Przepisy o skardze nadzwyczajnej weszły w życie prawie trzy lata temu. Jednym ze skutków było wstrzymanie możliwości brakowania (niszczenia) akt sądowych po upływie okresu ich przechowywania, w sprawach które uprawomocniły się po 17 października 1997 r. Przypomnijmy, zgodnie z nowelą ustawy o Sądzie Najwyższym skarga nadzwyczajna w takich starych sprawach może być wnoszona przez trzy lata (teraz ten czas ma zostać wydłużony do pięciu lat), w tych uprawomocnionych po 3 kwietnia br. - przez pięć lat.
Zobacz procedurę w LEX: Wniesienie skargi nadzwyczajnej od orzeczenia sądu powszechnego w sprawie cywilnej >
Więcej do przechowania, mniej ludzi
Problem tkwi w tym, że chodzi o dużą liczbę spraw, w których dokumentacja w normalnej sytuacji byłaby niszczona po 10 lub 20 latach - różne sprawy cywilne, sprawy o zapłatę i liczne choć drobniejsze sprawy karnych. - Taki przeciętny polski sąd wytwarza rocznie ok. 500 metrów bieżących akt, a przechowuje od 5 do 10 km, największe nawet do 15 km akt. Generalnie nie mamy już miejsca na akta, rzadko który sąd jeszcze je ma. Archiwiści muszą przyjąć z wydziałów bieżącą dokumentacje, a nie mają gdzie jej wcisnąć - mówi Prawo.pl jeden z sądowych archiwistów. Skutek - sądy szukają nowych pomieszczeń, jak nie u siebie, to za pieniądze wynajmują przestrzeń.
Zobacz procedurę w LEX: Rozpoznanie skargi nadzwyczajnej przez Sąd Najwyższy w sprawie cywilnej >
Larum podniósł Krajowy Niezależny Samorządny Związek Zawodowy Ad Rem, bo równocześnie w związku z oszczędnościami w sądach następuje też cięcie etatów w archiwach. - Bezduszne i nierealne wskaźniki etatyzacji doprowadziły w praktyce do zabierania etatów po odchodzących na emeryturę pracownikach, nawet jeśli był nim archiwista. I tu zaczyna się kolejny problem, bo ktoś musi to robić, więc szuka się osoby, która zajmie się archiwizacją, a że warunki są jakie są, są to zazwyczaj osoby bez odpowiedniego wykształcenia, ktoś z przypadku komu np. „wrzuca” się to jako dodatkowe obowiązki - mówi Justyna Przybylska, przewodnicząca Prezydium związku.
Sądy toną w papierach, koła ratunkowego nie widać
W Polsce jest 377 sądów, zgodnie ze statystykami Ad Remu archiwa najmniejszych mają około 1000 metrów bieżących akt, a największe międzyzakładowe archiwa sądowe mają nawet ponad 20 tys. metrów bieżących akt. Przeciętny sąd rejonowy przechowuje około 5000 metrów bieżących akt. Zakładając przeciętną ilość dokumentacji w każdym archiwum sądowym na 5000 metrów bieżących wychodzi - 1 885 000 metrów bieżących w skali kraju. A co roku do polskich sądów wpływa ok. 14-16 mln spraw.
- Zazwyczaj zakłada się dla nich osobne akta, które po zakończeniu należy oczywiście przechowywać. Czyli zablokowanie niszczenia dokumentacji przez 5 lat daje nam w skali kraju około 75 mln dodatkowych akt, które należy gdzieś przechować. W chwili obecnej niszczone są akta spraw sprzed 1997 r., bo taka jest granica wnoszenia skargi nadzwyczajnej. Nie możemy natomiast niszczyć akt sprawy karnych i cywilnych z ostatnich 20 lat. Skarga nadzwyczajna nie dotyczy też spraw wykroczeniowych - czyli w tym zakresie nie ma problemu, ale tych akt jest mało w porównaniu z tym co zostaje. Obrazowo - w tym roku, w naszym sądzie zniszczymy 75 metrów bieżących akt, a zbierzemy z wydziałów... 500 - mówi jeden z archiwistów.
W tym momencie nie widzi on wyjścia z sytuacji. Tym bardziej, że - jak dodaje - sądy gubią nie tylko trzymane w związku ze skargą nadzwyczajną akta, ale wzrastająca z roku na rok biurokracja. - Jeśli nawet coś zniszczymy sprzed wielu lat, to w to samo miejsce - mimo podobnego wpływu - możemy wrzucić np. rocznik 2004 i 2005 r. ale w przypadku 2020 r. już zaledwie jego połowę czy nawet 1/3. Bo jest tak duża biurokracja, że przy mniej więcej tej samej ilości spraw teczki są dwa, trzy razy grubsze - podkreśla.
Do tego - jak dodaje - dochodzą braki kadrowe, cięcia także w archiwach. - Bywa, że musimy wybierać co jest ważniejsze, dla mnie najważniejsze jest wypożyczenie akt, które są potrzebne do bieżącej sprawy, a potem schowanie ich na regał. Na drugim jest przyjmowanie dokumentacji, na trzecim niszczenie, na resztę zazwyczaj nikomu z nas nie starcza czasu - wskazuje.
Zobacz procedury w LEX:
- Badanie dopuszczalności skargi nadzwyczajnej przed Sądem Najwyższym ze względu na zachowanie terminu do jej wniesienia w sprawie cywilnej >
- Badanie dopuszczalności skargi nadzwyczajnej przed Sądem Najwyższym ze względów podmiotowych oraz przedmiotowych w sprawie cywilnej >
Nie tylko skarga, "franki" też "pomagają"
Problem dostrzegają też prezesi sądów, niektórzy już muszą wynajmować powierzchnie, inni planują działania.
- Mogę powiedzieć z punktu widzenia mojego sądu i okręgu, że będziemy mieć problem z archiwami, bo jeśli z uwagi na skargę nadzwyczajną wydłuży się termin składowania akt sądowych to przecież musimy je w archiwach trzymać. To jest kwestia - powiedzmy sobie szczerze - rozwiązywalna, choć może wymagać zaangażowania zasobów. Bo jeśli będzie taki problem to może trzeba będzie sięgnąć po dodatkowe pomieszczenia. My mamy archiwa w osobnym miejscu, wydzielone od kilku lat, może nam być łatwiej niż tym, którzy mają archiwa w piwnicy sądu - mówi sędzia Wojciech Łukawski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu.
I dodaje, że na dziś większy (bo bieżący) problem związany jest ze zmianami k.p.c., które spowodowały, że postępowania międzyinstancyjne od razu trafiają do sądu odwoławczego - czyli także więcej akt. - Lawinowy wzrost spraw frankowych na ilości akt też się w ubiegłym roku odbił. W każdym razie może dojść do sytuacji, że będziemy potrzebowali więcej miejsca, o ile - trudno w tym momencie powiedzieć - wskazuje.
Zobacz wzór dokumentu w LEX: Ugoda w sprawie wzajemnych roszczeń banku i kredytobiorcy dotyczących kredytu walutowego (frankowego) >
Czytaj: Prawnicy informatyzują się, sądy nadal papierem stoją>>
Byle jak i byle gdzie akt trzymać nie można
Tu dochodzi kolejna istotna kwestia. Pomieszczenia, w których archiwizowane są akta powinny spełniać określone wymogi. Te najważniejsze to odpowiednia wilgotność i temperatura, brak nasłonecznienia, metalowymi półkami - bo akta ważą i to sporo. - Jeśli sąd nie ma i nie może dostosować nowych pomieszczeń, musi je wynająć. I wiadomo, że obecnie są sądy, które już wynajmują. Firmy, które udostępniają im miejsce magazynowe na regałach biorą 50 do 100 zł za metr bieżący akt - mówią rozmówcy Prawo.pl.
Są też wymogi, które powinni spełniać sami archiwiści - m.in. mieć przynajmniej wykształcenie średnie z ukończonym kursem archiwalnym pierwszego lub drugiego stopnia, najlepiej jednak jeśli ukończą studia na kierunku historia o specjalności archiwistyka. A wiedza ma istotne znaczenie, bo złe zabezpieczenie czy ulokowanie akt - np. położone na podłodze, nie na regale - może prowadzić do ich uszkodzenia, podobnie jak nieprawidłowa temperatura, wilgotność, nasłocznienie. Z kolei za ich zniszczenie archiwiście grozi odpowiedzialność karna.
Sami archiwiści mówią, że żeby archiwum działało sprawnie na jednego z nich powinno przypadać 1000 metrów bieżących dokumentów - przypada zwykle 2000 – 3000 mb.
- Jeśli byłaby ich wystarczająca liczba, byliby w stanie robić przeglądy, przygotowywać, wiązać w paczki, zdawać, utrzymywać kontakty z archiwum państwowym. Ale nastąpił i wzrost liczby spraw i obcinanie etatów archiwistów i w wielu sądach w tej chwili nie ma ludzi przygotowanych do wykonywania tego zawodu. Poza tym jest to stanowisko bardzo niedoceniane w sądach, co od lat - jako związek - staramy się zmieniać - wskazuje Justyna Przybylska.
Dodaje, że w szafach w sekretariatach i na salach rozpraw od lat tworzy się tzw. „archiwa podręczne” czyli nie zdaje się kilku roczników do archiwum, gdzie ich miejsce. Co więcej nie ma przepisu, który regulowałby czy archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji jeśli nie ma na nią miejsca. To z kolei może powodować zawodowe konsekwencje - bo odmowa nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem. - W SO w Kielcach archiwistka z powodu przepełnienia archiwum odmówiła przyjęcia kolejnych akt, za co spotkała ją „riposta” ze strony pani dyrektor. A przecież to dyrektor ma zapewnić organizacyjnie funkcjonowanie archiwum. Co pracownik ma zrobić z aktami, jeśli nie ma wsparcia nawet ze strony dyrektora? - podsumowuje przewodnicząca Ad Rem.
Czytaj w LEX: Wpływ wprowadzenia skargi nadzwyczajnej na skargę o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia >
Dygitalizacja w sądach - czy leci z nami pilot?
O dygitalizacji dokumentów mówi się w kontekście sądów dużo. Koronawirus pokazał bowiem, że przed nowymi technologiami, informatyzacją sądy nie uciekną. Stąd kolejne zmiany wprowadzane przez Ministerstwo Sprawiedliwości - jak choćby rozprawy online, czy procedowane aktualnie w Sejmie e-doręczenia. Tyle że wśród samych pracowników sądów ale i sędziów dygitalizacja budzi bardzo mieszane uczucia.
Czytaj: Szykuje się sejmowa batalia o e-doręczenia - samorządy liczą na posłów>>
- Sama w sobie nie jest rozwiązaniem. Już do tej pory spowodowała jeszcze większą biurokrację. Łatwiej coś skserować, wydrukować. W tym momencie te akta coraz bardziej puchną. Ratunkiem byłoby zmniejszenie biurokracji i odblokowanie skargi nadzwyczajnej, w sensie możliwości niszczenia akt. Chodzi tu o te stare sprawy - wskazuje jeden z archiwistów.
Również przewodnicząca Ad Rem wskazuje, że wszystko ładnie brzmi w teorii. - Ale kto ma to zrobić? Kto to wszystko spisze, albo zeskanuje? Jeden tom ma przykładowo 200 akt, a w tym tomie może być i 600 pokrzywdzonych. I mamy karton zwrotek. Co więcej ze względu na RODO wprowadzono przepisy o tworzeniu dodatkowych teczek przechowywanych na końcu akt tzw. załączników adresowowych - i co teraz? Nie da się tego zdygitalizować, bo nie będzie to chronione, będziemy więc trzymać oddzielnie? Problemów jest wiele, konieczne jest zbiorcze spojrzenie na całą tę sprawę. A największym bieżącym problemem jest brak archiwistów, ich właściwe wynagrodzenie i miejsce w systemie sądowym oraz brak pomieszczeń - dodaje.
Czytaj w LEX: Obowiązki adwokatów i radców prawnych w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych >
W podobnym tonie wypowiadają się zresztą prezesi sądów. - Oczekiwania, iż to sądy zeskanują miliony wpływających tomów akt rocznie są nierealne. Więc jeśli chcemy mieć obieg elektroniczny, to trzeba tak to zorganizować i zaplanować, żeby uwzględnić fakt, iż sądy nie mogą przyjąć na siebie całego obciążenia. Pewnie trzeba narzucić powinność składania jakichś kategorii pism z załącznikami elektronicznie bo wariant, że każde pismo wpływa papierowo i sąd to w całości skanuje jest - powtarzam - dość nierealny - mówi prezes Łukowski.
I dodaje, że o ile zasady można ustalić, to pozostaje jeszcze kwestia zapewnienia zasobów kadrowych, środków finansowych i podjęcia decyzji politycznych. - I to nawet nie jest najgorsze, bo najgorsze będzie niezadowolenie społeczne. Takie rozwiązanie musi się bowiem wiązać z tym, że np. pisma w określonej kategorii spraw będą wnoszone tylko drogą elektroniczną, a zawsze przecież znajdą się tacy co akurat chcą wnieść tylko drogą papierową - mówi.
Czytaj w LEX: Skarga nadzwyczajna w sprawach cywilnych >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
