To dyrektorzy placówek odpowiadają za to, żeby zgodnie z prawem i stanem faktycznym organizować pracę zdalną, ale powinni mieć wsparcie inspektora ochrony danych. To on ma przygotować m.in. stosowne klauzule informacyjne czy oświadczenia z zakresu ochrony danych.
Podczas VII Kongresu Edukacja i Rozwój temat „Zdalne nauczanie i praca zdalna w placówce oświatowej zgodnie z RODO” omówiła dr Marlena Sakowska-Baryła z Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
Dyrektor odpowiada za ochronę danych osobowych
Prowadzone są prace legislacyjne, żeby regulacje dotyczące pracy zdalnej znalazły się w Kodeksie pracy.
Jak podkreśla dr Marlena Sakowska-Baryła, dyrektor placówki oświatowej nie może stać na stanowisku, że „nie interesuje go ochrona danych osobowych, bo ma inspektora z gminy”. - Z perspektywy obowiązków prawnych tak to nie działa, prawo wskazuje, że to dyrektor zapewnia zgodność z przepisami o ochrony danych osobowych – mówi.
Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym o ochronie danych, proces ochrony danych i przetwarzania to proces ciągły, obowiązki dyrektora są więc związane z tym, że trzeba reagować na bieżąco. Ważne jest także, by bieżąca reakcja miała odzwierciedlenie w dokumentacji. Jak zauważa dr Marlena Sakowska-Baryła, zdarza się, że praktycznie jest istotny rozdźwięk między dokumentacją a praktyką pracy zdalnej.
Tymczasem okoliczności się zmieniły i inaczej będzie zapewniane bezpieczeństwo danych osobowych przy pracy zdalnej.
Pracowników trzeba uświadamiać
Pracownicy placówek oświatowych powinni być na bieżąco zapoznawania z procedurami i należy im przypominać zasady pracy zdalnej. Dyrektorzy placówek oświatowych wskazują w zarządzeniach na ogólne reguły np. że jeśli pracownik działa na swoim sprzęcie, to powinien go odpowiednio zabezpieczyć. Jednak, jak się okazuje, pracownicy nie wiedzą często, co to znaczy „odpowiednio zabezpieczyć”, należy więc wskazać im konkretne rozwiązania i zalecenia, np. w jaki sposób prowadzić korespondencję mailową, jak zabezpieczyć sprzęt – jakie są standardy w tym zakresie.
- W domach przy pracy zdalnej administrator nie przestaje być administratorem i nie ma to znaczenia wobec obowiązku administratora, czy praca jest zdalna czy nie – mówi dr Marlena Sakowska-Baryła. To administrator odpowiada, w jaki sposób nauczyciel prowadzi korespondencję z uczniami czy dziennik elektroniczny. To wszystko trzeba opisać i zakomunikować pracownikom jako zasady pracy zdalnej i odpowiedzialności.
Pracujący z domu potrzebują większego wsparcia
Personel, a zwłaszcza nauczycieli, należy poinformować, jakich nieprawidłowych działań powinni unikać.
Jak się okazuje, błędy zdarzają się w wydawałoby się najmniej spodziewanych miejscach - nauczyciele mają problem z wysyłaniem maili, co skutkuje naruszeniem ochrony danych, np. do wszystkich wysyłają maile bez opcji „ukrytego adresata”. Wtedy wszyscy adresaci, np. rodzice, nawzajem poznają swoje adresy mailowe. Jak mówi dr Marlena Sakowska-Baryła, kryją się tam dane takie jak imiona i nazwiska oraz nazwa zakładu pracy, a jest to nadmierna wiedza z perspektywy ochrony danych.
Inne błędy to maile wysyłane do wszystkich z informacjami przeznaczonymi tylko do małej grupy osób. Często też wysyłka maila występuje w nieprawidłowy sposób, bez świadomości o złośliwym oprogramowaniu, np. wzajemna wysyłka informacji, która uruchamia szkodliwe oprogramowanie u wszystkich adresatów. Nie wolno też korzystać z otwartych sieci np. w galeriach handlowych przy prowadzeniu lekcji.
Czytaj też: Samorządy z trudem radzą sobie z edukacją w pandemii i narzekają na brak dialogu z rządem>>
Dowód w postępowaniach z zakresu ODO jest głównie na papierze
Dr Marlena Sakowska-Baryła zwraca uwagę, że postępowania z zakresu ochrony danych osobowych mają charakter administracyjno-prawny, a ustalenia i dowody są gromadzone głównie na papierze. Wykazywać zgodność z prawem trzeba więc za pomocą odpowiedniej dokumentacji. Rozliczenie pracy zdalnej musi się więc konstruować wokół tego, że będzie dyrektor przekazywał dokumenty organom nadzoru – mówi.
W tym roku organizowany przez Wolters Kluwer Kongres Edukacja i Rozwój po raz pierwszy odbywa się przez internet. Poświęcony jest przede wszystkim wyzwaniom związanym z edukacją w czasie pandemii COVID-19. Spotkanie zainaugurowały: Elżbieta Piotrowska-Albin i Małgorzata Pomianowska, redaktor naczelna miesięcznika "Dyrektor Szkoły", organizatora konkursu Super Dyrektor, który zostanie rozstrzygnięty podczas Kongresu.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
