Instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu.

ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 grudnia 1998 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.

Na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym(Dz. U. Nr 91, poz. 578 i Nr 155, poz. 1014) zarządza się, co następuje:
§  1. 
Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów powiatu, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w starostwach powiatowych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.
§  2. 
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1999 r.

ZAŁĄCZNIK  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW POWIATU

Spis treści

Rozdział I Postanowienia ogólne

Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII Załatwianie spraw

Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X Przechowywanie akt

Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XII Opłaty skarbowe

Rozdział XIII Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu

Rozdział XIV Powielanie i publikowanie

Rozdział XV Zbiory wspomagające

Rozdział XVI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1. 
1. 
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w starostwach powiatowych..
2. 
Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.
3. 
W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
4. 
Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.
§  2. 
1. 
Instrukcja kancelaryjna może być stosowana w jednostkach organizacyjnych powiatu tworzących powiatową administrację zespoloną.
2. 
O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga starosta.
§  3. 
Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1)
urząd - starostwo powiatowe,
2)
kierownik urzędu - starostę,
3)
kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,
4)
wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,
5)
referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
6)
kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,
7)
sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna starosty, wicestarosty i pozostałych członków zarządu lub kierowników wydziałów starostwa powiatowego,
8)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
9)
akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
10)
poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
11)
korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,
12)
aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
13)
przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
14)
załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
15)
dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
16)
pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu powiatu pośrodku (do czasu ustanowienia herbu z polem nie wypłenionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,
17)
pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
18)
paragrafy bez blicznego określenia - paragrafy niniejszej insstrukcji,
19)
spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
20)
rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
21)
znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
22)
znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,
23)
punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,
24)
nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
25)
nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
26)
teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
27)
czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
28)
wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.
§  4. 
Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944).
§  5. 
1. 
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1)
przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
2)
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3)
sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4)
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5)
przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6)
udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.
2. 
Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:
1)
kancelaria,
2)
sekretariaty,
3)
referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,
4)
pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział  II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§  6. 
1. 
Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.
2. 
Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. 
Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.
4. 
Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:
1)
adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2)
stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
3)
wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
5. 
Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
6. 
Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
7. 
Po otwarciu koperty sprawdza się:
1)
czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2)
czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
8. 
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
9. 
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1)
poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2)
dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3)
w których brak nadawcy lub daty pisma,
4)
mylnie skierowanych,
5)
załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6)
w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
10. 
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.
11. 
Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
12. 
Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
13. 
Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
14. 
Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział  III

Przekazywanie korespondencji członkom zarządu

§  7. 
1. 
Staroście kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:
1)
adresowaną do starosty,
2)
dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3)
od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa,
4)
zastrzeżoną dla starosty,
5)
dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,
6)
skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,
7)
protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,
8)
protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w jednostkach organizacyjnych pwiatu.
2. 
Wicestaroście kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1)
imiennie do nich adresowaną,
2)
dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy starostą, wicestarostą oraz pozostałymi członkami zarządu,
3)
zastrzeżoną dla wicestarosty.
3. 
Pozostałym członkom zarządu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1)
imiennie do nich adresowaną,
2)
dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy starostwą, wicestarostą oraz pozostałymi członkami zarządu,
3)
zastrzeżoną dla członka zarządu.

Rozdział  IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§  8. 
1. 
Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: staroście, wicestaroście lub pozostałym członkom zarządu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.
2. 
Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.
§  9. 
1. 
Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez starostę i wicestarostę lub pozostałych członków zarządu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
1)
podlegającą załatwieniu przez starostę i wicestarostę lub pozostałych członków zarządu,
2)
podlegającą załatwieniu przez wydziały.
2. 
Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

Rozdział  V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§  10. 
1. 
Starosta i wicestarosta lub członek zarządu, przeglądając korespondencję:
1)
decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2)
przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń starosty określa załącznik nr 3.
2. 
Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:
1)
sposobu załatwienia sprawy,
2)
terminu załatwienia sprawy,
3)
aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
3. 
Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.
4. 
Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
1)
mającą dyspozycję starosty i wicestarosty lub pozostałych członków zarządu,
2)
adresowaną do nich imiennie,
3)
zawierającą ponaglenie i interwencje,
4)
wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
5. 
Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział  VI

Wewnętrzny obieg akt

§  11. 
Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.
§  12. 
Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§  13. 
1. 
W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. 
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
2a. 
Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów powiatu określa załącznik nr 9.
3. 
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
4. 
W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.
5. 
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
6. 
Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.
7. 
W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
8. 
Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
9. 
Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
10. 
Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
11. 
Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
12. 
Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§  14. 
1.  
Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
2. 
Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1)
nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
2)
pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
3. 
Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
§  15. 
Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
§  16. 
1. 
Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. 
Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
3. 
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
4. 
W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).
5. 
Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§  17. 
1. 
Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
2. 
Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
3. 
Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4.
4. 
Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
§  18. 
1. 
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. 
Znak sprawy zawiera:
1)
symbol literowy komórki organizacyjnej,
2)
symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3)
liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4)
dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. 
Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/98, gdzie "Or.I" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), "0012" -oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" -oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. 
Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.
5. 
Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
6. 
W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".
§  19. 
1. 
Nie podlegają rejestracji:
1)
publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2)
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3)
rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
4)
zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2. 
Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.
§  20. 
1. 
W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2. 
Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
3. 
Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.
4. 
Rejestry prowadzą referenci spraw.
5. 
Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
6. 
Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. 
Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
§  21. 
1. 
W urzędzie starosty prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1)
rejestr uchwał organów samorządu powiatowego,
2)
rejestr skarg i wniosków,
3)
rejestr aktów wewnętrznych,
4)
rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
2. 
Sekretariat starosty może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do starosty według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.
3. 
Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

Rozdział  VIII

Załatwianie spraw

§  22. 
1.  
Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1)
odręczną,
2)
korespondencyjną,
3)
inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. 
Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3. 
Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
§  23. 
1. 
Załatwienie spraw może być:
1)
tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2)
ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. 
Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".
§  24. 
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§  25. 
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§  26. 
1. 
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. 
Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
3. 
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.
§  27. 
1. 
Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1)
nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2)
znak sprawy,
3)
powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4)
datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5)
określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6)
treść pisma,
7)
podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
2. 
Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1)
parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),
2)
termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. 
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1)
nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp.,
2)
pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesycanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),
3)
adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,
4)
pod treścią pisma z lewej strony-termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,
5)
ewentualne wskazówki dla kancelarii.
4. 
Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
§  28. 
Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obwiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
§  29. 
1. 
Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.
2. 
Zakres kompetencji starosty, wicestarosty i pozostałych członków zarządu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.
3. 
Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez starostę zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb powiatu.
§  30. 
1. 
Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
2. 
Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.
§  31. 
1. 
Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.
2. 
Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział  IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§  32. 
1. 
Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1)
przesyłką listową,
2)
faksem,
3)
teleksem lub dalekopisem,
4)
na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
5)
pocztą elektroniczną.
2. 
Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:
1)
sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,
2)
stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,
3)
zwraca referentom kopie wysłanych pism,
4)
wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
5)
do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
3. 
Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1)
imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2)
nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
4. 
Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5. 
Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6. 
Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§  33. 
Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 6.

Rozdział  X

Przechowywanie akt

§  34. 
1. 
Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2. 
W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3. 
Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 7.

Rozdział  XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§  35. 
1. 
W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.
2. 
Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.
3. 
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. 
Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.
§  36. 
1. 
Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1)
takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
2)
wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
3)
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4)
odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
5)
opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
6)
w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2. 
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8.
3. 
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. 
Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
§  37. 
1. 
Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2. 
Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
3. 
Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§  38. 
(skreślony).
§  39. 
1. 
W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
2. 
Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

Rozdział  XII

Opłaty skarbowe

§  40. 
1. 
Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.
2. 
Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.
3. 
W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę.
4. 
Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.
§  41. 
1. 
Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.
2. 
Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu.
3. 
W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.
4. 
Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:
1)
za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,
2)
wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,
3)
podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.
5. 
W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.
6. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat.
§  42. 
1. 
Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2.
2. 
Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 40 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.
3. 
Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.
§  43. 
1. 
Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.
2. 
Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział  XIII

Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu

§  44. 
Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady powiatu, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę powiatu, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
§  45. 
1. 
Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego powiatu i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 5.
2. 
Na blankietach korespondencyjnych dla rady powiatu zamieszcza się herb powiatu. Rada powiatu może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.
§  46. 
1. 
Sprawy związane z organizacją sesji rady powiatu, posiedzeń komisji i zarządu powiatu rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2. 
Protokoły sesji rady powiatu, posiedzeń komisji, posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę powiatu.
§  47. 
1. 
Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.
2. 
Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), protokoły zaś komisji (zarządu) - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).
§  48. 
1. 
Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.
2. 
Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem:

"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......................... Rady Powiatu nr ..... powiat .............. za rok ...........".

3. 
Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej starostwa powiatowego oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.
§  49. 
1. 
W wydziale starostwa powiatowego wskazanym przez starostę, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry:
1)
uchwał rady powiatu i zarządu powiatu,
2)
wniosków i opinii komisji rady powiatu,
3)
interpelacji i wniosków radnych.
2. 
Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej starostwa powiatowego oraz w powszechnie dostępnych zbiorach danych.

Rozdział  XIV

Powielanie i publikowanie

§  50. 
1. 
Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.
2. 
Dyspozycja polecenia zawiera:
1)
zwięzłe oznaczenie dokumentu,
2)
format,
3)
nakład,
4)
datę.

Rozdział  XV

Zbiory wspomagające

§  51. 
1. 
W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.
2. 
Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.
§  52. 
1. 
W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:
1)
przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
2)
publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
2. 
Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział  XVI

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§  53. 
Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach powiatowej administracji zespolonej, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§  54. 
1. 
Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1)
przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2)
przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,
3)
prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,
4)
udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a)
zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
edytorów tekstów,
arkuszy kalkulacyjnych,
baz danych,
programów graficznych,
oprogramowania antywirusowego,
b)
zakupionych baz danych, a w szczególności:
prawnych,
baz adresowych,
baz danych statystycznych,
c)
utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:
ewidencji prawa miejscowego,
ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,
baz adresowych,
baz danych o regionie,
5)
współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,
6)
tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
7)
tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,
8)
monitorowania zaleceń kierownika urzędu,
9)
monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
10)
umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,
11)
informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
2. 
Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach powiatowej administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.
§  55. 
1. 
Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1)
dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2)
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. 
Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1)
system haseł identyfikujących pracownika,
2)
system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
3)
zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.
3. 
Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1)
przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
a)
operacyjnego,
b)
narzędziowego,
c)
aplikacyjnego,
2)
archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,
3)
archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,
4)
archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.
4. 
Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
5. 
Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.
6. 
W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział  XVII

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  56. 
1. 
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków starosty.
2. 
Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1)
prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2)
prawidłowości załatwiania spraw,
3)
terminowości załatwiania spraw,
4)
prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,
5)
prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,
6)
prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27,
7)
terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
3. 
Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

ZAŁĄCZNIK Nr  1

STEMPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

ZAŁĄCZNIK Nr  2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/pionu
NADAWCA
L.p. nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta pismo Określenie sprawy Tennin

załatwienia

Pismo przydzielono/ podpis odbiorcy Uwagi o załatwieniu
data znak
1 2 3 4 5 6 7 8

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór formularza poleceń starosty

ZAŁĄCZNIK Nr  4

ZAŁĄCZNIK Nr  5  2

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU POWIATU

______

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych oraz

pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do

kompetencji rady powiatu:

1) nagłówkowe:

RADA POWIATU

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko imię i nazwisko

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie

podpisowe w sprawach należących do kompetencji przewodniczącego

rady powiatu:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY

RADY POWIATU

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

---------------------------------------------------------------------------

3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie

podpisowe w sprawach należących do wiceprzewodniczącego rady powiatu:

1) nagłówkowe:

RADA POWIATU

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

_________________________________________________________________________

-------------------------------------------------------------------------

4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady powiatu stosuje się

blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe ustalone dla rady

powiatu oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI .....................

imię i nazwisko

------------------------------------------------------------

5. Blankiety podpisowe i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w

sprawach należących do kompetencji zarządu powiatu:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD POWIATU

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

STAROSTA lub wz. STAROSTY

imię i nazwisko imię i nazwisko

wicestarosta

______

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie

podpisowe w sprawach należących do starosty:

1) nagłówkowe:

STAROSTA GOLENIOWSKI

(adres)

2) podpisowe:

STAROSTA

imię i nazwisko

____________________________________________________________________

7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie

podpisowe w sprawach należących do wicestarosty:

1) nagłówkowe:

STAROSTWO POWIATOWE

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

WICESTAROSTA

imię i nazwisko

--------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------

8. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie

podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty:

1) nagłówkowe:

STAROSTWO POWIATOWE

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

z up. STAROSTY

imię i nazwisko

wicestarosta

lub:

z up. STAROSTY

imię i nazwisko

członek Zarządu

Lub też:

1) nagłówkowe:

STAROSTWO POWIATOWE

w Goleniowie

(adres)

2) podpisowe:

z up. STAROSTY

imię i nazwisko

kierownik Wydziału ................

lub:

z up. STAROSTY

imię i nazwisko

starszy Inspektor

w Wydziale .......................

------------------------------------------------------------

8a. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy rządowych i

osoby pełniące funkcję organów powiatu:

1)

STAROSTA STAROSTA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ

imię i nazwisko ORGANÓW POWIATU

imię i nazwisko

2)

ZARZĄD POWIATU ZARZĄD POWIATU

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ

imię i nazwisko ORGANÓW POWIATU

imię i nazwisko

3)

RADA POWIATU RADA POWIATU

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ

imię i nazwisko ORGANÓW POWIATU

imię i nazwisko.

-------------------------------------------------------------

9. W sprawach załatwianych z upoważnienia starosty przez pracowników

powiatowych służb, inspekcji i straży oraz kierowników jednostek

organizacyjnych powiatu stosuje się:

a) pieczęć nagłówkową właściwej służby, inspekcji, straży lub innej

jednostki organizacyjnej powiatu,

b) pieczęć podpisową zawierającą klauzulę "z up. STAROSTY" oraz

imię i nazwisko, a także stanowisko osoby upoważnionej.

ZAŁĄCZNIK Nr  6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Lp. PRZYCHODZĄCE

data otrzymania

WYCHODZĄCE

data wstania

NAZWA

ADRESATA/PIONU

ILOŚĆ

PRZESYŁEK

POKWITOWANE

ADRESATA

UWAGI
1 2 3 4 5 6 7

ZAŁĄCZNIK Nr  7

OPIS TECZKI AKTOWEJ

................. ....................

symbol literowy jednostka i komórka kategoria archiwalna

komórki organizacyjna

organizacyjnej

i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt

...............................................................

tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

.............................

(roczne daty końcowe akt)

ZAŁĄCZNIK Nr  8

.........................

nazwa jednostki

i komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr...........

Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania

akt

Data zniszczenia lub

przekazania do arch.

państwowego

Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta

organizacyjnej

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko

............... ................. ................

(podpis) (podpis) (podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr  9

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW POWIATU

WYKAZ HASEŁ PIERWSZEGO, DRUGIEGO I TRZECIEGO RZĘDU
Symbole klasyfikacyjne

I II i III rzędu

Hasła klasyfikacyjne
1 2 3 4 5
0 ZARZĄDZANIE
00 ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych
001 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej i ich organy
002 Wybory do sejmików wojewódzkich, rad powiatów, gmin i innych instytucji samorządowych
003 Sejmik Województwa
004 Rada Powiatu
005 Komisje Rady Powiatu
006 Zarząd Powiatu
007 Kolegia, komisje, zespoły działające przy organach samorządu terytorialnego
008 Związki, stowarzyszenia i porozumienia powiatów
009 Zjazdy, narady, konferencje
01 ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania
011 Organizacja urzędów organów samorządu terytorialnego
012 Organizacja organów i urzędów władz naczelnych, centralnych i współdziałających
013 Akty normatywne
014 Prace naukowo-badawcze
015 Metody pracy
016 Normalizacja, normatywy
017 Wykonywanie funkcji organu założycielskiego
018 Organizacja i udział w spółkach, przedsiębiorstwach, spółdzielniach, bankach itp.
02 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA
020 Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
021 Planowanie i prognozowanie
022 Sprawozdawczość
023 Statystyka
024 Analizy
025 Meldunki i raporty sytuacyjne
03 INFORMATYZACJA
030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
031 Eksploatacja systemów informatycznych
04 PODZIAŁ TERYTORIALNY
040 Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnego
041 Podział terytorialny
05 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej, skarg i wniosków
051 Prowadzenie spraw sądowych
052 Opiniowanie aktów prawnych
053 Opinie prawne
054 Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
055 Skargi i wnioski
06 WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE, POPULARYZACJA
060 Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji
061 Plany i programy wydawnicze
062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
063 Kroniki i monografie
064 Wystawy, pokazy, imprezy, prezentacje
065 Sponsoring
066 Patronat, komitety honorowe
07 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY
070 Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktów
071 Współdziałanie
072 Kontakty zagraniczne
08 BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM ZAKŁADOWE
080 Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych
081 Instrukcje, regulaminy, rejestry
082 Archiwum zakładowe
083 Biblioteka urzędowa
084 Technika pracy biurowej
085 Formularze i druki
086 Godła, pieczęcie, tablice ogłoszeń
087 Opłaty i ryczałty pocztowe, telefoniczne
09 NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
090 Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań
091 Kontrole, inspekcje, lustracje
092 Badania
093 Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach
1 KADRY
10 ZASADY PRACY I PŁAC. EWIDENCJA OSOBOWA
100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych
101 Praca, płace
102 Ewidencja osobowa, legitymacje własnych pracowników
103 Ewidencja osobowa, legitymacje pracowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych
11 ZATRUDNIANIE I WYNAGRADZANIE PRACOWNIKÓW WŁASNEGO URZĘDU I KIEROWNIKÓW POWIATOWYCH SAMORZĄDOWYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH
110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania
111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
112 Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu
113 Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych (p.s.j.o.)
114 Odznaczenia państwowe i resortowe
115 Prace dodatkowe pracowników własnego urzędu i kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych
116 Opiniowanie kandydatów na stanowiska w rządowej administracji zespolonej, policji i straży pożarnej
12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
120 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników
121 Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
122 Formy i metody szkolenia
123 Uczestnicy szkolenia
124 Dokształcanie i szkolenie kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych
13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników
131 Dyscyplina pracy
132 Urlopy pracownicze
133 Kary porządkowe i dyscyplinarne
134 Postępowanie dyscyplinarne
14 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE PRACOWNIKÓW
140 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników
141 Mieszkania, ogródki działkowe, działki budowlane
142 Opieka zdrowotna
143 Wypoczynek pracowników i ich rodzin
144 Sport, oświata i kultura
15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
150 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe
151 Emerytury i renty
152 Ubezpieczenia społeczne
16 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
162 Środki ochronne
163 Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe
2 ŚRODKI RZECZOWE
20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami
201 Administrowanie nieruchomościami
202 Utrzymywanie lokali i pomieszczeń
203 Ochrona obiektów i mienia
21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
211 Meble i sprzęt biurowy
212 Maszyny i urządzenia biurowe
213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa
214 Inwentaryzacja
215 Usługi
22 INWESTYCJE I REMONTY
220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów
221 Przygotowywanie inwestycji i remontów
222 Inwestycje budowlane, remonty kapitalne
223 Remonty bieżące
23 TRANSPORT
230 Przepisy prawne dotyczące transportu
231 Zakup i ewidencja środków transportu
232 Eksploatacja środków transportu
233 Zaplecze techniczne transportu
3 BUDŻET, PODATKI, OPŁATY, RACHUNKOWOŚĆ
30 PLANOWANIE I WYKONYWANIE BUDŻETÓW
300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego
301 Budżet powiatu
302 Zadania zlecone
303 Gospodarka pozabudżetowa
304 Plany finansowania inwestycji i remontów
305 Fundusze specjalne i celowe, dotacje, subwencje
306 Pożyczki, kredyty
307 Dochody z majątku powiatowego, dochody i wpłaty powiatowych jednostek organizacyjnych
308 Emisja obligacji, akcje
309 Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne i inne dochody
31 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
310 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
311 Sprawy ogólne dotyczące urządzeń do księgowania
312 Księgowość budżetowo-finansowa
313 Księgowość podatków i opłat oraz innych należności
314 Płace, delegacje służbowe
315 Obsługa kasowa
316 Nadzór nad rachunkowością, dokumentacją i obsługą kasową
32 PODATKI I OPŁATY LOKALNE
320 Przepisy dotyczące podatków i opłat
321 Rejestracja podatkowa
322 Informacje podatkowe
323 Orzecznictwo w zakresie podatków i opłat
324 Akta podatkowo-wymiarowe
325 Podatek rolny
33 EGZEKUCJA ADMINISTRACYJNA
330 Tytuły wykonawcze
331 Przydział tytułów wykonawczych poborcom i inspektorom skarbowym
332 Zażalenia
34 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY
340 Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargów
341 Kryteria oceny ofert
342 Zamówienia publiczne
343 Przetargi
344 Konkurs ofert
345 Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestów
4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK, OŚWIATA
40 UPOWSZECHNIANIE KULTURY
400 Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury
401 Ewidencja placówek upowszechniania kultury zarządzanych przez władze powiatu
402 Organizacja i programy upowszechniania kultury
403 Ochrona dóbr kultury
404 Amatorski ruch artystyczny i sztuka ludowa
405 Współdziałanie ze związkami i stowarzyszeniami twórców
41 SPORT, KULTURA FIZYCZNA
410 Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej
411 Ewidencja obiektów sportowych i rekreacyjnych pozostających w gestii powiatu
412 Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji
413 Wychowanie fizyczne i sport masowy
414 Stowarzyszenia kultury fizycznej, związki sportowe
415 Baza i sprzęt sportowy
42 TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
420 Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku
421 Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku i ich realizacja
422 Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe
423 Obsługa ruchu turystycznego
43 OŚWIATA
430 Przepisy prawne dotyczące oświaty
431 Organizacja oświaty publicznej
432 Organizacja oświaty niepublicznej
433 Organizacja pracy szkół
434 Organizacja pracy innych placówek oświatowych
435 Uroczystości i święta w placówkach oświatowych
5 SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE, BEZPIECZEŃSTWO, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ
50 SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE
500 Przepisy prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich
501 Sprawy społeczne
502 Decyzje i nadzór w sprawach zgromadzeń i imprez masowych
503 Obywatelstwo - oświadczenia w sprawie wyboru, nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego
504 Zmiany imion lub nazwisk
505 Nadzór nad stowarzyszeniami
51 SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
510 Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku publicznego
511 Sprawy wojskowe
512 Bezpieczeństwo i porządek publiczny
513 Ochrona informacji niejawnych
52 SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA
520 Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej
521 Terenowe komitety obrony
522 Obrona cywilna
523 Świadczenia na rzecz obronności
53 OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE.

SYSTEM RATOWNICZO-GAŚNICZY.

ZAPOBIEGANIE KLĘSKOM ŻYWIOŁOWYM

530 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych i zespołów do spraw ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa
531 Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja
532 Powiatowe zespoły do spraw ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa
54 KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO
540 Komunikacja, drogownictwo, transport
541 Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu
542 Bezpieczeństwo ruchu drogowego
543 Komunikacja miejska
544 Zezwolenie na wykorzystanie pasa drogowego dróg publicznych w sposób szczególny
55 TRANSPORT
550 Ewidencja i rejestracja pojazdów
551 Przeglądy techniczne pojazdów, diagnostyka, szkolenie kierowców
552 Prawa jazdy, świadectwa kwalifikacyjne, uprawnienia
553 Koncesje na świadczenie usług przewozowych
554 Gospodarka i zarządzanie drogami lądowymi i wodnymi
555 Lokalne szlaki kolejowe
56 ŁĄCZNOŚĆ
560 Przepisy prawne dotyczące łączności
561 Zaopatrzenie w sprzęt do łączności
6 ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
60 GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA
600 Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii
601 Obrót nieruchomościami rolnymi
602 Produkcja roślinna
603 Produkcja zwierzęca
604 Nadzór weterynaryjny
61 LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY
610 Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej i ochrony przyrody
611 Gospodarka leśna
612 Łowiectwo, rybołówstwo
613 Ochrona przyrody
62 GOSPODARKA WODNA
620 Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej
621 Sprawy techniczne
622 Ochrona wód, pozwolenia wodnoprawne
623 Ochrona przeciwpowodziowa
63 PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
630 Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu
631 Sieć zakładów przemysłowych i usługowych
632 Zezwolenia, koncesje, decyzje, zgłoszenia
633 Działalność handlowa
634 Ochrona praw konsumenckich
635 Prywatyzacja przedsiębiorstw
7 GOSPODARKA POWIATU, MAJĄTEK POWIATU I SKARBU PAŃSTWA. GOSPODARKA KOMUNALNA, GRUNTAMI I NIERUCHOMOŚCIAMI, BUDOWNICTWO, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA
70 MAJĄTEK POWIATU I SKARBU PAŃSTWA
700 Majątek powiatu
701 Majątek Skarbu Państwa
71 GOSPODARKA KOMUNALNA
710 Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej
711 Urządzenia komunalne
712 Inwestycje komunalne
713 Inwestycje powiatowej infrastruktury technicznej i społecznej. Remonty kapitalne i bieżące
714 Usługi komunalne
715 Cmentarze i grobownictwo
716 Utrzymanie czystości na terenie powiatu
72 GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
720 Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami
721 Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości
722 Gospodarka nieruchomościami
723 Grunty pod budownictwo mieszkaniowe
724 Nadzór nad zarządzaniem gruntami
725 Ogródki działkowe
73 BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA
730 Przepisy prawne dotyczące urbanistyki, budownictwa i architektury
731 Programy prac urbanistycznych i ich realizacja
732 Planowanie przestrzenne
733 Lokalizacja inwestycji
734 Organizacja służb projektowania i budownictwa
735 Nadzór architektoniczno-budowlany
74 GEODEZJA I KARTOGRAFIA
740 Przepisy dotyczące geodezji i kartografii
741 Powiatowa baza danych krajowego systemu informacji o terenie
742 Powszechna taksacja nieruchomości, tabele i mapy taksacyjne
743 Ewidencja gruntów i budynków
744 Prace geodezyjne i kartograficzne - urządzenia podziemne
745 Wykonawstwo geodezyjne. Nadzór i kontrola nad pracami geodezyjnymi
746 Dokumentacja geodezyjna podziału administracyjnego
75 GEOLOGIA
750 Przepisy prawne dotyczące geologii
751 Geologia surowcowa
752 Hydrogeologia
753 Geologia inżynierska
76 OCHRONA ŚRODOWISKA
760 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska
761 Normatywy i wskaźniki dotyczące ochrony środowiska
762 Nowe przedsięwzięcia z zakresu ochrony środowiska
763 Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska
764 Organizacja ochrony środowiska
765 Ustalanie i wpływy z opłat z tytułu gospodarczego korzystania ze środowiska
8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, UCHODŹCY
80 OCHRONA ZDROWIA
800 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia
801 Plany i programy ochrony zdrowia
802 Organizacja opieki zdrowotnej
803 Profilaktyka i oświata zdrowotna
804 Wydawanie zezwoleń z tytułu opłaty administracyjnej sekcji zwłok
81 SPRAWY SANITARNE I PRZECIWEPIDEMICZNE
810 Współdziałanie z Powiatowym Inspektorem Sanitarnym
811 Analizy stanu sanitarno-epidemiologicznego powiatu
82 POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, UCHODŹCY
820 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i osób niepełnosprawnych
821 Sprawy osób niepełnosprawnych
822 Powiatowe centra pomocy rodzinie
823 Inne placówki pomocy społecznej
824 Identyfikowanie przyczyn ubóstwa, wyrównywanie poziomu życia mieszkańców powiatu, programy pomocy społecznej
825 Potrzeby i strategia działania w zakresie pomocy społecznej
826 Zapobieganie patologiom społecznym
827 Rodziny zastępcze
828 Opieka nad kombatantami i osobami represjonowanymi
829 Pomoc uchodźcom
9 PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU
90 PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE PRZECIWDZIAŁANIA BEZROBOCIU
91 POWIATOWE URZĘDY PRACY
92 WSPÓŁDZIAŁANIE Z POWIATOWYMI RADAMI ZATRUDNIENIA I INNYMI ORGANIZACJAMI
93 AKTYWIZACJA LOKALNEGO RYNKU PRACY
930 Pośrednictwo pracy
931 Analizy i oceny stanu zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu
932 Programy rozwoju rynku pracy i ograniczania bezrobocia
933 Pozyskiwanie i gospodarka środkami finansowymi na aktywizację lokalnego rynku pracy
934 Pomoc bezrobotnym w przekwalifikowaniu lub podjęciu działalności gospodarczej
94 DZIAŁANIA INTERWENCYJNE
940 Organizacja i finansowanie robót publicznych i prac interwencyjnych
941 Zatrudnianie absolwentów, szkolenia i programy specjalne

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW POWIATU

SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
0 ZARZĄDZANIE
00 ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych B-10 Bc
001 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej i ich organy
0010 Wybory Prezydenta RP B-5 Bc Szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji wyborczej regulują odrębne przepisy
0011 Referendum B-5 Bc
0012 Wybory do Sejmu i Senatu RP B-5 Bc Jak w klasie 0010
0013 Komisje sejmowe i senackie B-5 Bc
0014 Zespoły poselskie i biura senatorów B-5 Bc
0015 Spotkania posłów i senatorów z wyborcami BE-5 Bc
0016 Interpelacje, wnioski i postulaty posłów i senatorów BE-5 Bc
002 Wybory do sejmików wojewódzkich, rad powiatów, gmin i innych instytucji samorządowych Jak w klasie 0010
0020 Wybory do Sejmiku Województwa, Rady Powiatu, Rady Gminy B-5 Bc Jak w klasie 0010
0021 Wybory do Izb Rolniczych B-5 Bc
0022 Wybory ławników B-5 Bc
0023 Inne B-5 Bc
003 Sejmik Województwa
0030 Organizacja Sejmiku Województwa Bc Bc
0031 Spotkania radnych Sejmiku z wyborcami BE-5 Bc
0032 Interpelacje, wnioski i postulaty radnych Sejmiku BE-5 Bc
0033 Referendum wojewódzkie B-5 Bc
004 Rada Powiatu
0040 Organizacja Rady Powiatu (regulaminy) A Bc
0041 Protokoły sesji Rady Powiatu A Bc Sposób prowadzenia protokolarzy określa § 47 i 48 instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160 z 1998 r., poz. 1074).
0042 Zespoły (kluby) radnych A Bc Protokoły posiedzeń, skład
0043 Sprawy osobowe radnych, pomoc radnym w wykonywaniu ich funkcji B-5 Bc
0044 Spotkania radnych z wyborcami A Bc
0045 Wnioski, interpelacje i postulaty radnych i ich realizacja A Bc W tym także rejestr interpelacji i wniosków radnych.
0046 Rejestr uchwał Rady Powiatu A -
0047 Realizacja uchwał Rady Powiatu A Bc
0048 Referendum powiatowe A Bc Wyniki zbiorcze. Pozostałe materiały kat. B-5
005 Komisje Rady Powiatu
0050 Powoływanie i zmiany składów komisji stałych A Bc
0051 Organizacja i regulaminy komisji stałych A Bc
0052 Posiedzenia komisji stałych (protokoły) A Bc Jak w klasie 0042
0053 Rejestr wniosków i opinii komisji Rady Powiatu A -
0054 Kontrole komisji stałych BE-5 Bc
0055 Realizacja wniosków komisji A Bc
0056 Komisje niestałe, zespoły doraźne A Bc
0057 Współdziałanie komisji z organizacjami zawodowymi, społecznymi, politycznymi B-5 Bc
006 Zarząd Powiatu
0060 Wybory członków i skład Zarządu B-5 Bc Materiały podstawowe znajdują się w protokołach z posiedzeń Rady Powiatu
0061 Regulaminy prac Zarządu A Bc
0062 Posiedzenia Zarządu (protokoły) A Bc Jak w klasie 0042
0063 Decyzje, zarządzenia, postanowienia, uchwały A Bc
0064 Rejestr uchwał Zarządu A -
0065 Realizacja uchwał Zarządu, decyzji, zarządzeń, postanowień A Bc
007 Kolegia, komisje, zespoły działające przy organach samorządu terytorialnego
0070 Powoływanie kolegiów, komisji i zespołów B-5 Bc Materiał podstawowy znajduje się w protokołach posiedzeń tego organu Rady Powiatu, który dane kolegium, komisję lub zespół powołał.
0071 Posiedzenia kolegiów, komisji i zespołów (protokoły) A Bc
0072 Techniczna obsługa kolegiów, komisji i zespołów Bc Bc Zawiadomienia, harmonogramy itp.
0073 Rejestry uchwał kolegiów, komisji i zespołów A -
008 Związki, stowarzyszenia i porozumienia powiatów
0080 Statuty związków i ich rejestracja A Bc
0081 Reprezentacja powiatu w związku i zasady jej działania A Bc Skład osobowy i zasady jego pracy
0082 Zgromadzenie związku A Bc Protokóły, uchwały
0083 Zarząd związku A Bc Protokóły, uchwały, decyzje
0084 Porozumienia powiatów w sprawie prowadzenia zadań publicznych A Bc
0085 Techniczna obsługa związków, stowarzyszeń i porozumień powiatu Bc Bc Jak w klasie 0072
009 Zjazdy, narady, konferencje
0090 Plany i programy zjazdów, narad i konferencji własnych A Bc
0091 Techniczna obsługa zjazdów, narad i konferencji własnych Bc Bc Jak w klasie 0072
0092 Narady pracowników własnej jednostki A Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski
0093 Udział w obcych zjazdach, naradach i konferencjach A Bc Własne wystąpienia, referaty, opracowania. Pozostałe kat. B-3
01 ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania B-10 Bc
011 Organizacja urzędów organów samorządu terytorialnego
0110 Statuty organizacyjne Starostwa Powiatowego A Bc
0111 Statuty i regulaminy organizacyjne innych urzędów B-10 Bc
0112 Regulaminy organizacyjne Starostwa Powiatowego A Bc
0113 Podział czynności między pracowników Starostwa Powiatowego - regulaminy wewnętrzne B-5 Bc
0114 Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia.
0015 Rejestry wydanych upoważnień i pełnomocnictw B-10 Bc
0116 Decentralizacja zadań i uprawnień A Bc
0117 Porozumienia w sprawie prowadzenia lub przejęcia zadań zleconych z zakresu administracji ogólnej A Bc
0118 Przekazywanie i powierzanie zadań powiatu na drodze porozumień władzom gminnym i innym jednostkom organizacyjnym A Bc
012 Organizacja organów i urzędów władz naczelnych, centralnych i współdziałających
0120 Organizacja Urzędu Prezydenta, Senatu i Kancelarii Senatu, Sejmu i Kancelarii Sejmu RP, Urzędu Rady Ministrów B-5 Bc
0121 Organizacja ministerstw i urzędów centralnych B-5 Bc
0122 Organizacja jednostek współdziałających B-5 Bc
013 Akty normatywne
0130 Akty normatywne Prezydenta RP B-10 Bc
0131 Akty normatywne Rady Ministrów B-10 Bc
0132 Decyzje Prezydium Rządu B-10 Bc
0133 Akty normatywne Prezesa Rady Ministrów B-10 Bc
0134 Zarządzenia ministrów i kierowników urzędów centralnych B-10 Bc
0135 Akty normatywne własne wewnętrzne A Bc Komplet podpisanych zarządzeń, okólników, decyzji, instrukcji. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egzemplarz rejestruje się w odpowiednich klasach rzeczowych.
0136 Zbiory aktów prawa miejscowego i ich publikacja A Bc W tym m.in. statut powiatu. Prowadzi się co najmniej dwa zbiory. Jeden służy do powszechnego udostępniania i powinien być prowadzony w systemie komputerowym
0137 Akty normatywne innych jednostek samorządu terytorialnego B-10 Bc
0138 Akty normatywne terenowych organów rządowej administracji ogólnej B-10 Bc
014 Prace naukowo-badawcze BE-10 Bc
0140 Plany i programy prac, realizacja A -
0141 Rozliczenia, odbiór robót B-5
015 Metody pracy BE-5 Bc Usprawnienia, racjonalizacja.
016 Normalizacja, normatywy BE-5 Bc Metodyka, normy wyposażenia w sprzęt itp.
017 Wykonywanie funkcji organu założycielskiego
0170 Tworzenie, łączenie, podział i likwidacja powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych A Bc
0171 Realizacja uprawnień organu założycielskiego B-5 Bc
0172 Oceny działalności powiatowych jednostek organizacyjnych BE-5 Bc
018 Organizacja i udział w spółkach, przedsiębiorstwach, spółdzielniach, bankach itp. A Bc Akty erekcyjne, rejestr sądowy, reprezentacja, udziały, regulaminy pracy itp.
02 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA
020 Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
0200 Opracowania zewnętrzne B-5 Bc
0201 Opracowania własne A Bc
0202 Oceny, opinie, uwagi A Bc
0203 Materiały pomocnicze B-5 Bc
021 Planowanie i prognozowanie
0210 Własne plany roczne i prognozy wieloletnie A Bc Zbiorcze i merytorycznych komórek organizacyjnych
0211 Własne plany okresowe B-5 Bc Za okres krótszy niż rok.
0212 Plany roczne i wieloletnie jednostek podległych i innych B-5 Bc
0213 Plany okresowe jednostek podległych i innych B-5 Bc
022 Sprawozdawczość
0220 Sprawozdania własne za okres roczny i wieloletnie, zbiorcze i jednostkowe A Bc Jak w klasie 0210, w tym bilans
0221 Sprawozdania jednostek podległych i innych BE-5 Bc
0222 Sprawozdania zbiorcze A Bc
0223 Sprawozdania okresowe własne BE-5 Bc Do kat. arch. zalicza się te sprawozdania okresowe komórek merytorycznych, dla których nie sporządza się sprawozdań rocznych
0224 Materiały pomocnicze A Bc Do kat. A zaliczamy tylko materiały nie wykorzystane w sprawozdaniach, pozostałe - kat. B-3
023 Statystyka
0230 Źródłowe materiały statystyczne BE-5 Bc
0231 Statystyczne opracowania końcowe własne A Bc Za okres roku lub krótszy o ile są to opracowania końcowe.
0232 Statystyczne opracowania cząstkowe B-5 Bc
0233 Prowadzenie resortowych badań statystycznych B-5 Bc
0234 Statystyczne opracowania jednostek podległych i innych B-5 Bc
024 Analizy
0240 Analizy własne (kompleksowe i problemowe) A Bc
0241 Analizy jednostek podległych B-10 Bc
0242 Analizy zbiorcze A Bc
0243 Materiały pomocnicze A Bc Jak w klasie 0224
025 Meldunki i raporty sytuacyjne
0250 Meldunki i raporty sytuacyjne własne BE-5 Bc
0251 Meldunki i raporty sytuacyjne jednostek podległych B-5 Bc
0252 Meldunki i raporty sytuacyjne zbiorcze BE-5 Bc
03 INFORMATYZACJA
030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
0300 Organizacja prac projektowych B-5 Bc Umowy, plany pracy, protokoły odbioru prac oraz raporty, korespondencja z wykonawcami i użytkownikami
0301 Dokumentacja faz projektowania oprogramowania A Bc
0302 Dokumentacja projektowania funkcjonalnego A Bc Ogólne i szczegółowe projekty funkcjonalne systemów
0303 Licencje na oprogramowanie B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej
031 Eksploatacja systemów informatycznych
0310 Instrukcje eksploatacyjne B-10 Bc Instrukcje dotyczące systemów inform., systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych
0311 Zbiory informacji BE-5 Bc Kategoria archiwalna zależy od rodzaju zgromadzonych informacji - zgodnie z rzeczowym wykazem akt
0312 Zabezpieczenie eksploatacji systemów B-5 Bc Materiałowe i techniczne.
0313 Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego B-5 Bc
0314 Wspomaganie użytkowników systemów B-5 Bc Konsultacje, szkolenia, materiały pomocnicze.
04 PODZIAŁ TERYTORIALNY
040 Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnego BE-10 Bc
041 Podział terytorialny
0410 Tworzenie i znoszenie województw A Bc Wnioski, opinie i postulaty
0411 Tworzenie i znoszenie powiatów A Bc Jak w klasie 0410
0412 Tworzenie, łączenie i znoszenie gmin, ustalanie ich nazw i siedzib BE-10 Bc
0413 Zmiany granic województw, miast i gmin B-5 Bc
0414 Zmiany granic powiatów A Bc
0415 Przenoszenie siedzib powiatów do innych miejscowości A Bc
0416 Podziały terytorialne dla celów specjalnych BE-5 Bc
0417 Podział terytorialny na rejony działania rządowej administracji ogólnej i specjalnej, sądownictwa itd. BE-5 Bc
05 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej, skarg i wniosków B-10 Bc
051 Prowadzenie spraw sądowych
0510 Rejestry spraw sądowych B-10 - Cywilnych, karnych, pracy, administracyjnych, gospodarczych itd.
0511 Sprawy cywilne i w sądach pracy B-10 -
0512 Sprawy karne B-5 -
0513 Sprawy administracyjne B-10 -
0514 Sprawy gospodarcze B-10 -
0515 Sprawy przed kolegiami ds. wykroczeń B-10 -
0516 Występowanie przed sądami B-5 Bc
0517 Zastępstwa sądowe B-5 Bc
0518 Współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom B-5 Bc
0519 Postępowanie przed samorządowym kolegium odwoławczym B-10 Bc
052 Opiniowanie aktów prawnych
0520 Projekty uchwał Rady Powiatu B-3 Bc
0521 Projekty uchwał (postanowień) Zarządu Powiatu B-3 Bc
0522 Projekty postanowień Starosty B-3 Bc
0523 Opinie i stanowiska do projektów aktów prawnych organów administracji rządowej B-3 Bc
0524 Projekty aktów prawnych uchwalanych przez Sejm B-3 Bc
053 Opinie prawne
0530 Opinie prawne dla Rady Powiatu BE-5 Bc
0531 Opinie prawne dla wydziałów i jednostek równorzędnych urzędu B-5 Bc
0532 Opinie prawne dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej B-5 Bc
0533 Inne opinie prawne B-5 Bc
054 Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
0540 Interpretacje prawne własne A Bc
0541 Interpretacje prawne obce B-5 Bc
0542 Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami samorządu terytorialnego BE-5 Bc
0543 Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami samorządu terytorialnego a urzędami terenowymi rządowej administracji ogólnej BE-5 Bc
055 Skargi i wnioski
0550 Rejestr skarg i wniosków A Bc
0551 Rozpatrywanie skarg i wniosków BE-5 Bc Do kat. A kwalifikuje się 5% materiałów.
0552 Skargi i wnioski przesłane do rozpatrzenia według właściwości B-3 Bc
0553 Analizy i oceny skarg i wniosków A Bc
0554 Nadzór i kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wniosków B-3 Bc
06 WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE, POPULARYZACJA
060 Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji B-10 Bc
061 Plany i programy wydawnicze
0610 Programy i plany wydawnictw i publikacji własnych A Bc
0611 Programy i plany wydawnictw i publikacji obcych B-5 Bc
0612 Wykonania poligraficzne B-2 Bc
0613 Kolportaż i rozpowszechnianie wydawnictw B-2 Bc
0614 Własne publikacje A Bc Tzw. teki wydawnicze - zawierają dokumentację każdego tytułu w postaci kart wydawniczych, umów opracowań autorskich i redakcyjnych, recenzji, opinii i projektów graficznych.
062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
0620 Prenumerata dzienników i czasopism B-2 Bc
0621 Ogłoszenia i obwieszczenia własne B-3 Bc
0622 Konferencje prasowe A Bc Stenogramy, przebieg konferencji
0623 Wywiady i informacje dla prasy, radia i telewizji A Bc
0624 Wycinki prasowe dotyczące działalności własnej A Bc
0625 Wycinki prasowe dotyczące działalności jednostek podległych B-2 Bc
063 Kroniki i monografie
0630 Kroniki i monografie własne A Bc
0631 Kroniki i monografie jednostek podległych B-10 Bc
0632 Kroniki i monografie obce B-5 Bc
064 Wystawy, pokazy, imprezy, prezentacje
0640 Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe wystaw, pokazów, imprez własnych A Bc
0641 Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprez B-2 Bc
0642 Udział w imprezach krajowych i zagranicznych A Bc Do kat. A zalicza się własne opracowania oraz sprawozdania z czynnego uczestnictwa. Pozostałe materiały - kat. B-2.
0643 Megafonizacja i radiofonizacja B-3 Bc
065 Sponsoring BE-5 Bc
066 Patronat, komitety honorowe BE-5 Bc
07 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY Obejmuje ogólne sprawy współpracy z instytucjami krajowymi nie związane bezpośrednio z dokumentacją innych klas.
070 Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktów B-10 Bc Własne ustalenia - kat. A.
071 Współdziałanie
0710 Współdziałanie z partiami i organizacjami politycznymi A Bc Korespondencja merytoryczna i własne opracowania dla tych instytucji, pozostałe - kat. B-5.
0711 Współdziałanie ze związkami zawodowymi, organizacjami

spółdzielczymi i społecznymi

A Bc Jak w klasie 0710. Dotyczy także organizacji kombatanckich. W miarę potrzeb

dla poszczególnych organizacji można zakładać podteczki.

0712 Współdziałanie z terenowymi organami administracji rządowej A Bc Jak w klasie 0710.
0713 Współdziałanie z terenowymi organami inspekcji rządowej A Jak w klasie 0710.
0714 Współdziałanie z organami samorządu terytorialnego A Bc Jak w klasie 0710.
0715 Współdziałanie z innymi urzędami, instytucjami i stowarzyszeniami BE-5 Bc
0716 Współdziałanie z komórkami własnej jednostki Bc Bc
0717 Współdziałanie z powiatowymi jednostkami samorządowymi B-5 Bc
0718 Współdziałanie z innymi instytucjami, związkami, organizacjami, urzędami B-5 Bc
0719 Reprezentacja BE-5 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja.
072 Kontakty zagraniczne
0720 Ogólne zasady i programy kontaktów zagranicznych (własne) A Bc
0721 Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych A Bc
0722 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy - programy i sprawozdania A
0723 Wymiana doświadczeń BE-5 Bc
0724 Współpraca dwustronna z zaprzyjaźnionymi miastami lub innymi jednostkami podziału administracyjnego innych państw A Bc Umowy, uzgodnienia, zasady, sprawozdania i plany ze wspólnych przedsięwzięć
0725 Wnioski wyjazdowe B-5 Bc
0726 Kontakty zagraniczne jednostek podległych B-5 Bc
0727 Współpraca z organizacjami międzynarodowymi A Bc Dla każdej organizacji zakłada się odrębne teczki, zawierające podpisane porozumienia, analizy, oceny i sprawozdania z realizacji współpracy.
08 BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM ZAKŁADOWE
080 Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych B-10 Bc
081 Instrukcje, regulaminy, rejestry
0810 Instrukcje kancelaryjne A Bc
0811 Rzeczowy wykaz akt A Bc
0812 Rejestry kancelaryjne, rzeczowe B-5 Bc
0813 Instrukcje i regulaminy archiwum zakładowego i biblioteki urzędowej A Bc
082 Archiwum zakładowe
0820 Wykazy spisów zdawczo-odbiorczych A Bc
0821 Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do archiwum zakładowego A Bc
0822 Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do archiwum państwowego A Bc
0823 Wypożyczanie akt z archiwum zakładowego B-2 Bc
0824 Protokoły brakowania akt i spisy akt wybrakowanych A Bc
0825 Kwerendy B-5 Bc
0826 Skontrum dokumentacji archiwum zakładowego B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty przeprowadzenia nowego skontrum
0827 Zagubienie bądź utrata akt A Bc Postępowanie wyjaśniające, protokoły
083 Biblioteka urzędowa
0830 Ewidencja zasobów bibliotecznych B-50 Bc
0831 Zakup książek i innych wydawnictw B-2 Bc
0832 Katalogi, prospekty, rejestry itp. wydawnictwa B-3 Bc Obce
0833 Ewidencja wypożyczeń zbiorów bibliotecznych B-5 Bc
0834 Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności B-3 Bc
084 Technika pracy biurowej B-5 Bc Zasady organizacji i nowoczesnej techniki pracy biurowej, współpraca z instytucjami zajmującymi się tym problemem, wprowadzanie nowych technik biurowych, pomoc i nadzór w tym zakresie.
085 Formularze i druki
0850 Wzory formularzy i druków własnych A Bc
0851 Katalogi i wzorniki druków i formularzy B-10 Bc Obce
0852 Gospodarka formularzami i drukami B-3 Bc
0853 Składnice formularzy i druków B-3 Bc
0854 Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytku B-5 Bc
086 Godła, pieczęcie, tablice ogłoszeń
0860 Godła i herby (wzory) A Bc Opiniowanie, wizerunki
0861 Odciski pieczęci urzędowych, ewidencja A Bc
0862 Zamawianie pieczęci urzędowych i stempli, likwidacja pieczęci B-10 Bc
0863 Tablice urzędowe i informacyjne B-5 Bc
0864 Tablice ogłoszeń B-5 Bc
0865 Flagi państwowe B-5 Bc
087 Opłaty i ryczałty pocztowe, telefoniczne
0870 Tabele opłat pocztowych B-5 Bc
0871 Opłaty i ryczałty B-5 Bc
0872 Telegramy, telefonogramy, dalekopisy i telefaksy B-5 Bc
09 NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
090 Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań B-10 Bc Własne ustalenia i wytyczne - kat. A
0900 Książki kontroli B-5 Bc
0901 Nadzór terenowych organów rządowej administracji ogólnej nad przestrzeganiem prawa przez organy samorządu terytorialnego B-5 Bc
091 Kontrole, inspekcje, lustracje
0910 Plany kontroli, inspekcji i lustracji oraz ich realizacja B-5 Bc
0911 Kontrole zewnętrzne urzędu własnego A Bc Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń. Do kat. A - kontrole problemowe i kompleksowe, pozostałe - kat. B-5.
0912 Kontrole wewnętrzne B-5 Bc Jak w klasie 0911
0913 Własne kontrole jednostek podległych A Bc Jak w klasie 0911
0914 Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych B-5 Bc Jak w klasie 0911
092 Badania Badania dotyczące różnych aspektów funkcjonowania i organizacji własnego urzędu oraz jednostek podległych.
0920 Plany i programy badań oraz ich realizacja B-5 Bc
0921 Tezy badań i wytyczne w sprawach badań (własne) A Bc
0922 Wyniki badań, opracowania, wnioski, notatki A Bc
0923 Wykorzystanie wniosków z przeprowadzonych badań A Bc
093 Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach
0930 Udział w kontrolach organizowanych przez specjalistyczne jednostki kontrolne B-3 Bc
0931 Udział w kontrolach organizowanych przez organy organizacji społecznych i innych B-3 Bc
0932 Udział w kontrolach organizowanych przez terenowe organy rządowej administracji ogólnej, zespolonej i niezespolonej BE-5 Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
1 KADRY
10 ZASADY PRACY I PŁAC. EWIDENCJA OSOBOWA
100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych BE-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia i wytyczne.
101 Praca, płace
1010 Umowy zbiorowe i zakładowe A Bc Własne, zewnętrzne - kat. B-5
1011 Taryfikatory kwalifikacyjne, siatki płac A Bc Własne, zewnętrzne - kat. B-5
1012 Regulaminy pracy, czas pracy A Bc Własne, zewnętrzne - kat. B-5
1013 Zasady nagradzania i premiowania A Bc Własne, zewnętrzne - kat. B-5
102 Ewidencja osobowa, legitymacje własnych pracowników Do całości spraw mają zastosowanie postanowienia ustawy z dnia 29.08.1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883)
1020 Akta osobowe pracowników starostwa BE-50 Bc Prowadzi się w sposób określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 roku w sprawie zakresu... (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
1021 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B-50 Bc
1022 Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostki B-5 Bc
1023 Sprawy wojskowe pracowników B-5 Bc
1024 Świadectwa pracy, zaświadczenia itp. B-5 Bc
103 Ewidencja osobowa, legitymacje pracowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych Jak w klasie 102
1030 Akta osobowe kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych BE-50 Jak w klasie 1020
1031 Pomoce do akt osobowych kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych B-50
1032 legitymacje służbowe kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych B-5
11 ZATRUDNIANIE I WYNAGRADZANIE PRACOWNIKÓW WŁASNEGO URZĘDU I KIEROWNIKÓW POWIATOWYCH SAMORZĄDOWYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH
110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania BE-10 Bc Jak w klasie 100
111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B-2 Bc
1111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B-2 Bc
1112 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategorii B-2 Bc
1113 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników młodocianych B-2 Bc
1114 Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych B-2 Bc
1115 Praktyki, praktykanci, staże B-5 Bc
1116 Wykazy etatów, plany rozmieszczenia pracowników A Bc
1117 Przeglądy kadrowe BE-5 Bc
1118 Obsadzanie stanowisk pracy w drodze konkursów B-5 Bc
112 Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu
1120 Nagradzanie pracowników B-2 Bc
1121 Awansowanie pracowników B-2 Bc
1122 Nagrody jubileuszowe B-2 Bc
1123 Dyplomy, listy, podziękowania B-2 Bc Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 1020
1124 Opinie o pracownikach B-5 Bc
113 Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych (p.s.j.o.)
1130 Powoływanie i odwoływanie kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych. Konkursy na stanowiska B-5 Bc Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 1030
1131 Nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczej p.s.j.o. B-5 Bc Jak w klasie 1130
1132 Nagrody jubileuszowe kadry kierowniczej p.s.j.o. B-2 Bc
1133 Dyplomy, podziękowania dla kadry kierowniczej p.s.j.o. B-2 Bc Jak w klasie 1130
1134 Opinie o kierownikach p.s.j.o. B-5 Bc
114 Odznaczenia państwowe i resortowe
1140 Ewidencja pracowników odznaczonych BE-10 Bc
1141 Odznaczenia państwowe (wnioski) B-5 Bc
1142 Odznaczenia resortowe B-5 Bc
115 Prace dodatkowe pracowników własnego urzędu i kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych
1150 Zezwolenia na wykonywanie pracy dodatkowej. Ewidencja B-5 Bc
1151 Prace zlecone B-5 Bc
1152 Umowy o dzieło B-5 Bc
116 Opiniowanie kandydatów na stanowiska w rządowej administracji zespolonej, policji i straży pożarnej BE-5 Bc
12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
120 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników B-10 Bc
121 Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
1210 Lokale, pomieszczenia i ich wyposażenie B-5 Bc
1211 Pracownicy ośrodków B-5 Bc
1212 Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztów B-3 Bc
1213 Baza wyżywieniowa, rozliczenia B-3 Bc
1214 Obsługa techniczno-kancelaryjna kursów B-3 Bc
1215 Dokumentacja szkolenia B-10 Bc
122 Formy i metody szkolenia
1220 Plany i programy szkolenia pracowników urzędu własnego i ich realizacja A Bc Do kat. A kwalifikuje się własne programy i plany, obce do kat. B-5.
1221 Analizy i oceny form szkoleniowych A Bc
1222 Kursy B-3 Bc
1223 Sympozja, kursokonferencje itp. B-3 Bc
1224 Szkolenie praktykantów B-3 Bc
1225 Egzaminy kwalifikacyjne B-5 Bc
1226 Praktyki szkoleniowe B-3 Bc
1227 Samokształcenie, dokształcanie B-3 Bc
123 Uczestnicy szkolenia
1230 Ewidencja szkolonych B-10 Bc
1231 Dobór kadr do szkolenia B-2 Bc
1232 Analizy i oceny wyników szkolenia A Bc
1233 Opieka nad szkolonymi B-3 Bc
1234 Protokoły z egzaminów i świadectwa nauki B-50 Bc
124 Dokształcanie i szkolenie kadry kierowniczej powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych B-5 Bc Plany, zezwolenia, decyzje o dofinansowaniu
13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników BE-10 Bc Jak w klasie 100
131 Dyscyplina pracy
1310 Listy obecności pracowników Bc Bc
1311 Absencja chorobowa B-5 Bc
1312 Książki wyjść poza urząd B-3 Bc
1313 Ewidencja delegacji służbowych Bc Bc
1314 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B-3 Bc Okres przechowywania liczy się od następnego roku po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu.
1315 Analizy efektywnego czasu pracy A Bc
132 Urlopy pracownicze
1320 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu własnego B-3 Bc
1321 Urlopy okolicznościowe B-3 Bc
1322 Urlopy macierzyńskie i wychowawcze B-3 Bc Odkłada się do akt osobowych - klasa 1020 lub 1030
1323 Urlopy bezpłatne B-3 Bc Jak w klasie 1322
1324 Urlopy dla poratowania zdrowia B-3 Bc Jak w klasie 1322
133 Kary porządkowe i dyscyplinarne
1330 Upomnienia - odwołania Bc Bc Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy
1331 Komisje dyscyplinarne, rzecznicy dyscyplinarni B-5 Bc
1332 Zacieranie nałożonych kar B-5 Bc
1333 Zawieszanie pracowników w czynnościach B-5 Bc
1334 Pozbawianie uprawnień urzędnika samorządowego B-5 Bc
134 Postępowanie dyscyplinarne BE-5 Bc W tym komisje i rzecznicy dyscyplinarni
14 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE PRACOWNIKÓW
140 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników BE-10 Bc Jak w klasie 100
141 Mieszkania, ogródki działkowe, działki budowlane
1410 Mieszkania pracownicze, pomoc, interwencje, pożyczki mieszkaniowe B-5 Bc Decyzje w przedmiotowych sprawach
1411 Ogródki działkowe pracowników B-5 Bc
1412 Działki budowlane dla pracowników B-3 Bc
1413 Dojazdy do pracy - dopłaty do biletów B-3 Bc
1414 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B-3 Bc
142 Opieka zdrowotna
1420 Ambulatoria własne B-3 Bc
1421 Sanatoria, wczasy lecznicze B-5 Bc Decyzje o dofinansowaniu
1422 Zasiłki chorobowe B-5 Bc Dokumentacja stanowiąca podstawę przyznania
1423 Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inne B-5 Bc Jak w klasie 1410
1424 Opieka nad inwalidami B-3 Bc
1425 Opieka nad emerytami i rencistami B-3 Bc
1426 Opieka nad dziećmi - żłobki, przedszkola B-3 Bc
143 Wypoczynek pracowników i ich rodzin
1430 Wczasy pracownicze i rodzinne B-5 Bc Jak w klasie 1421
1431 Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży B-5 Bc Jak w klasie 1421
1432 Własna baza wczasowo-kolonijna B-3 Bc
144 Sport, oświata i kultura
1440 Własna baza sportowa i kulturalno-oświatowa B-2 Bc
1441 Imprezy sportowe dla pracowników B-2 Bc
1442 Wypożyczalnie sprzętu sportowego B-2 Bc
1443 Biblioteki i czytelnie dla pracowników B-2 Bc
1444 Imprezy kulturalno-oświatowe B-2 Bc
15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
150 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe B-10 Bc
151 Emerytury i renty
1510 Ewidencja emerytów i rencistów własnego urzędu B-10 Bc
1511 Wnioski o emerytury dla własnych pracowników i kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych B-3 Bc
1512 Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne dla własnych pracowników i kierowników powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych B-3 Bc
1513 Dodatki do rent i emerytur B-3 Bc
152 Ubezpieczenia społeczne
1520 Składki ubezpieczenia społecznego B-5 Bc
1521 Zbiorowe ubezpieczenia pracowników B-10 Bc
1522 Legitymacje ubezpieczeniowe pracowników urzędu własnego B-5 Bc
16 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy BE-10 Bc Jak w klasie 100
161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
1610 Przeglądy i kontrole stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie własnym B-3 Bc
1611 Przeglądy i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostkach podległych B-3 Bc
1612 Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B-5 Bc
162 Środki ochronne
1620 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B-3 Bc
1621 Urządzenia ochronne i sanitarne B-3 Bc
1622 Środki utrzymania czystości B-3 Bc
163 Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe
1630 Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie A Bc
1631 Inne wypadki B-10 Bc
1632 Zgłoszenia chorób zawodowych B-10 Bc
1633 Analizy i oceny wypadkowości i chorób zawodowych A Bc
1634 Badania okresowe pracowników Bx* *Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy
1635 Profilaktyka zapobiegawcza B-5 Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
2 ŚRODKI RZECZOWE
20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami BE-10 Bc Jak w klasie 100
201 Administrowanie nieruchomościami
2010 Dokumentacja prawna i projektowo-kosztorysowa BE5 Bc Dla każdego obiektu zakłada się odrębne teczki. Okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji obiektu. Dokumentacja obiektów zabytkowych - kat. A.
2011 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowych przez urząd własny B-10 Bc
2012 Ewidencja (dokumentacja) nieruchomości, lokali i pomieszczeń przekazanych do korzystania jednostkom podległym B-10 Bc
2013 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń własnych użytkowanych przez jednostki obce B-10 Bc
2014 Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeń na potrzeby własne urzędu B-25 Bc
2015 Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne B-10 Bc
202 Utrzymywanie lokali i pomieszczeń
2020 Utrzymywanie czystości B-2 Bc
2021 Ogrzewanie lokali i pomieszczeń B-2 Bc
2022 Oświetlenie B-2 Bc
2023 Woda, kanalizacja, ścieki itp. B-2 Bc
2024 Dekoracja, flagowanie, estetyka B-2 Bc
203 Ochrona obiektów i mienia
2030 Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach własnych B-5 Bc
2031 Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach jednostek podległych B-5 Bc
2032 Ochrona (strzeżenie) obiektów i mienia własnego oraz jednostek podległych B-5 Bc Dzienniki służb, meldunki itp.
21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
2100 Źródła zaopatrzenia, dostawcy B-2 Bc
2101 Magazynowanie i użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych B-5 Bc
2102 Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych B-3 Bc
2103 Likwidacja środków trwałych B-5 Bc
211 Meble i sprzęt biurowy
2110 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały B-3 Bc
2111 Konserwacja i remonty B-3 Bc
2112 Kasacja i upłynnianie B-5 Bc
212 Maszyny i urządzenia biurowe
2120 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały B-3 Bc
2121 Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna maszyn i urządzeń B-3 Bc Okres przechowywania liczy się od daty kasacji danej maszyny lub urządzenia
213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa
2130 Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej (własnej) A Bc
2131 Ewidencja materiałów i narzędzi B-10 Bc
2132 Magazynowanie materiałów i narzędzi B-10 Bc
2133 Rozliczenia zużycia materiałów B-3 Bc
2134 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B-2 Bc
214 Inwentaryzacja
2140 Inwentaryzacja w urzędzie własnym B-5 Bc
2141 Formularze inwentaryzacyjne (spisy i protokoły) B-5 Bc
2142 Komisje inwentaryzacyjne własne B-5 Bc Składy komisji
2143 Wycena i przecena B-10 Bc
2144 Inwentaryzacje w jednostkach podległych B-3 - Informacje, wyniki
215 Usługi B-5 Bc Usługi świadczone innym instytucjom
22 INWESTYCJE I REMONTY
220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów B-10 Bc
221 Przygotowywanie inwestycji i remontów
2210 Normatywy techniczne projektowania B-5 Bc
2211 Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych B-5 Bc
2212 Zlecenia na wykonanie dokumentacji B-3 Bc
222 Inwestycje budowlane, remonty kapitalne
2220 Dokumentacja (prawna i techniczna) budynków typowych BE-5 Bc Jak w klasie 2010
2221 Dokumentacja (prawna i techniczna) budynków zabytkowych A Bc Jak w klasie 2010
2222 Zlecenia, umowy B-5 Bc
2223 Protokoły odbioru, rozliczenia B-5 Bc Jeden egzemplarz protokołu odbioru inwestycji i notatek należy dołączyć do dokumentacji prawnej i technicznej obiektu - klasa 2010
2224 Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe B-3 Bc
2225 Sprawozdania z realizacji inwestycji BE-5 Bc
2226 Ewidencja inwestycji A Bc
2227 Nadzór inwestycyjny B-5 Bc
2228 Wykonawstwo inwestycji B-5 Bc
223 Remonty bieżące
2230 Dokumentacja ogólna dotycząca spraw remontów B-3 Bc
2231 Wykonawstwo remontów bieżących - umowy, zlecenia B-5 Bc
2232 Zaopatrzenie materiałowe B-5 Bc
2233 Protokoły odbioru, rozliczenia B-5 Bc
23 TRANSPORT
230 Przepisy prawne dotyczące transportu B-10 Bc
231 Zakup i ewidencja środków transportu
2310 Zakupy środków transportu B-5 Bc
2311 Ewidencja własnych środków transportu B-10 Bc
2312 Ewidencja środków transportu jednostek podległych B-10 Bc
2313 Etaty samochodowe własne oraz jednostek podległych B-5 Bc
232 Eksploatacja środków transportu
2320 Przebiegi samochodów osobowych własnych B-3 Bc
2321 Przebiegi samochodów osobowych jednostek podległych B-3 Bc
2322 Remonty kapitalne pojazdów B-3 Bc
2323 Remonty bieżące pojazdów B-3 Bc
2324 Części zamienne, narzędzia, sprzęt B-3 Bc
2325 Paliwo B-3 Bc
2326 Zezwolenia na prowadzenie samochodów służbowych B-5 Bc
2327 Ryczałty samochodowe B-3 Bc
2328 Karty drogowe B-5 Bc
233 Zaplecze techniczne transportu B-3 Bc Garaże, warsztaty, myjnie
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
3 BUDŻET, PODATKI, OPŁATY, RACHUNKOWOŚĆ
30 PLANOWANIE I WYKONYWANIE BUDŻETÓW
300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego BE-10 Bc Jak w klasie 100
301 Budżet powiatu
3010 Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetów B-5 Bc
3011 Budżet zbiorczy, zmiany i realizacja A Bc W tym opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej
3012 Plany finansowe jednostek budżetowych, zmiany i realizacja BE-5 Bc
3013
302 Zadania zlecone
3020 Dotacje celowe budżetu wojewódzkiego na realizację rządowych zadań zleconych B5 Bc
3021 Plany finansowe zadań zleconych BE-5 Bc Założenia i wyliczenia Starostwa
303 Gospodarka pozabudżetowa
3030 Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych B-5 Bc
3031 Opracowania i materiały innych jednostek w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych B-5 Bc
3032 Plany finansowe zakładów budżetowych B-5 Bc
304 Plany finansowania inwestycji i remontów
3040 Plany finansowania inwestycji własnych i ich realizacja B5 Bc
3041 Plany finansowania inwestycji jednostek podległych i ich realizacja B5 Bc
3042 Finansowanie remontów własnych B-5 Bc
3043 Finansowanie remontów jednostek podległych B-5 Bc
305 Fundusze specjalne i celowe, dotacje, subwencje
3050 Ewidencja funduszy specjalnych i celowych B-5 Bc
3051 Realizacja funduszy specjalnych i celowych A Bc
3052 Dotacje B-5 Bc
3053 Nadzór nad wykorzystaniem dotacji przez jednostki dotowane B-5 Bc
3054 Subwencje z budżetu państwa B-5
3055 Subwencje wyrównawcze z budżetu państwa B-5
306 Pożyczki, kredyty
3060 Zasady współpracy z finansującymi bankami A - Umowy, umowy kredytowe i inne ustalenia
3061 Maksymalne kwoty kredytów i pożyczek, zasady ich wykorzystania BE-5 Bc
307 Dochody z majątku powiatowego, dochody i wpłaty powiatowych jednostek organizacyjnych
3070 Dochody z majątku powiatowego B-5 Bc
3071 Dochody powiatowych jednostek organizacyjnych B-5 Bc
3072 Wpłaty powiatowych jednostek organizacyjnych B-5 Bc
308 Emisja obligacji, akcje
3080 Zasady i wysokość emisji obligacji A Bc Własne ustalenia, zewnętrzne - kat. B-5
3081 Techniczne wykonanie emisji obligacji BE-5 Bc
3082 Ewidencja obligacji A -
3083 Zbywanie obligacji i wykup obligacji B-5 Bc
3084 Dochody z udziałów w spółkach prawa handlowego, spółdzielniach, przedsiębiorstwach, bankach B-5 Bc
309 Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne i inne dochody
3090 Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne A Bc
3091 Inne dochody BE-5 Bc Np. spadki, darowizny itp.
31 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
310 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej B-10 Bc
311 Sprawy ogólne dotyczące urządzeń do księgowania B-3 Bc
312 Księgowość budżetowo-finansowa
3120 Dokumentacja księgowa księgowości budżetowej B-5 Bc Księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki itp.
3121 Dowody księgowe księgowości budżetowej B-5 Bc
3122 Dokumentacja księgowa inwestycji B-5 - Jak w klasie 3120
3123 Dowody księgowe inwestycji B-5 Bc Okres przechowywania całości dowodów dotyczących danej inwestycji liczy się od następnego roku po jej rozliczeniu
3124 Dokumentacja księgowa dochodów i wydatków zadań zleconych B-5 - Jak w klasie 3120
3125 Dowody księgowe dochodów i wydatków zadań zleconych B-5 Bc
313 Księgowość podatków i opłat oraz innych należności
3130 Dokumentacja księgowa księgowości podatków i opłat B-5 - Jak w klasie 3120
3131 Dowody księgowe księgowości podatków i opłat B-5 Bc
3132 Dokumentacja księgowa innych należności B-5 Bc Jak w klasie 3120
3133 Dowody księgowe innych należności B-5 Bc
3134
314 Płace, delegacje służbowe
3140 Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac B-5 Bc w tym karty pracy
3141 Listy płac B-50* - *Okres przechowywania wynika z art. 74 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) i może ulec zmianie. Kopie - B-5
3142 Kartoteki wynagrodzeń B-50* - Jak w klasie 3141
3142 Listy innych wynagrodzeń stanowiące podstawę do naliczenia renty lub emerytury B-50* Bc Jak w klasie 3141
3143 Listy zaliczek na wynagrodzenia B-5 Bc
3144 Rozliczenia delegacji służbowych B-5 Bc
3145 Deklaracje podatkowe PIT B-5 -
3146 Deklaracje RMUA B-3 -
3147 Zaświadczenia o zarobkach B3 -
315 Obsługa kasowa
3150 Dokumentacja kasowa B-5 Bc Jak w klasie 3120
3151 Raporty kasowe - oryginały B-5 Bc Kopie - kat. B-2
3152 Uzgodnienia sald B-3 Bc
3153 Depozyty kasowe B-5 Bc
3154 Rewizje i lustracje kasy B-5 Bc
3155 Dowody kasowe B-5 Bc Oryginały KP, KW itp.
316 Nadzór nad rachunkowością, dokumentacją i obsługą kasową
3160 Bieżący nadzór głównego księgowego B-3 Bc
3161 Powoływanie biegłych księgowych, listy biegłych B-10 Bc
32 PODATKI I OPŁATY LOKALNE
320 Przepisy dotyczące podatków i opłat B-10 Bc
321 Rejestracja podatkowa
3210 Materiały rejestracji podatkowej o charakterze ogólnym B-10 Bc
3211 Ewidencja zgłoszeń B-10 Bc
3212 Wykazy kontroli w sprawie rejestracji podatkowej B-10 Bc
3213 Zaświadczenia B-5 Bc
322 Informacje podatkowe
3220 Materiały dotyczące informacji podatkowych B-10 Bc
3221 Ewidencje dotyczące informacji podatkowych B-10 Bc
323 Orzecznictwo w zakresie podatków i opłat
3230 Ogólne zasady orzecznictwa B-10 Bc
3231 Materiały dotyczące ustalania zobowiązań podatkowych B-10 Bc
3232 Ewidencje, rejestry, wykazy B-10 Bc
3233 Odwołania i zażalenia w trybie postępowania podatkowego B-10 Bc
3234 Ulgi i umorzenia B-5 Bc
3235 Przesunięcia terminów płatności B-3 Bc
324 Akta podatkowo-wymiarowe
3240 Ewidencja teczek wymiarowych poszczególnych podatników B-10 Bc
3241 Teczki wymiarowe podatników B-10 Bc
3242 Inne materiały dotyczące akt wymiarowych B-10 Bc
3243 Nadzór nad realizacją zobowiązań B-5 Bc
325 Podatek rolny B-10 Bc Ewidencja, akta wymiarowe
33 EGZEKUCJA ADMINISTRACYJNA
330 Tytuły wykonawcze
3300 Ewidencja i spisy tytułów wykonawczych B-10 -
3301 Zlecenia egzekucyjne i inne materiały podlegające włączeniu do tytułów wykonawczych B-10 Bc
331 Przydział tytułów wykonawczych poborcom i inspektorom skarbowym
3310 Przydział, rejestracja i odbiór tytułów wykonawczych od inspektorów i poborców skarbowych B-5 Bc
3311 Wyniki pracy inspektorów skarbowych i poborców skarbowych B-10 Bc
3312 Wewnętrzna kontrola załatwianych spraw przez inspektorów i poborców skarbowych B-10 Bc
332 Zażalenia B-10 Bc
34 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY
340 Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargów BE-10 Bc Jak w klasie 300
341 Kryteria oceny ofert BE-5 Bc Do kat. A zalicza się własne ustalenia i wytyczne
342 Zamówienia publiczne
3420 Powoływanie komisji B-5 Bc
3421 Wybór oferty B-5 Bc Dla każdego zamówienia prowadzi się odrębną teczkę zawierającą materiały kontrahentów, opinie komisji i decyzje. Okres przechowywania liczy się od daty realizacji przedsięwzięcia
343 Przetargi
3430 Powoływanie komisji B-5 Bc
3431 Wybór oferty B-5 Bc Jak w klasie 3421
344 Konkurs ofert B-5 Bc Oferty i decyzje o wyborze jednej z nich. Dla każdego zlecenia prowadzi się odrębne teczki.
345 Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestów B-5 -
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK, OŚWIATA Poszczególne placówki upowszechniania kultury, sportu, oświaty itp. powinny posiadać własne szczegółowe wykazy akt przygotowane w oparciu o analogiczne przepisy właściwych rzeczowo resortów
40 UPOWSZECHNIANIE KULTURY
400 Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury BE-10 Bc Jak w klasie 100
401 Ewidencja placówek upowszechniania kultury zarządzanych przez władze powiatu A - W tym protokoły przekazania i przejęcia
402 Organizacja i programy upowszechniania kultury
4020 Plany i programy upowszechniania kultury A Bc
4021 Organizacja jednostek upowszechniania kultury A Bc W tym bibliotek powiatowych. Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę
4022 Współdziałanie w zakresie upowszechniania kultury i placówek upowszechniania kultury B-5 Bc
4023 Nadzór nad działalnością instytucji artystycznych i placówek upowszechniania kultury B-5 Bc
4024 Wydawanie zezwoleń na publiczną działalność rozrywkową i artystyczną B-5 Bc
4025 Organizacja sieci kin i rozpowszechnianie filmów BE-5 Bc
4026 Gospodarowanie środkami budżetowymi przeznaczonymi na realizację zadań w sferze kultury i sztuki B-5 Bc
403 Ochrona dóbr kultury
4030 Decyzje i postanowienia starosty, wytyczne konserwatorskie dla dóbr kultury ruchomych i nieruchomych A Bc
4031 Ewidencja ruchomych dóbr kultury A Bc W tym ewidencja zabytków ruchomych. Dla każdego obiektu zakłada się w miarę potrzeb odrębną teczkę
4032 Ewidencja nieruchomych dóbr kultury A Bc W tym ewidencja zabytków nieruchomych. Jak w klasie 4031
4033 Gospodarowanie środkami budżetowymi przeznaczonymi na realizację zadań w sferze ochrony dóbr kultury B5 Bc
404 Amatorski ruch artystyczny i sztuka ludowa
4040 Amatorskie zespoły artystyczne BE-5 Bc Ewidencja, pomoc materialna i organizacyjna
4041 Twórcy ludowi A Bc Jak w klasie 4040
405 Współdziałanie ze związkami i stowarzyszeniami twórców BE-5
41 SPORT, KULTURA FIZYCZNA
410 Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej B-10 Bc
411 Ewidencja obiektów sportowych i rekreacyjnych pozostających w gestii powiatu A - w tym protokoły przekazania i przejęcia
412 Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji A Bc
413 Wychowanie fizyczne i sport masowy
4130 Współdziałanie i wspieranie stowarzyszeń kultury fizycznej B-3 Bc
4131 Nadzór nad systemem rozgrywek sportowych B-3 Bc
4132 Realizacja zadań w zakresie sportu i kultury fizycznej BE-5 Bc
4133 Współdziałanie w zakresie przygotowania kadr, organizacji konkursów, współzawodnictwa i sportu inwalidów B-3 Bc
4134 Propagowanie i upowszechnianie masowego ruchu sportowego B-3 Bc
4135 Gospodarowanie środkami budżetowymi na realizację zadań w sferze kultury fizycznej B-5 Bc
414 Stowarzyszenia kultury fizycznej, związki sportowe
4140 Ewidencja uczniowskich klubów sportowych A -
4141 Nadzór nad działalnością lokalnych związków sportowych i stowarzyszeń kultury fizycznej A Bc
4142 Pomoc organizacyjna i finansowa związków sportowych i organizacji kultury fizycznej BE-5 Bc
415 Baza i sprzęt sportowy
4150 Eksploatacja bazy sportowej B-5 Bc
4151 Wypożyczalnie sprzętu sportowego i turystycznego B-5 Bc
42 TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
420 Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku B-10 Bc
421 Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku i ich realizacja A Bc
422 Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe
4220 Współdziałanie ze stowarzyszeniami turystycznymi B-5 Bc
4221 Gospodarowanie środkami budżetowymi na realizację zadań w sferze turystyki i wypoczynku B-5 Bc
4222 Realizacja zadań w dziedzinie turystyki i wypoczynku B-5 Bc
4223
423 Obsługa ruchu turystycznego B-5 Bc
43 OŚWIATA
430 Przepisy prawne dotyczące oświaty BE-10 Bc Jak w klasie 400. Możliwy dalszy podział na podteczki dotyczące poszczególnych grup przepisów.
431 Organizacja oświaty publicznej
4310 Ewidencja placówek oświaty publicznej A -
4311 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja liceów ogólnokształcących i zawodowych A Bc Dokumentacja formalnoprawna
4312 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja szkół specjalnych A Bc Jak w klasie 4311
4313 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja zespołów szkół A Bc Jak w klasie 4311
4314 Tworzenie, przekształcanie i likwidacja innych placówek oświatowych A Bc Jak w klasie 4311
432 Organizacja oświaty niepublicznej
4320 Rejestr niepublicznych placówek oświatowych A -
4321 Zaświadczenia o wpisaniu do rejestru niepublicznych placówek oświatowych A Bc Teczka zawiera zaświadczenie i całość dokumentacji niezbędnej do uzyskania zaświadczenia. Możliwy dalszy podział na podteczki według rodzaju placówek oświatowych (przedszkola, szkoły podstawowe itd.).
4322 Decyzje o odmowie wpisu do rejestru niepublicznych placówek oświatowych BE-5 Bc Jak w klasie 4321
4323 Decyzje o skreśleniu z rejestru niepublicznych placówek oświatowych A Bc Jak w klasie 4321
4324 Nadawanie placówkom niepublicznym statusu szkół publicznych A Bc Jak w klasie 4321
433 Organizacja pracy szkół
4330 Sieć szkolna, rejonizacja A Bc
4331 Organizacja roku szkolnego A Bc Arkusze organizacyjne szkół
4332 Dni wolne od nauki B-3 Bc Ferie, rekolekcje wielkopostne itp.
4333 Zajęcia pozalekcyjne, imprezy, sport, turystyka, wypoczynek B-5 Bc
4334 Eksperymenty naukowe, innowacje BE-10 Bc
4335 Porozumienia, umowy, działalność gospodarcza B-5 Bc
4336 Druki szkolne B-3 Bc
4337 Nadzór nad działalnością szkół publicznych i niepublicznych w zakresie realizacji powierzonych zadań B5 Bc
434 Organizacja pracy innych placówek oświatowych
4340 Programy pracy i ich realizacja BE-5 Bc
4341 Nadzór nad działalnością innych placówek oświatowych w zakresie realizacji powierzonych zadań BE-5 Bc
435 Uroczystości i święta w placówkach oświatowych BE-5
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
5 SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE, BEZPIECZEŃSTWO, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ
50 SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE
500 Przepisy prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich B-10 Bc
501 Sprawy społeczne
5010 Repatrianci i ich sprawy BE-10 Bc
5011 Mniejszości narodowe BE-10 Bc
5012 Zbiórki publiczne (zezwolenia) BE-5 Bc Zbiórki funduszy na określone cele
5013 Zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców B-10 Bc Przygotowywanie dokumentacji dla organów podejmujących decyzje
5014 Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach społecznych B-5 Bc
5015 Odznaki B-10 Bc
502 Decyzje i nadzór w sprawach zgromadzeń i imprez masowych BE-5 Bc
503 Obywatelstwo - oświadczenia w sprawie wyboru, nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego B-50 Bc
504 Zmiany imion lub nazwisk
5040 Zmiana imion i nazwisk B-50 Bc
5041 Odwołania w sprawach zmiany imion i nazwisk B-50 Bc
5042 Zameldowania do właściwych urzędów o dokonanych zmianach imion lub nazwisk B-5 Bc
5043 Sprawy konsularne B-10 Bc
505 Nadzór nad stowarzyszeniami
5050 Ewidencja stowarzyszeń działających na terenie powiatu A -
5051 Nadzór nad stowarzyszeniami i postępowanie rejestrowe A Bc Opinie dla sądów rejestrowych, statuty itp. Dla każdego stowarzyszenia prowadzi się odrębną teczkę
51 SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY. OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
510 Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku publicznego B-10 Bc
511 Sprawy wojskowe
5110 Komisje poborowe i ich działalność B-5 Bc W tym nadzór nad pracą komisji poborowych
5111 Ćwiczenia wojskowe i mobilizacja B-10 Bc Organizacja doręczania i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz w czasie mobilizacji i wojny
512 Bezpieczeństwo i porządek publiczny
5120 Zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego B-5 Bc
5121 Współdziałanie z organami wymiaru sprawiedliwości B-5 Bc
5122 Współdziałanie z policją, strażami miejskimi i innymi służbami porządkowymi i kontrolnymi B-5
5123 Rejestr wniosków do kolegium B-2 Bc
5124 Nakazy administracyjne B-5 Bc
513 Ochrona informacji niejawnych B-5 Bc Protokoły kontroli, sprawozdania itp.
52 SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA
520 Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej B-5 Bc
521 Terenowe komitety obrony
5210 Organizacja i struktura komitetów obrony B-10 Bc
5211 Obsługa komitetu obrony B-5 Bc
522 Obrona cywilna
5220 Organizacja formacji obrony cywilnej B-10 Bc
5221 Baza służąca obronie cywilnej B-50 Bc
5222 Plany obrony cywilnej A Bc
5223 Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności A Bc
5224 Nadzór nad organizacją i realizacją zadań obrony cywilnej oraz jej koordynowanie B-3 Bc
5225 Łączność alarmowa B-5 Bc
523 Świadczenia na rzecz obronności B-10 Bc Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obrony cywilnej
53 OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE. SYSTEM RATOWNICZO-GAŚNICZY. ZAPOBIEGANIE KLĘSKOM ŻYWIOŁOWYM
530 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych i zespołów do spraw ochrony przeciwpożarowej

i ratownictwa

B-10 Bc
531 Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja
5310 Sieć zawodowych straży pożarnych i współdziałanie z jej jednostkami B-10 Bc
5311 Sieć i organizacja ochotniczych straży pożarnych B-10 Bc
5312 System ratownictwa technicznego, chemicznego, ekologicznego i medycznego B-10 Bc Także ewidencja służb, straży i itp. podmiotów biorących udział w działaniach ratowniczych
532 Powiatowe zespoły do spraw ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa
5320 Centra zarządzania kryzysowego, organizacja i zasady prowadzenia akcji ratowniczej A Bc Organizacja, skład zespołów, kierowanie na wypadek sytuacji nadzwyczajnych zagrożeń życia, zdrowia lub środowiska
5321 Systemy łączności, alarmowania i współdziałania w działaniach ratowniczych na obszarze powiatu B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji dokumentacji. W tym także koordynacja działań jednostek straży pożarnej, służb ratowniczych i innych inspekcji, straży i instytucji w wypadku zagrożenia
5323 Analizowanie i prognozowanie lokalnych zagrożeń A Bc W zakresie pożarów, klęsk żywiołowych i innych
5324 Analizy sił i środków systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze powiatu BE-5 Bc
5325 Profilaktyka przeciwpożarowa B-5 Bc Akcje propagandowe, kontrole doraźne itp.
5326 Zapobieganie klęskom żywiołowym BE-5 Bc Działania profilaktyczne w tym zakresie
54 KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO
540 Komunikacja, drogownictwo, transport
541 Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu BE-10 Bc Jak w klasie 100
542 Bezpieczeństwo ruchu drogowego
5420 Nadzór nad organizacją ruchu na drogach publicznych B-5 Bc
5421 Współpraca z innymi instytucjami w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego B-5 Bc
5422 Znaki drogowe B-3 Bc
5423 Sygnalizacja drogowa i oświetlenie ulic B-3 Bc
5424 Wypadki drogowe B-5 Bc
5425 Linie komunikacyjne - ewidencja B-3 Bc
5426 Rozkłady jazdy B-2 Bc
543 Komunikacja miejska
5430 Sieć linii komunikacji miejskiej A Bc
5431 Przystanki komunikacji miejskiej, zmiany tras B-3 Bc
5432 Bilety, opłaty B-5 Bc
5433 Ustalanie opłat z tytułu kosztów urządzenia ulic i placów komunalnych B-5 Bc
5434 Eksploatacja taboru B-3 Bc
544 Zezwolenie na wykorzystanie pasa drogowego dróg publicznych w sposób szczególny
5440 Lokalizacje reklam i drobnych placówek handlowych B-3 Bc
5441 Zawody sportowe, akcje protestacyjne, uroczystości religijne B-3 Bc
5442 Remonty i renowacje nawierzchni i torowisk B-3 Bc
5443 Inne B-3 Bc
55 TRANSPORT
550 Ewidencja i rejestracja pojazdów
5500 Ewidencja i rejestracja pojazdów samochodowych B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wycofania pojazdu z rejestru pojazdów. W skład akt wchodzi dokumentacja określona w ustawie Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 1997 r. Nr 98, poz. 602)
5501 Ewidencja innych pojazdów B-5 Bc Jak w klasie 5500
551 Przeglądy techniczne pojazdów, diagnostyka, szkolenie kierowców
5510 Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów B-50 Bc Rejestry, dokumentacja podstawowa
5511 Wydawanie i cofanie uprawnień do prowadzenia stacji diagnostycznych B-10 Bc Rejestry, dokumentacja formalnoprawna. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia uprawnień
5512 Okresowe kontrole stacji diagnostycznych B-3 Bc
5513 Ograniczanie zakresu badań prowadzonych przez stacje diagnostyczne B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty podjęcia decyzji w przedmiotowych sprawach
5514 Kursy kwalifikacyjne dla instruktorów nauki jazdy B-5 0 Bc Absolwenci, protokoły egzaminacyjne
5515 Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów B-10 Bc Jak w klasie 5511
5516 Nadzór nad szkoleniem kierowców B-3 Bc
5517 Wydawanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie szkoleń dla przyszłych kierowców B-10 Bc Jak w klasie 5511
552 Prawa jazdy, świadectwa kwalifikacyjne, uprawnienia
5520 Akta ewidencyjne osób, którym wydano prawa jazdy lub świadectwa kwalifikacyjne, odmówiono wydania takich dokumentów lub je zatrzymano Bx* - Jak w klasie 5500 oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z 19.06.1999 (Dz. U. z 1999 r. Nr 58, poz. 621). Okres przechowywania ubiega wraz ze zgonem osoby, której akta dotyczą
5521 Karty kierowców Bx* - Jak w klasie 5520. Od 2004 r. prowadzi się w systemie komputerowym
5522 Ewidencja osób bez uprawnień Bx* - Jak w klasie 5520
5523 Rejestry praw jazdy, wtórników lub pozwoleń B-10 - Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji rejestru
5524 Wydawanie uprawnień dla egzaminatorów na prawa jazdy kategorii "T" B-50 Bc Jak w klasie 5510
5525 Egzaminy państwowe na prawa jazdy kategorii "T" B-50 Bc Dokumentacja, protokoły z egzaminów
5526 Uprawnienia do kierowania rowerem, motorowerem i pojazdem zaprzęgowym B-10 Bc Egzaminy, dokumentacja uprawnionych
5527 Utrzymanie punktów egzaminacyjnych i sprzętu do egzaminów na prawo jazdy kat. "T" B-5 Bc
553 Koncesje na świadczenie usług przewozowych
5530 Zasady udzielania koncesji B-5 Bc
5531 Wydane koncesje i wnioski koncesyjne B-5 Bc
5532 Rejestry wydanych koncesji BE-10 - Okres przechowywania liczy się od daty całkowitej dezaktualizacji
554 Gospodarka i zarządzanie drogami lądowymi i wodnymi
5540 Planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg i mostów B-10 Bc
5541 Funkcjonowanie systemu komunikacyjnego i jego rozbudowa B-10 Bc
5542 Ewidencja dróg lądowych i mostów A Bc
5543 Tereny pod budowę dróg i mostów B-5 Bc
5544 Walka z zaśnieżeniem, gołoledzią itp. B-5 Bc
5545 Ewidencja dróg wodnych i urządzeń na drogach A Bc
5546 Planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg wodnych B10 Bc
555 Lokalne szlaki kolejowe
5550 Nadzór nad organizacją ruchu B-3 Bc
5551 Współpraca z innymi instytucjami w zakresie bezpieczeństwa ruchu B-3 Bc
5552 Sygnalizacja świetlna, znaki ostrzegawcze, zapory i przejazdy B-5 Bc
5553 Wypadki kolejowe B-5 Bc
56 ŁĄCZNOŚĆ
560 Przepisy prawne dotyczące łączności B-10 Bc
561 Zaopatrzenie w sprzęt do łączności
5610 Plany zaopatrzenia w sprzęt i materiały łączności B-5 Bc
5611 Ewidencja sprzętu i materiałów łączności B-3 Bc
5612 Eksploatacja sprzętu i materiałów łączności B-3 Bc
5613 Remonty i naprawy sprzętu łączności B-3 Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
6 ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
60 GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA
600 Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii B-10 Bc
601 Obrót nieruchomościami rolnymi
6010 Ewidencja, dokumentacja podstawowa nieruchomości A Bc
6011 Podziały, rozgraniczenia nieruchomości B-5 Bc
6012 Zmiany rodzaju użytkowania nieruchomości B-5 Bc
6013 Gospodarka i obrót nieruchomościami B-5 Bc
6014 Sprawy socjalne rolników i ich rodzin B-5 Bc
6015 Przyjmowanie i przekazywanie nieruchomości rolnych A B-10
6016 Regulowanie prawa własności gospodarstw rolnych A B-10
6017 Scalanie i wymiana gruntów A B-10
6018 Ochrona gruntów rolnych B-5 Bc
602 Produkcja roślinna
6020 Programowanie produkcji roślinnej B-5 Bc
6021 Rejonizacja upraw i struktura zasiewów A Bc
6022 Nadzór nad produkcją roślinną B-5 Bc
6023 Ochrona roślin uprawnych przed chorobami B-5 Bc
603 Produkcja zwierzęca
6030 Nadzór nad produkcją zwierzęcą B-5 Bc
6031 Gospodarka handlowa w produkcji zwierzęcej B-5 Bc
6032 Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką B-5 Bc
6033 Rejestracja sprzętu pływającego służącego do połowu ryb B5 Bc
604 Nadzór weterynaryjny B-5 Bc Nadzór nad zwalczaniem zaraźliwych chorób zwierzęcych
61 LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY
610 Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej i ochrony przyrody BE-10 Bc Jak w klasie 100
611 Gospodarka leśna
6110 Ustalanie kierunków rozwoju leśnictwa A Bc
6111 Zmiany przeznaczenia gruntów leśnych na cele nierolnicze i nieleśne B-5 Bc
6112 Sprawy ochrony lasów B-5 Bc
612 Łowiectwo, rybołówstwo
6120 Gospodarka łowiecka - plany B-5 Bc
6121 Nadzór nad administrowaniem łowiectwa B-5 Bc
6122 Szacowanie szkód łowieckich B-5 Bc
6123 Wydawanie kart wędkarskich B-3 Bc Rejestr wydanych kart wędkarskich, dokumentacja do wydanych kart. Okres

przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji rejestru

6124 Powiatowe służby ochrony wód i gospodarki łowieckiej A Bc Organizacja, zasady działania
613 Ochrona przyrody
6130 Ewidencja pomników przyrody, stanowisk dokumentacyjnych, użytków ekologicznych i zespołów przyrodniczo-krajobrazowych A Bc
6131 Parki krajobrazowe A Bc Ewidencja, tworzenie. Administracje powinny stosować własne wykazy akt
6131 Ochrona roślin B-5 Bc
6132 Ochrona zwierząt B-5 Bc
62 GOSPODARKA WODNA
620 Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej B-10 Bc
621 Sprawy techniczne
6210 Projekty budowlanych obiektów wodnych BE-5 Bc
6211 Opinie i uzgodnienia projektów technicznych z zakresu gospodarki wodnej i ochrony wód BE-5 Bc
6212 Spółki wodne B-10 Bc
622 Ochrona wód, pozwolenia wodnoprawne
6220 Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód B-5 Bc
6221 Decyzje w sprawach czystości wód B-5 Bc
6222 Kontrola i nadzór gospodarki wodnej B-5 Bc
6223 Pozwolenia wodnoprawne na szczególne wykorzystanie wód B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pozwolenia
6224 Pozwolenia wodnoprawne na wykonanie urządzeń wodnych B-5 Bc Jak w klasie 6223
623 Ochrona przeciwpowodziowa B-5 Bc
63 PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
630 Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu B-5 Bc
631 Sieć zakładów przemysłowych i usługowych
6310 Ewidencja zakładów przemysłowych i usługowych A Bc
6311 Założenia polityki gospodarczej A Bc
6312 Analizy i oceny przedsięwzięć gospodarczych A Bc
6313 Programowanie i planowanie inwestycji przemysłowo-usługowych BE-5 Bc
6314 Nadzór i kontrola działalności przedsiębiorstw i zakładów usługowych B5 Bc
6315 Ustalanie czasu pracy placówek usługowych i handlowych B-5 Bc
6316 Przedsiębiorstwa zagraniczne B-5 Bc
632 Zezwolenia, koncesje, decyzje, zgłoszenia
6320 Pozwolenia (licencje, koncesje) na prowadzenie działalności przemysłowej B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pozwolenia (licencji, koncesji)
6321 Pozwolenia (licencje, koncesje) na prowadzenie działalności usługowej B-10 Bc Jak w klasie 6320
6322 Pozwolenia (licencje, koncesje) na prowadzenie działalności handlowej B-10 Bc Jak w klasie 6320
6323 Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z pozwoleniem (licencją, koncesją) B-5 Bc
6324 Zaświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej B-5 Bc
6325 Decyzje o wykreśleniu podmiotu gospodarczego B-5 Bc
6326 Umowy partycypacyjne B-10 Bc
6327 Rejestry wydanych zezwoleń, licencji i koncesji BE-10 - Okres przechowywania liczy się od daty całkowitej dezaktualizacji
633 Działalność handlowa
6330 Nadzór nad działalnością placówek handlowych B-5 Bc
6331 Targowiska B-5 Bc
6332 Analizy i oceny organizacji zaopatrzenia ludności BE-5 Bc
6333 Nadzór i realizacja przepisów dotyczących sprzedaży napojów alkoholowych B-5 Bc
634 Ochrona praw konsumenckich
6340 Powiatowy (miejski rzecznik konsumentów) A Bc Zasady organizacji i działania
6341 Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich B-3 Bc
6342 Sprawy procesowe z zakresu ochrony praw konsumenckich B-10 Bc
6343 Współdziałanie z władzami nadrzędnymi i innymi władzami w zakresie ochrony praw konsumenckich BE-5 Bc
6344 Inicjatywy w zakresie zmian prawa miejscowego B-2 Bc
635 Prywatyzacja przedsiębiorstw
6350 Metody analiz i wyceny wartości przedsiębiorstw A Bc
6351 Wycena wartości rynkowej przedsiębiorstw bądź ich części A Bc
6352 Dokumentacja formalnoprawna dotycząca przekształcenia własnościowego przedsiębiorstw samorządowych A Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
7 GOSPODARKA POWIATU, MAJĄTEK POWIATU I SKARBU PAŃSTWA. GOSPODARKA KOMUNALNA, GRUNTAMI I NIERUCHOMOŚCIAMI, BUDOWNICTWO, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA
70 MAJĄTEK POWIATU I SKARBU PAŃSTWA
700 Majątek powiatu
7000 Ewidencja majątku powiatu, rejestr A Dokumentacja prawna i techniczna
7001 Zbywanie i zamiana majątku powiatu B-25 Bc Dokumentacja formalnoprawna Podstawowe decyzje - w protokółach Rady Powiatu
7002 Dzierżawa, najem, użyczenie lub oddanie w trwały zarząd majątku powiatu B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy dzierżawy, zmiany decyzji. Dla każdej sprawy prowadzi się odrębna teczkę
7003 Użytkowanie wieczyste majątku powiatu, jego znoszenie i przekształcanie w prawo własności BE-25 Bc Jak w klasie 7002
7004 Zarządzanie majątkiem powiatu B-10 Bc Zawiera dokumentację nie objętą poprzednimi klasami
701 Majątek Skarbu Państwa
7010 Ewidencja majątku skarbu państwa pozostającego w gestii starosty A
7011 Zbywanie, nabywanie i zamiana majątku Skarbu Państwa A Bc Decyzje starosty
7012 Dzierżawa, najem, użyczenie lub oddanie w trwały zarząd majątku Skarbu Państwa B-5 Bc Jak w klasie 7003
7013 Użytkowanie wieczyste majątku Skarbu Państwa, jego znoszenie i przekształcanie w prawo własności A Bc Jak w klasie 7012
7014 Zarządzanie majątkiem Skarbu Państwa B-10 Bc Jak w klasie 7004
71 GOSPODARKA KOMUNALNA
710 Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej B-5 Bc
711 Urządzenia komunalne
7110 Analizowanie i prognozowanie rozwoju urządzeń komunalnych BE-5 Bc
7111 Ewidencja urządzeń komunalnych naziemnych A Bc
7112 Ewidencja urządzeń komunalnych podziemnych A Bc
7113 Inwentaryzacja urządzeń komunalnych A Bc
7114 Opłaty za korzystanie z urządzeń komunalnych B-5 Bc
7115 Nadzór nad eksploatacją i konserwacja urządzeń komunalnych B-5 Bc
712 Inwestycje komunalne
7120 Planowanie i opiniowanie inwestycji komunalnych BE-5 Bc
7121 Udział w kosztach inwestycji komunalnych B-5 Bc
7122 Rejestr dokumentacji inwestycyjnej B-5
713 Inwestycje powiatowej infrastruktury technicznej i społecznej. Remonty kapitalne i bieżące Dotyczy m.in. oczyszczalni ścieków, wodociągów, placówek oświatowych, szpitali itd.
7130 Dokumentacja techniczna - przetargi, zlecenia, umowy B-5 Bc Dokumentacja techniczna jest przechowywana u użytkownika - zobacz klasa 2010
7131 Wykonawstwo - przetargi, zlecenia, umowy B-5 Bc
7132 Protokoły odbioru, rozliczenia B-5 Bc Jak w klasie 2223
7133 Nadzór inwestorski B-5 Bc Jak w klasie 2223
7134 Wykonawstwo remontów bieżących B-5 Bc Umowy, zlecenia, zaopatrzenie materiałowe, protokoły odbioru, rozliczenia
714 Usługi komunalne
7140 Ewidencja przedsiębiorstw i zakładów świadczących usługi komunalne B-10 Bc
7141 Organizacja przedsiębiorstw i zakładów świadczących usługi komunalne B-10 Bc
7142 Nadzór nad przedsiębiorstwami i zakładami świadczącymi usługi komunalne B-5 Bc
715 Cmentarze i grobownictwo
7150 Nadzorowanie organizowania i sprawowania opieki nad cmentarzami wojennymi i grobami poległych BE-5 Bc
7151 Ewidencja cmentarzy komunalnych A Bc
7152 Otwieranie, zamykanie, poszerzanie i likwidacja cmentarzy BE-5 Bc
7153 Ekshumacja zwłok, przewożenie zwłok B-5 Bc
7154 Ustalanie opłat za miejsca na cmentarzu i korzystanie z urządzeń cmentarnych B-10 Bc
7155 Utrzymanie cmentarzy B-5 Bc
716 Utrzymanie czystości na terenie powiatu
7160 Zarządzenia dotyczące utrzymania czystości B-5 Bc
7161 Opłaty związane ze świadczeniem usług związanych z utrzymaniem czystości B-10 Bc
7162 Parki, zieleńce, trawniki i ich utrzymanie B-5 Bc
7163 Lasy komunalne B-5 Bc
7164 Wysypiska śmieci, kontrola, utrzymanie B-5 Bc
7165 Dzikie wysypiska śmieci B-5 Bc
7166 Analizy stanu sanitarnego powiatu B-5 Bc
72 GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
720 Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami
721 Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości
7210 Ewidencja terenów nierolniczych A Bc
7211 Ewidencja nieruchomości A Bc
7212 Listy rzeczoznawców majątkowych B-10 Bc
722 Gospodarka nieruchomościami
7220 Nabywanie nieruchomości A Bc Dokumentacja formalnoprawna
7221 Wywłaszczanie nieruchomości, zwrot wywłaszczonych nieruchomości BE-25 Bc Dokumentacja formalnoprawna wywłaszczeń
7222 Ustalanie wysokości odszkodowań oraz wypłaty odszkodowań B-25 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia roszczeń
7223 Zamiana gruntów, zmiana użytkowania A Bc
7224 Zagospodarowywanie gruntów nierolniczych, uzbrojenie terenu BE-5 Bc
7225 Darowizny, spadkobrania BE-25 Bc Dokumentacja formalnoprawna
7226 Ustalanie opłat i czynszów dzierżawnych B-10 Bc
7227 Rekompensata za mienie pozostawione poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej B-25 Bc Jak w klasie 7222
723 Grunty pod budownictwo mieszkaniowe
7230 Dokumentacja terenowo-prawna A Bc
7231 Plany szczegółowe dla gruntów pod budownictwo mieszkaniowe BE-10 Bc
724 Nadzór nad zarządzaniem gruntami
7240 Organizacja zarządzania gruntami B-10 Bc
7241 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami B-5 Bc
725 Ogródki działkowe
7250 Plany rozwoju ogródków działkowych B-5 Bc
7251 Tworzenie, poszerzanie i likwidacja ogródków działkowych B-5 Bc
7252 Pomoc w uzbrojeniu terenu ogródków działkowych B-5 Bc
7253 Samorząd ogródków działkowych B-5 Bc
7254 Sprzedaż ogródków działkowych BE-10 Bc
73 BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA
730 Przepisy prawne dotyczące urbanistyki, budownictwa i architektury B-10 Bc
731 Programy prac urbanistycznych i ich realizacja A Bc
732 Planowanie przestrzenne
7320 Analizy i studia z zakresu zagospodarowania przestrzennego obszaru powiatu i jego rozwoju A Bc
7321 Kopie uchwalonych planów zagospodarowania przestrzennego przekazywane z gmin B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji planu
733 Lokalizacja inwestycji
7330 Wskazania lokalizacyjne dla inwestycji o charakterze powiatowym i lokalnym B-10 Bc
7331 Opinie i decyzje lokalizacji ogólnych A Bc
7332 Opinie i decyzje lokalizacji szczegółowych A Bc
7333 Ewidencja i rejestracja lokalizacji A Bc
7334 Opiniowanie projektów inwestycyjnych BE-5 Bc
7335 Wytyczne i decyzje koordynacyjne B-5 Bc
734 Organizacja służb projektowania i budownictwa
7340 Organizacja służb projektowania B-5 Bc
7341 Organizacja służb budownictwa B-5 Bc
7342 Rozdział zadań i środków B-5 Bc
7343 Stwierdzanie posiadania przygotowania zawodowego do pełnienia samodzielnych funkcji w budownictwie B-5 Bc
7344 Zespoły usług projektowych B-5 Bc
735 Nadzór architektoniczno-budowlany
7350 Zatwierdzanie projektów budowlanych B-5 Bc
7351 Pozwolenia na budowę i rozbiórkę B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty zburzenia obiektu. Rejestry wydanych zezwoleń kat. A. Przechowywaniu podlega także dokumentacja techniczna będąca podstawą wydania zezwolenia - zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. Nr 89 z 1994 r., poz. 414)
7352 Zgłoszenia robót budowlanych B-10 Bc
7353 Pozwolenia na użytkowanie i zawiadomienia o zakończeniu budowy BE-50 Bc
7354 Pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania B-10 Bc
7355 Samowola budowlana i użytkowa B-10 Bc
7356 Utrzymanie obiektów B-10 Bc
7357 Interwencje w sprawie nadzwyczajnych zagrożeń budowlanych B-10 Bc
74 GEODEZJA I KARTOGRAFIA
740 Przepisy dotyczące geodezji i kartografii B-10 Bc W szczególności rozporządzenie MSWiA z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny... (Dz. U. Nr 49, poz. 493)
741 Powiatowa baza danych krajowego systemu informacji o terenie A - Prowadzenie, aktualizacja
742 Powszechna taksacja nieruchomości, tabele i mapy taksacyjne A - Jak w klasie 741
743 Ewidencja gruntów i budynków
7430 Ewidencja gruntów i budynków A Bc
7431 Osnowa geodezyjna, mapa zasadnicza i mapy topograficzne A -
7432 Aktualizacja bieżącej mapy zasadniczej B-10 -
7433 Nazewnictwo ulic, placów, parków itp. A Bc
7434 Rozgraniczenia nieruchomości A Bc
7435 Podziały nieruchomości A Bc
7436 Nadzór nad ewidencją gruntów B-10 Bc
7437 Klasyfikacja gleboznawcza gruntów A -
7438 Ewidencja gruntów rolnych, zmiany i aktualizacja
7439 Ustalanie linii brzegu A Bc
744 Prace geodezyjne i kartograficzne - urządzenia podziemne
7440 Ewidencja urządzeń podziemnych A Bc
7441 Dokumentacja urządzeń podziemnych A Bc
7442 Decyzje i zezwolenia dotyczące urządzeń podziemnych B-10 Bc
7443 Prowadzenie robót związanych z urządzeniami podziemnymi B-5 Bc
745 Wykonawstwo geodezyjne. Nadzór i kontrola nad pracami geodezyjnymi
7450 Organizacja geodezyjnych jednostek wykonawczych B-10 Bc
7451 Nadzór nad pracami geodezyjnymi B-5 Bc
7452 Znaki geodezyjne i ich ochrona B-5 Bc
7453 Zezwolenia na prowadzenie prac geodezyjnych B-5 Bc
7454 Gospodarowanie Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym B-5 Bc
7455 Pomiary geodezyjne gruntów rolnych B-5 Bc
7456 Zlecenia pomiarów gruntów rolnych B-2 Bc
746 Dokumentacja geodezyjna podziału administracyjnego
7460 Projektowanie zmian w podziale administracyjnym B-10 Bc
7461 Wykazy jednostek i ich powierzchnie A Bc
7462 Operat podziału administracyjnego A Bc
75 GEOLOGIA
750 Przepisy prawne dotyczące geologii B-10 Bc
751 Geologia surowcowa BE-10 Bc
752 Hydrogeologia BE-10 Bc
753 Geologia inżynierska BE-10 Bc
76 OCHRONA ŚRODOWISKA
760 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska B-10 Bc
761 Normatywy i wskaźniki dotyczące ochrony środowiska BE-10 Bc Jak w klasie 100. Normatywy dot. powierzchni ziemi i kopalin, wód i środowiska morskiego, powietrza, świata roślinnego i zwierzęcego, walorów krajobrazowych i wypoczynkowych, ochrony zieleni, hałasu, wibracji i promieniowania. W miarę potrzeb dla każdego typu normatywów można prowadzić odrębne teczki
762 Nowe przedsięwzięcia z zakresu ochrony środowiska
7620 Plany i programy przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska A Bc
7621 Nowoczesne techniki i technologie ograniczające zanieczyszczenie środowiska, ich wdrażanie i popularyzacja B-5 Bc
7622 Popularyzacja i propaganda w dziedzinie ochrony środowiska B-5 Bc
7623 Recykling B-5
763 Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska
7630 Badania, analizy i oceny jakości środowiska A Bc
7631 Współpraca z wojewódzkimi inspektoratami ochrony środowiska i inspekcją sanitarną B-5 Bc
7632 Tworzenie obszarów ograniczonego użytkowania BE-5 Bc
7633 Uzgadnianie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu

oraz projektów budowlanych inwestycji mogących pogorszyć stan środowiska

BE-10 Bc
764 Organizacja ochrony środowiska
7640 Ewidencja potencjalnych źródeł zanieczyszczenia środowiska A Bc
7641 Ewidencja obiektów inżynierskich służących ochronie środowiska B-5 Bc
7642 Bilans źródeł zanieczyszczeń środowiska A Bc
7643 Budowa, remonty, eksploatacja obiektów służących ochronie środowiska B-5 Bc
7644 Ustalanie warunków wprowadzania zanieczyszczeń do środowiska BE-5 Bc
7645 Decyzje i postanowienia w sprawie zakazu lub ograniczenia wprowadzania zanieczyszczeń do środowiska B-5 Bc
7646 Straże ochrony przyrody BE-5 Bc
765 Ustalanie i wpływy z opłat z tytułu gospodarczego korzystania ze środowiska B-10 Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, UCHODŹCY
80 OCHRONA ZDROWIA
800 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia B-10 Bc
801 Plany i programy ochrony zdrowia Bc
8010 Opracowania kompleksowe i analityczne A Bc
8011 Programy zwalczania chorób społecznych B-5 Bc
802 Organizacja opieki zdrowotnej
8020 Placówki służby zdrowia A Bc Sieć placówek
8021 Rozwój sieci placówek służby zdrowia - programy A Bc
8022 Nadzór nad placówkami służby zdrowia B-5 Bc
8023 Działalność jednostek obsługujących służbę zdrowia B-5 Bc
8024 Kasy chorych B-5
803 Profilaktyka i oświata zdrowotna B-5 Bc
804 Wydawanie zezwoleń z tytułu opłaty administracyjnej sekcji zwłok B-5 Bc
81 SPRAWY SANITARNE I PRZECIWEPIDEMICZNE
810 Współdziałanie z Powiatowym Inspektorem Sanitarnym B-5 Bc
811 Analizy stanu sanitarno- epidemiologicznego powiatu A Bc
82 POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE, UCHODŹCY
820 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i osób niepełnosprawnych B-5 Bc
821 Sprawy osób niepełnosprawnych B-5 Bc
8210 Organizacje i stowarzyszenia B-5 Bc
8211 Orzekanie o stopniu niepełnosprawności B-10 Bc Zespoły orzekające niepełnosprawność lub niezdolność do pracy. Powoływanie, orzeczenia. Rejestry orzeczeń - kat. B-50
8212 Rehabilitacja zawodowa B-5 Bc Spółdzielnie inwalidzkie, warsztaty pracy chronionej, warsztaty terapii zajęciowej
8213 Rehabilitacja społeczna, B-5
8214 Transport, sprawy socjalno-bytowe i mieszkaniowe B-5 Bc Dla każdego rodzaju spraw można założyć odrębne podteczki
8215 Likwidacja barier B-5 Bc
8216 Współpraca z organami rentowymi i innymi B-5 Bc Jak w klasie 8214
8217 Programy i plany pomocy osobom niepełnosprawnym i ich realizacja BE-5 Bc
822 Powiatowe centra pomocy rodzinie Placówki te posługują się szczegółowymi wykazami akt dla b. ośrodków pomocy społecznej.
8220 Wytaczanie powództw o roszczenia alimentacyjne B-10 Bc Także wystąpienia przed sądem
8221 Kierowanie do zespołów orzekających niepełnosprawność lub niezdolność do pracy B-2 Bc
823 Inne placówki pomocy społecznej
8230 Organizacja placówek pomocy społecznej BE-10 Bc Jak w klasie 100
8231 Zasady funkcjonowania powiatowych jednostek organizacyjnych pomocy społecznej A Bc
8232 Wydawanie decyzji o umieszczeniu i odpłatności w placówkach pomocy społecznej B-10 Bc W tym rejestry. Okres przechowywania liczy się od daty utraty praktycznego znaczenia tej dokumentacji
8233 Nadzór nad placówkami pomocy społecznej B-5 Bc
824 Identyfikowanie przyczyn ubóstwa, wyrównywanie poziomu życia mieszkańców powiatu, programy pomocy społecznej A Bc
825 Potrzeby i strategia działania w zakresie pomocy społecznej A Bc
826 Zapobieganie patologiom społecznym
8260 Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi i narkomanii B-5 Bc
8261 Zapobieganie i zwalczanie innych szkodliwych zjawisk i patologii B-5 Bc
827 Rodziny zastępcze
8270 Dobór rodzin zastępczych, zawieranie i rozwiązywanie umów powierzenia dziecka BE-50 - Dla każdego dziecka prowadzi się odrębną teczkę
8271 Przyznawanie świadczeń pieniężnych B-5 Bc
8272 Odpłatność rodziców biologicznych za pobyt dziecka w rodzinach zastępczych B-5 Bc
828 Opieka nad kombatantami i osobami represjonowanymi
8280 Pomoc materialna kombatantom, osobom represjonowanym i ich rodzinom B-5 Bc
8281 Pomoc formalnoprawna kombatantom i rodzinom represjonowanych w zakresie uzyskiwania rent i dodatków specjalnych, świadczeń odszkodowawczych itp. B-5 Bc
8282 Współdziałanie z organizacjami kombatanckimi i innymi w problematyce pomocy społecznej, świadczeń rentowych itp. BE-5 Bc
829 Pomoc uchodźcom BE-5 Bc
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA UWAGI
I II III IV W komórce macierzystej W innych komórkach
1 2 3 4 5 6 7 8
9 90 PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU

PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE PRZECIWDZIAŁANIA BEZROBOCIU

BE-10 Bc Jak w klasie 100
91 POWIATOWE URZĘDY PRACY B-5 Bc Współdziałanie i koordynacja
92 WSPÓŁDZIAŁANIE Z POWIATOWYMI RADAMI ZATRUDNIENIA I INNYMI ORGANIZACJAMI BE-5 Bc
93 AKTYWIZACJA LOKALNEGO RYNKU PRACY
930 Pośrednictwo pracy B-5 Bc Udzielanie pomocy poszukującym pracy i pracodawcom
931 Analizy i oceny stanu zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu A Bc
932 Programy rozwoju rynku pracy i ograniczania bezrobocia BE-5 Bc
933 Pozyskiwanie i gospodarka środkami finansowymi na aktywizację lokalnego rynku pracy B-5 Bc W tym środków z Funduszu Pracy i PFRON
934 Pomoc bezrobotnym w przekwalifikowaniu lub podjęciu działalności gospodarczej B-5 Bc
94 DZIAŁANIA INTERWENCYJNE
940 Organizacja i finansowanie robót publicznych i prac interwencyjnych B-5 Bc
941 Zatrudnianie absolwentów, szkolenia i programy specjalne B-5 Bc
1 Załącznik zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 7 grudnia 1999 r. (Dz.U.99.102.1187) z dniem 1 stycznia 2000 r.
2 Załącznik nr 5 zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 29 września 2001 r. (Dz.U.01.116.1243) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 12 października 2001 r.

Zmiany w prawie

Bez konsultacji społecznych nie będzie nowego prawa

Już od jutra rządowi trudniej będzie, przy tworzeniu nowego prawa, omijać proces konsultacji publicznych, wykorzystując w tym celu projekty poselskie. W czwartek, 31 października, wchodzą w życie zmienione przepisy regulaminu Sejmu, które nakazują marszałkowi Sejmu kierowanie projektów poselskich do konsultacji publicznych i wymagają sporządzenia do nich oceny skutków regulacji. Każdy obywatel będzie mógł odtąd zgłosić własne uwagi do projektów poselskich, korzystając z Systemu Informacyjnego Sejmu.

Grażyna J. Leśniak 30.10.2024
Nowy urlop dla rodziców wcześniaków coraz bliżej - rząd przyjął projekt ustawy

Rada Ministrów przyjęła we wtorek przygotowany w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy wprowadzający nowe uprawnienie – uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i rodziców dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających dłuższej hospitalizacji po urodzeniu. Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił odpowiednio do 8 albo do 15 tygodni.

Grażyna J. Leśniak 29.10.2024
Na zwolnieniu w jednej pracy, w drugiej - w pełni sił i... płacy

Przebywanie na zwolnieniu lekarskim w jednej pracy nie wykluczy już możliwości wykonywania pracy i pobierania za nią wynagrodzenia w innej firmie czy firmach. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało właśnie projekt ustawy, który ma wprowadzić też m.in. definicję pracy zarobkowej - nie będzie nią podpisanie w czasie choroby firmowych dokumentów i nie spowoduje to utraty świadczeń. Zwolnienie lekarskie będzie mogło przewidywać miejsce pobytu w innym państwie. To rewolucyjne zmiany. Zdaniem prawników, te propozycje mają sens, nawet jeśli znajdą się tacy, którzy będą chcieli nadużywać nowych przepisów.

Beata Dązbłaż 29.10.2024
Bez kary za brak lekarza w karetce do połowy przyszłego roku

W ponad połowie specjalistycznych Zespołów Ratownictwa Medycznego brakuje lekarzy. Ministerstwo Zdrowia wydłuża więc po raz trzeci czas, kiedy Narodowy Fundusz Zdrowia nie będzie pobierał kar umownych w przypadku niezapewnienia lekarza w zespołach ratownictwa medycznego. Ostatnio termin wyznaczono na koniec tego roku, teraz ma to być czerwiec 2025 r.

Beata Dązbłaż 23.09.2024
Darowizny dla ofiar powodzi z zerową stawką VAT

Można już stosować zerową stawkę VAT na darowizny dla ofiar powodzi - rozporządzenie w tej sprawie obowiązuje od 18 września, ale z możliwością stosowania go do darowizn towarów i nieodpłatnych usług przekazanych począwszy od 12 września do 31 grudnia 2024 r. Stawka 0 proc. będzie stosowana do darowizn wszelkiego rodzaju towarów lub usług niezbędnych do wsparcia poszkodowanych.

Monika Sewastianowicz 18.09.2024
Lewiatan: Za reformę płacy minimalnej będą musieli zapłacić pracodawcy

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu jest słaby legislacyjnie. Nie tylko nie realizuje celów zawartych w unijnej dyrektywie, ale może przyczynić się do pogłębienia problemów firm i spadku zatrudnienia. Nie poprawi też jakości pracy w naszym kraju. Utrwala zwiększanie presji płacowej – uważa Konfederacja Lewiatan.

Grażyna J. Leśniak 10.09.2024