Sprawa - jak podkreślają specjaliści - nie jest jednak prosta i wymaga zmian nie tylko technologicznych, ale także dobrze opracowanych zmian w przepisach. We wrześniu 2019 roku ma zostać wdrożone e-biuro podawcze. Od tego momentu - zgodnie z przepisami - będzie możliwe wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną oraz dokonywania doręczeń elektronicznych w „tradycyjnych” postępowaniach cywilnych. W połowie ubiegłego roku, ówczesny pełnomocnik ministra sprawiedliwości Michał Woś mówił portalowi Prawo.pl, że taka możliwość kontaktowania się z sądem bez akt elektronicznych jest pozbawiona sensu - bo zamieni sąd albo w wielkie centrum skanu, albo w wielkie centrum druku. Zapowiadał, że dlatego resort chce by już w 2019 r. część postępowań była prowadzona w formie elektronicznej. Na zmiany - jak ustaliło Prawo.pl - trzeba będzie jednak jeszcze poczekać - co najmniej do 2020 r.
Rozwiązaniem doraźnym ma być nowy regulamin sądów powszechnych - który zakłada pierwszeństwo maili nad korespondencją pomiędzy sądami i organami administracji. Chodzi o korespondencję sądową w zakresie nieuregulowanym ustawami procesowymi - czyli korespondencję z innymi sądami oraz organami administracji publicznej. Ma się ona odbywać, w miarę możliwości, w drodze elektronicznej. Chyba, że z przyczyn technicznych dokument nie może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym ani podpisem zaufanym - wtedy ma zostać przesłany skan dokumentu sporządzonego w formie pisemnej.
Sprawy on-line - papieru 200 razy mniej
O tym, że cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości jest dobrym kierunkiem są przekonani m.in. twórcy elektronicznego sądu polubownego dla firm Ultima Ratio. Przypominają, że w 2010 roku w Lublinie rozpoczął swoją działalność e-sąd, który co do zasady miał zdecydowanie zmienić strukturę polskiego sądownictwa i przyśpieszyć wydawanie wyroków.
- E-sąd w Lublinie rzeczywiście pozwala na elektroniczne złożenie pozwu. Niemniej sąd ten nie jest dla pozwanego obowiązkowy, a zatem jeżeli pozwany nie chce się tam procesować, sprawa trafia do rozpoznania w trybie zwykłym do sądu powszechnego, na którego terenie właśnie pozwany ma siedzibę. W takim przypadku nie ma już możliwości prowadzenia rozprawy on-line. Ograniczyć koszty, przyspieszyć wydawanie wyroków szczególnie w obrocie gospodarczym a przede wszystkim odciążyć tradycyjne sądownictwo mogą polubowne sądy on-line - mówi serwisowi Robert Szczepanek, współzałożyciel Ultima Ratio.
Przypomina, że w sądach powszechnych prawie każda czynność jest dokumentowana. Na piśmie składa się pozew oraz odpowiedź na pozew. Strony wymieniają argumenty pisząc pisma procesowe. Kiedy odbywa się rozprawa, jej przebieg utrwalany jest w pisemnym protokole. Spisuje się również zeznania świadków i stron.
Czytaj: E-postępowania w sądach najwcześniej w 2020 roku>>
- Akta jednej sprawy szybko rozrastają się w ten sposób do kilku tomów, a niekiedy trzeba je przewozić ciężarówkami. Przekłada się to na tysiące stron papieru. Często po jednym „użyciu” takich akt sprawa się kończy i zostaje zarchiwizowana - mówi i dodaje, że z szacunków sądu polubownego wynika, że wykorzystując możliwości komunikacji on-line można zużyć nawet do 200 razy mniej papieru.
W e-sądzie pozew składany jest po zalogowaniu się do systemu informatycznego. Czynności procesowych - jak zapewniają twórcy - można dokonywać o każdej porze dnia i nocy i w każdym miejscu na świecie, posiadającym oczywiście dostęp do internetu. Drukowany jest tylko pozew dostarczany do pozwanego i sam wyrok. - Szacujemy, że w ten sposób duże firmy prowadzące rocznie kilka tysięcy sporów sądowych ze swoimi kontrahentami mogą zaoszczędzić kilka milionów złotych. Oczywiście zaoszczędzi też Skarb Państwa zamawiając mniej papieru, ale chyba co bardziej ważne dla nas i przyszłych pokoleń zetniemy mniejszą liczbę drzew – dodaje Sczepanek.
Kierunek nieunikniony... diabeł tkwi w szczegółach
W ocenie prawników, wejście technologii do branży prawnej, a także do sądów, jest nieuniknione i potrzebne. Podkreślają jednak, że same rozwiązania technologiczne nie wystarczą, muszą być podparte zmianami w przepisach i to zmianami dość mocno przemyślanymi.
- Technologia to jest system naczyń połączonych. Żeby to wszystko mogło działać w dostępie do wymiaru sprawiedliwości musi zostać wiele kwestii dobrze przygotowanych. E-biuro podawcze, e-kancelaria, e-wokanda i elektroniczne załatwianie innych spraw, które toczą się wokół postępowań sądowych. Dzięki temu powstanie wspólny system, i jeśli dodatkowo nic nie zostanie zubożone, jeśli chodzi o prawa stron - powinien zadziałać - mówiła serwisowi Joanna Daniłowicz, radca prawny, wspólnik w kancelarii APŁ Kancelaria Prawa Ochrony Środowiska, ekspertka w zakresie nowych technologii.
Czytaj: E-akta? Sędzia Łochowski: sądy muszą odejść od papieru>>
Takie rozwiązania - jak dodają - są szansą na duże ułatwienia, nie tylko dla prawników ale też obywateli. Przykład - sprawy toczące się z dala od miejsca zamieszkania czy pracy. Prawnicy wśród naturalnych kandydatów do elektronizacji wymieniają akta postępowań rejestrowych i wieczystoksięgowych, z uwagi na dużą powtarzalność składanych tam dokumentów.
Także sędzia Sądu Najwyższego Marcin Łochowski, w niedawnej rozmowie z Prawo.pl przyznawał, że zmiany są konieczne, bo sądy są obecnie jedną z ostatnich instytucji, która w tak dużym zakresie opiera się na dokumentach papierowych.
- Tego nie ma już chyba w żadnej z publicznych instytucji, nie mówię o prywatnym biznesie. To po prostu jest coś niespotykanego. I wiąże się czasem z zaskakującymi problemami. Przykładowo chcemy wynająć powierzchnię biurową, informujemy, że będą tam szafy - od podłogi do sufitu - z aktami. Co się okazuje? Współczesne biura nie są do tego przewidziane. Raczej nie projektuje się pomieszczeń przystosowanych do takich obciążeń - setek kilogramów akt - mówił.
I dodawał, że jest to kula u nogi systemu, coś co utrudnia sprawną pracę, uniemożliwia podejmowania działań usprawniających organizację.
Czytaj: Będzie rewolucja w sądach. MS przygotowuje się do e-akt>>
Problemy? I brak systemów i przyzwyczajenia obywatela
Prawnicy i sędziowie dostrzegają jednak, że wprowadzenie nowych rozwiązań może być problematyczne. Pierwszą przeszkodą - jak mówią - jest brak w sądach zintegrowanych systemów informatycznych.
Istotne będzie też podejście do nowych rozwiązań obywateli i przekonanie ich do korespondowania z sądem przez internet. - Na pełnomocników - jak przypuszczam - można bez problemu taki obowiązek nałożyć i to się sprawdzi. Większość prawników będzie za takim rozwiązaniem. Ale pozostanie kwestia zwykłych ludzi, którzy często nie mają doświadczenia z komputerem. Konieczny jest więc model, który ich zmotywuje do stosowania pism elektronicznych - podkreślał Łochowski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
