Możliwość powiadamiania pracodawców o chorobie pracownika daje posiadanie przez ubezpieczonego profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Usługa działa od 1 grudnia 2018 roku i cieszy się dużym zainteresowaniem. Dzięki niej, wychodząc od lekarza, ubezpieczony od razu odbierze SMS z informacją, że wystawiono mu zaświadczenie o niezdolności do pracy. Taką informację otrzymuje również pracodawca.
UODO nakazuje zmiany w systemie
Z informacji Prawo.pl wynika, że Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) uznał, że pracodawca może otrzymać smsa, ale tylko z informacją, że jego pracownikowi wystawiono zaświadczenie lekarskie - bez imienia i nazwiska oraz bez daty obwiązywania zwolnienia. UODO miał przypomnieć, że do płatników i ubezpieczonych przekazywane są powiadomienia o elektronicznych zwolnieniach lekarskich (e-ZLA), które zawierają dane osobowe. Urząd wskazał, że przekazywanie danych w tak szerokim zakresie, jest nieadekwatne do celu, bo celem jest poinformowanie o nowym zdarzeniu na PUE.
Czytaj w LEX: Zmiany w danych osobowych pracowników od 4 maja 2019 r. >
W oficjalnej korespondencji UODO przyznało Prawo.pl, że prowadzi postępowanie dotyczące systemu powiadomień Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, za pomocą którego są przesyłane tzw. e-zwolnienia lekarskie. - Dopiero po zbadaniu wszystkich okoliczności sprawy i zakończeniu postępowania UODO będzie możliwa ocena legalności takiego działania w decyzji administracyjnej. Jeżeli w toku postępowania zostaną stwierdzone uchybienia, które nie zostaną usunięte do czasu jego zakończenia, to odpowiednie nakazy dostosowania systemu do przepisów o ochronie danych osobowych mogą zostać określone w decyzji - wskazano.
Czytaj w LEX: Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich wykonywana przez pracodawców >
ZUS zmuszony do zmian
Rzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Wojciech Andrusiewicz podkreśla w rozmowie z Prawo.pl, że celem ZUS zawsze jest sprawna obsługa klientów - zarówno na salach obsługi, jak i w e-urzędzie czyli na Platformie Usług Elektronicznych. - Nasze usługi mailowe i sms-owe powiadomienia to był krok w stronę oczekiwań naszych klientów i chęć usprawnienia codziennego prowadzenia firmy. Cieszyły się one dużym zainteresowaniem pracodawców. Niestety, z racji na obostrzenia wynikającego z ochrony danych osobowych, musimy w znaczący sposób ograniczyć zakres przekazywanych przedsiębiorcom informacji - zaznacza.
Czytaj w LEX: Kontrola zwolnień lekarskich - nowe narzędzia kontroli >
Pracodawcy chwalą system
Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert Pracodawców RP, uważa, że usługa z pewnością usprawnia proces organizowania pracy, bo jest to najszybszy sposób na powiadomienie pracodawcy o zwolnieniu lekarskim pracownika. - Nie wyobrażam sobie, żeby ta usługa dalej funkcjonowała bez podawania danych pracownika. Jak wówczas wyglądałby taki sms? Chyba pracownikom trzeba by było nadawać pseudonimy - mówi.
Zwraca uwagę, że nie wszyscy pracodawcy korzystają z usługi powiadomienia sms i ma ona charakter fakultatywny. - Pracodawcy posiadający profil na platformie usług elektronicznych posiadają dostęp do informacji o zwolnieniu lekarskim pracownika. Nie należy również zapominać, że na pracowniku nadal ciąży obowiązek informowania pracodawcy o fakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim. Sposoby na uzyskanie przez pracodawcę tej informacji są różne, natomiast powiadomienie sms jest najszybszym narzędziem. W branżach, gdzie trudno o zastępstwo pracownika, a jego nieobecność może naruszyć porządek pracy, rezygnacja z tego rozwiązania może być problematyczna - podkreśla ekspert.
Jeremi Mordasewicz z Konfederacji Lewiatan uważa, że kluczowa dla pracodawcy jest wiedza, kiedy pracownika nie będzie w pracy. - Duże firmy, które mają rozbudowane kadry poradzą sobie z tym problemem. Gorzej z małymi przedsiębiorcami, którzy zatrudniają np. 5 osób. Dla nich informacja, że np. murarza nie będzie kilka dni w pracy jest kluczowa. Pracownicy są różni, niektórzy powiadamiają telefonicznie swoich przełożonych o chorobie, inni tego nie robią. Dlatego taki system powiadamiania powinien istnieć - podkreślił.
Sprawdź w LEX: Jak przygotować się na kontrolę inspektorów UODO w zakresie zgodności wykorzystywanego monitoringu wizyjnego z przepisami RODO >
Zaznacza, że UODO i ZUS powinny dojść do porozumienia w tej sprawie. - W takich sytuacjach dla pracodawców nie są ważne spory o interpretacji przepisów. Urzędy same powinny to załatwić między sobą - dodaje ekspert.
Rozwiązaniem - oświadczenie
Zdaniem adwokata dr Pawła Litwińskiego z kancelarii Barta Litwiński, wyjściem z tej sytuacji mogłaby być dobrowolna zgoda pracownika.
– Należy tutaj jednak podkreślić, że to musi być wyraźna zgoda pracownika, a nie pracodawcy. Chodzi np. o oświadczenie, że zgadza się, aby jego dane w przypadku wystawienia zwolnienia lekarskiego były przesyłane sms-em lub mailem. Takie oświadczenie mogłoby być składane już podczas wizyty u lekarza, przy wystawianiu zaświadczenia lekarskiego. Innym rozwiązaniem jest nowelizacja przepisów i usankcjonowanie tego ustawowo lub rozporządzeniem – wyjaśnia.
Czytaj w LEX: Praca tymczasowa, delegowanie pracowników w świetle RODO >
- Jeżeli rzeczywiście celem przekazywania powiadomienia jest poinformowanie ubezpieczonego i płatnika składek o zaistnieniu nowego zdarzenia w PUE, to UODO ma rację - nie jest potrzebne w tym celu przekazywanie informacji o tym, kogo to zdarzenie dotyczy. Jeżeli jednak cel był inny, tzn. informowanie o zaistnieniu zdarzenia dotyczącego konkretnego pracownika, wówczas UODO nie ma racji, bo tylko taki zakres danych umożliwia realizację tego celu – podkreśla ekspert.
Zwraca jednak uwagę, że w ustawie lub rozporządzeniu brak jest podstaw prawnych dla działania systemu powiadomień (sms i e-mail). - Mamy tutaj do czynienia z danymi dotyczącymi zdrowia, a więc na zasadzie art. 9 ust. 2 RODO wymagane jest, aby ten mechanizm miał podstawę w przepisach prawa – a takowej nie ma. Dlatego uważam, że informowanie o zaistnieniu zdarzenia dotyczącego konkretnego pracownika przy pomocy maila lub SMS-a jest po prostu sprzeczne z RODO, także z powodów, na które UODO nie zwrócił uwagi – mówi mec. Litwiński.
- Z kolei informowanie o zaistnieniu nowego zdarzenia w PUE już takiej podstawy prawnej nie wymaga, bo informacja nie dotyczy konkretnego pracownika, dlatego jak najbardziej może funkcjonować na gruncie RODO - dodaje.
Radca prawny Dominika Dörre-Kolasa z kancelarii Raczkowski Paruch wyraziła wątpliwości, co do interpretacji przepisów przez UODO. - Wcześniej organowi nadzorczemu nie przeszkadzało, że papierowe zwolnienie lekarskie pracownika było przynoszone do pracodawcy w zasadzie przez obojętnie jaką osobę. Często zostawiane one było gdzieś w wejściu firmy, trafiało do przypadkowego pracownika, którego spotkało się po drodze - mówi.
Jej zdaniem przekazywanie informacji smsem o zwolnieniu pracownika jest adekwatne do celu. - To jest rozwiązanie, które jest dobre zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Czasem są problemy z systemem PUE i informacje o zwolnieniu pojawiają się po kilku dniach od wystawienia zaświadczenia. Ten problem jest szczególnie dotkliwy, kiedy mamy dużą firmę i jednego dnia zachoruje kilkanaście osób. Należy tutaj podkreślić również, że wprowadzając e-zwolnienia nie został zniesiony obowiązek poinformowania pracodawcy o naszym zwolnieniu lekarskim - zwraca uwagę ekspert.
Czytaj też: Główny Inspektor Pracy chce większych kompetencji dla PIP >>>>
Sprawdź w LEX:
- Czy korzystanie przez pracowników z automatów do kawy stanowi przychód pracownika? >
- Czy należy wypłacić ekwiwalent za kilka dni niewykorzystanego urlopu, jeśli z pracownicą została zawarta nowa umowa o pracę? >
- Czy po skończonych studiach podyplomowych pracownik może wnioskować z urlop szkoleniowy? >
- W jakiej wysokości można potrącić z wynagrodzenia świadczenia niealimentacyjne? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
