Pytanie pochodzi z LEX Ochrona Danych Osobowych: W jaki sposób usunąć z akt osobowych pracowników dane osobowe, które nie powinny się tam znajdować, np. ksero dowodu osobistego, adresy e-mail? Czy w miejsce usuniętego dokumentu można włożyć kartkę z adnotacją „usunięto dokument z akt osobowych, zgodnie z RODO”?
Czy w spisie dokumentów danej części akt również można wpisać „usunięto dokument z akt osobowych, zgodnie z RODO” pod nr, który wcześniej informował o kopi dowodu osobistego? Czy można zamazać korektorem część informacji na starym kwestionariuszu? Czy należy pousuwać dokumenty niepożądane również z akt osobowych byłych pracowników?
Odpowiedź
Usuwając dokument z akt osobowych należy dokonać zmiany numeracji
Przepisy prawa pracy nie określają sposobu usuwania dokumentacji z akt osobowych i czynności po usunięciu dokumentu, ale stwierdzają jednoznacznie, że dokumenty w aktach osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym, numeruje oraz tworzy wykaz oświadczeń lub dokumentów (§ 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), to oznacza, że usuwając dokument z akt osobowych należy dokonać zmiany numeracji oraz zmodyfikować wykaz w danej części akt. Nie widzę jednak podstawy prawnej, która zobowiązywałaby do odnotowywania w aktach informacji o usunięciu jakiegoś dokumentu. Nie ma również przeciwwskazań do przekreślenia numeru i napisania kolejnego w nowej numeracji akt osobowych. Ważne, by zachowany był porządek chronologiczny i numeracja. Sposób porządku chronologicznego i sposób zapisywania numeracji pozostawia się do decyzji pracodawcy. Choć ten pierwszy jest dość oczywisty, bo wynika z chronologii.
Czytaj też: RODO nie wymaga wyraźnej zgody na przetwarzanie ciasteczek >
Z dokumentu, którego się nie usuwa należy nadmierne w stosunku do przepisów dane osobowe wyczernić/zamazać w sposób trwały.
Co z dokumentacją byłych pracowników?
Co się tyczy usuwania zbędnych i nadmiernych danych osobowych z akt osobowych byłych pracowników, to co do zasady przepisy, które obowiązywały do 25.05.2018 r., czyli do dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, nie były tak restrykcyjne. Pracodawcy gromadzili dane osobowe w szerszym zakresie i zbierali kserokopie dokumentów. Stąd obecnie w archiwach znajdują się dokumenty, które często zawierają dane osobowe byłych pracowników w znacznie szerszym zakresie niż zbierane obecnie. Z jednej strony dopiero po nowelizacji z 25.05.2018 r., gdy weszło w życie RODO, i kolejnej dużej nowelizacji z 1 stycznia 2019 r., gdy zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawcy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji na nowych zasadach. Jednak dokumentacja dotychczasowa, zgodna musi być z ochroną danych osobowych. To z kolei oznacza, że dane byłych pracowników także nie mogą być obecnie przetwarzane, a zatem należy zniszczyć kserokopie i zanonimizować dane byłych pracowników zbierane wcześniej w nadmiernym zakresie.
Powyższe wydaje się sugeruje także Urząd Ochrony Danych Osobowych. Odpowiadając na pytanie, w jakim zakresie pracodawca może wykorzystać służbowy adres e-mail po byłym pracowniku, Urząd wyjaśnia w odniesieniu do adresu e-mail byłego pracownika, że jeśli adres e-mail byłego pracownika stanowi dane osobowe, wówczas taki adres powinien zostać usunięty z chwilą zakończenia stosunku pracy (UODO „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, Warszawa 2018, s. 26).
Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:
Jak powinno wyglądać oświadczenie dla pracownika o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy? >
Czy umowa o prace może zawierać adres zamieszkania pracownika? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
