Każdy, kto prowadzi firmę, nie uniknie kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Małe lub średnie przedsiębiorstwo i zatrudniające do 100 osób może przesyłać do ZUS dokumenty przez ePłatnika. To bezpłatna aplikacja do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych, będąca częścią Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

ePłatnik jest internetowym odpowiednikiem programu Płatnik.  Zarówno do kontaktów ZUS, jak i do korzystania z ePłatnika można upoważnić inną osobę, np. księgową czy pracownika biura rachunkowego. W tym celu trzeba do ZUS  dostarczyć pełnomocnictwo. By było to upoważnienie do ePłatnika, to osoby te też muszą mieć profil na PUE. Niestety, choć konto na PUE ZUS można założyć nie wychodząc z domu, to pełnomocnictwo trzeba dostarczyć do zakładu w formie papierowej.

Sprawdź w LEX: Kto zakłada konto na PUE ZUS, jeśli płatnik korzysta z usług biura rachunkowego?  >

 

Dorota Maśniak, Dariusz Fuchs, Katarzyna Malinowska

Sprawdź  
POLECAMY

Pełnomocnictwo do załatwiania spraw

Aby upoważnić pracownika czy księgową do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS, trzeba złożyć pełnomocnictwo na druku ZUS PEL. Liczy on tylko trzy strony i jest bardzo prosty do wypełnienia. Trzeba w nim podać dane osoby, która udziela pełnomocnictwa – musi to być osoba upoważniona do reprezentacji. Jeśli spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo, to trzeba dodatkowo wypełnić druk PEL-Z (będącym załącznikiem do formularzy składanych w sprawie udzielenia pełnomocnictwa lub jego odwołania), w którym można wpisać dane pozostałych reprezentantów i dołączyć do druku ZUS PEL.  Tak więc dane więcej niż jednej osoby, która udziela pełnomocnictwa, trzeba podać wypełniając dodatkowo załącznik PEL-Z, który trzeba dołączyć do formularza ZUS PEL. Każdy z reprezentantów musi je czytelnie podpisać. Poza numer PESEL, datą urodzenia, imieniem i nazwiskiem, warto też podać numer telefonu. Następnie w druku ZUS PEL należy zaznaczyć, czy się działa w imieniu własnym (to zaznaczają prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą), czy innego podmiotu, np. firmy, spółki, instytucji. Potem już podaje się dane pełnomocnika. Jeśli ma być więcej osób upoważnionych, to dla każdej trzeba wypełnić druk ZUS PEL.

Zobacz procedurę w LEX: Tryb i forma przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS >

Teraz dochodzimy do najważniejszej części formularza – zakresu pełnomocnictwa. Otóż można upoważnić kogoś do jednorazowej czynności czy załatwienia sprawy, np. złożenia wniosku o zwolnienie ze składek ZUS, odbioru korespondencji albo szerzej. Można też złożyć upoważnienie do załatwiania w spraw w ZUS. To pole należy zaznaczyć, jeśli pełnomocnik ma reprezentować płatnika w zakresie wszystkich spraw w ZUS, ale nie ma mieć dostępu do konta w PUE ZUS. Druga możliwość to udzielenie pełnomocnictwa do załatwiania spraw właśnie za pośrednictwem PUE ZUS z możliwością określania roli: ubezpieczonego, świadczeniobiorcy, płatnika składek. Wybór obu tych opcji, oznacza, że osoba upoważniona będzie mogła reprezentować osobę udzielającą pełnomocnictwa we wszystkich sprawach w ZUS oraz otrzyma dostęp do jej konta na PUE ZUS we wskazanym zakresie. Można jeszcze określić daty – początkową i końcową – ważności pełnomocnictwa. Brak ich wskazania oznacza, że pełnomocnictwo zostaje udzielone od dnia dostarczenia druku do ZUS aż do jego odwołania (na druku PEL-O).

 

Sprawdź również książkę: Kontrakty na rynku ubezpieczeń ebook >>


Upoważnienie do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS

W przypadku kontroli prowadzonej przez ZUS pełnomocnictwo PEL-Z nie wystarcza. Jeśli osoby upoważnione do reprezentacji przedsiębiorstwa chcą, aby z inspektorami ZUS miał do czynienia ktoś inny, muszą złożyć upoważnienie do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS (druk PEL-K). Liczy ono tylko dwie strony. ZUS na swoich stronach nie precyzuje jednak, kto ma prawo go złożyć: czy osoby upoważnione do załatwiania spraw, czy do reprezentacji.

Sprawdź w LEX: Czy członek zarządu, który chce wysyłać deklaracje rozliczeniowe ZUS musi sam na siebie wystawić pełnomocnictwo ZUS PEL? >

Upoważnia zawsze osoba upoważniona do reprezentacji, w przypadku spółek zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – mówi Agnieszka Bartula, właścicielka biura rachunkowego Apis. I dodaje, że jeśli reprezentacja jest dwuosobowa, to tak jak w przypadku druku ZUS PEL, trzeba dołączyć druk PEL-Z. Upoważnienie jest udzielane tylko na czas trwania kontroli. Odebranie protokołu kontroli jest równoznaczne z wygaśnięciem upoważnienia.

Sprawdź w LEX: Po jakim czasie nienależnie opłacone składki na Fundusz Pracy ulegają przedawnieniu?  >

 


Jak założyć konto PUE ZUS

W praktyce najwygodniejszą formą kontaktu z ZUS jest elektroniczna platforma PUE. Aby mieć na niej dostęp do modułu ePłatnik, trzeba mieć indywidulane konto w PUE ZUS. Do tego, by założyć konto w PUE wystarczy wejść na stronę  www.zus.pl  i w nagłówku strony kliknąć „Zarejestruj w PUE. Następnie należy wybrać sposób rejestracji. Do wyboru są trzy opcje: dla ciebie, dla przedsiębiorców oraz dla firm. Prowadzący jednoosobową działalność wybierają dla przedsiębiorców, a spółki – dla firm.  Następnie mogą wybrać sposób rejestracji. Osoby, które nie korzystają z profilu zaufanego i bankowości elektronicznej, wybierają przycisk do rejestracji. Następnie wypełniają formularz i go przesyłają. Trzeba w nim podać numer PESEL, numer telefonu i adres mailowy. Następnie w ciągu 7 dni muszą udać się do dowolnej placówki ZUS, by potwierdzić swoją tożsamość. W biurze obsługi klienta pracownik poprosi o pokazanie dokumentu tożsamości i na jego podstawie potwierdzi autentyczność danych wprowadzonych w PUE. Potem wyszuka pole i przypisze do twojego profilu.

Konto ubezpieczonego, nawet członka zarządu, bez złożenia pełnomocnictwa nie jest powiązane z kontem płatnika

Często się zdarza, że firma ma konto – założone przez księgową, ale zarząd czy wspólnicy nie mają do niego dostępu i np. nie mogą zarejestrować firmy turystycznej, by przyjmować płatności bonem.  Wówczas muszą założyć profil w PUE jako ubezpieczeni. Po założeniu nie zyskają jednak automatycznie dostępu do danych firmy, czyli płatników. Aby uzyskać dostęp do konta płatnika muszą złożyć w ZUS pełnomocnictwo na druku ZUS PEL. Uwaga! Jak już pisaliśmy, nie można tego zrobić elektronicznie, trzeba wypełnić druk i tradycyjnie dostarczyć do ZUS. Połączenie profili zwykle zajmuje kilka dni. Jeśli tak zrobią, wówczas zyskają wgląd do konta płatnika. To prosta czynność, a epidemia koronawirusa pokazała, że warto na nią poświęcić czas. Osoby upoważnione  do reprezentacji, mając dostęp do modułu ePłatnik w PUE, szybciej mogły złożyć wnioski o zwolnienie z płacenia składek.

Czytaj również: Ponad 3000 firm przystąpiło do programu Polski Bon Turystyczny>>

Profil Zaufany dlaczego warto go mieć

Profil zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w systemach elektronicznej administracji. To takie odzwierciedlenie w wirtualnym świecie podpisu i dowodu osobistego – potwierdza, że dana osoba jest tą, za którą się podaje. Można dzięki niemu wysyłać przez Internet dokumenty i wnioski do różnych urzędów (np. o świadczenie wychowawcze), założyć Internetowe Konto Pacjenta, ale także zarejestrować się na PUE ZUS. Profil zaufany (PZ) pozwoli też skorzystać z bonu turystycznego.

Czytaj w LEX: Kontrola ZUS – prawa i obowiązki przedsiębiorcy >

Osoby, które mają konta internetowe w PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Inteligo, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank oraz w serwisie Envelo, mogą założyć PZ bez wychodzenia w domu. Po zalogowaniu się w bankowości internetowej, należy odszukać zakładkę e-Urząd lub administracja.  Po kliknięciu w nią, bank poprowadzi dalej krok po kroku przez wszystkie etapy. Osoby, które nie mają dostępu do bankowości elektronicznej Profil Zaufany mogą założyć poprzez serwis pz.gov.pl wybierając „Załóż Profil Zaufany i potwierdź – w punkcie potwierdzającym”. Profil założony  w ten sposób wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości  w jednym z w wybranych punktów potwierdzających. Może nim być urząd skarbowy, ZUS, ale też urząd wojewódzki. Punkty można wyszukać tutaj.

Czytaj również: Kto chce skorzystać z bonu turystycznego, musi mieć konto na e-platformie ZUS>>