla ofiar powodzi z zerową stawką VAT

Można już stosować zerową stawkę VAT na darowizny dla ofiar powodzi - rozporządzenie w tej sprawie obowiązuje od 18 września, ale z możliwością stosowania go do darowizn towarów i nieodpłatnych usług przekazanych począwszy od 12 września do 31 grudnia 2024 r. Stawka 0 proc. będzie stosowana do darowizn wszelkiego rodzaju towarów lub usług niezbędnych do wsparcia poszkodowanych.

Monika Sewastianowicz 18.09.2024
Lewiatan: Za reformę płacy minimalnej będą musieli zapłacić pracodawcy

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu jest słaby legislacyjnie. Nie tylko nie realizuje celów zawartych w unijnej dyrektywie, ale może przyczynić się do pogłębienia problemów firm i spadku zatrudnienia. Nie poprawi też jakości pracy w naszym kraju. Utrwala zwiększanie presji płacowej – uważa Konfederacja Lewiatan.

Grażyna J. Leśniak 10.09.2024