W 2019 roku ważne zmiany w prowadzeniu akt osobowych pracowników

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe nowo zatrudnianych pracowników będą składać się z czterech części, a nie jak dotychczas - trzech. W ciągu 12 miesięcy do nowych warunków przechowywania trzeba dostosować wszystkie teczki pracowników.

1 stycznia 2019 roku wchodzą w życie duże zmiany dotyczące m.in. okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i wprowadzenia możliwości elektronizacji tej dokumentacji. Dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika musi więc zostać zastąpione przepisami uwzględniającymi nowe sposoby przechowywania akt osobowych.

Tym nowym aktem jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa:

1. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
2. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
3. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub innym uprawnionym osobom.

Pracodawca prowadzi akta osobowe oddzielne dla każdego pracownika - tu nic się nie zmienia w stosunku do obowiązującego do tej pory rozporządzenia. Ale w aktach pojawia się m.in. nowa część D i zmienia się ich organizacja.

Nowo zatrudnieni od 1 stycznia już z nowymi teczkami

Przepisy nowego rozporządzenia należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Zatrudnieni w 2018 roku i wcześniej mogą zostać ze starymi teczkami

W przypadku pracowników, którzy w dniu 1 stycznia 2019 r. będą pozostawali w zatrudnieniu, pracodawca będzie miał wybór postępowania odnośnie dokumentacji zgromadzonej do dnia 31 grudnia 2018 r. - będzie mógł ją przeorganizować, ale nie ma takiego obowiązku. Natomiast do dokumentacji pracowniczej gromadzonej od 1 stycznia 2019 roku trzeba już stosować nowe przepisy.

Teczki byłych pracowników - 12 miesięcy na dostosowanie warunków przechowywania

Teczki pracowników, których stosunek pracy ustał do końca 2018 roku, również mogą pozostać bez zmian. Rozporządzenie pozostawia tę decyzję pracodawcy. Natomiast w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawca musi dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do nowych wymogów. Chodzi o zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Sprawdź w LEX: Od 2019 r. nowe informacje przy wydawaniu świadectwa pracy >

Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe składają się z czterech części:

1. Część A – z dokumentami zgromadzonymi w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. Część B – z dokumentami dotyczącymi nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
3. Część C – z dokumentami związanymi z ustaniem zatrudnienia,
4. Część D – z dokumentami związanymi z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach

 

MERITUM Prawo pracy 2019

Kazimierz Jaśkowski

Sprawdź  

Akta osobowe - część A

W tej części umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy);

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika pracodawca ma prawo dodatkowo żądać także:

1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).;
3. numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (od 1 stycznia 2019 roku).

Czytaj też: W 2019 roku zmiany w wypłacie wynagrodzeń. Trudniej będzie dostać pensję do ręki >

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Ważne!

Pracodawca nie przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, oryginałów przedłożonych przez niego dokumentów. Należy wykonać odpis lub kopię dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika i poświadczyć je za zgodność z oryginałem. Może to zrobić pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.

Sprawdź w LEX: Czas pracy 2019 >

Akta osobowe - część B

W części B gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

• potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy),

– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kodeksu pracy),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy),

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Ważne!

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

 

Akta osobowe - część C

W tej części przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Ważne!

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Sprawdź w LEX: Współczynnik ekwiwalentowy 2019 r. >

Akta osobowe - część D

W tej części umieszcza się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Ważne!

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery

Nowe rozporządzenie wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r., wraz ze zmianami Kodeksu pracy wynikającymi z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Na czym polegają zmiany, jakie wprowadza nowe rozporządzenie w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Na czym polega możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji od 1 stycznia 2019 r.?

Odpowiedzi na te i inne pytania można znaleźć w LEX:
Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej >
Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja >
Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >
Dokumentacja pracownicza - rewolucyjne zmiany od 2019 r. >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.