Po ponad rocznym vacatio legis 1 stycznia 2021 roku wejdzie w życie nowe prawo zamówień publicznych. Przewiduje ono wiele nowości, m.in. procedurę podstawową, katalog klauzul abuzywnych, zasady waloryzacji wynagrodzenia i postępowanie koncyliacyjne na etapie realizacji umowy. Zdaniem prawników jednak najważniejsza zmiana to elektronizacja.

Od Nowego Roku cała komunikacja między zamawiającymi a wykonawcami ma się obywać w formie elektronicznej. W efekcie np. zniknie obowiązek jawnego otwierania ofert - teatralny rytuał oglądania kopert odejdzie do lamusa. Nie będzie też trzeba organizować rzutnika, by publicznie otworzyć oferty elektroniczne. Każdy wykonawca zaś musi posiadać podpis elektroniczny, w krajowych przetargach nie musi być kwalifikowany.

Zobacz w LEX: Elektronizacja zamówień publicznych 2021 - szkolenie online >

 


Rewolucja w zamówieniach

Od 18 października 2018 r.  w całości elektronicznie prowadzone już były postępowania o udzielenie zamówień o wartościach równych progom unijnym lub wyższych od nich. Tyle, że takich postępowań jest niewiele. Większość stanową zamówienia poniższej progów unijnych. I to je czeka e-rewolucja.  - Bardzo ważne jest wprowadzenie elektronizacji przetargów krajowych, poniżej progów unijnych. Te przetargi do tej pory nie musiały być elektroniczne, mogły być nadal pisemne, od 1 stycznia muszą być już w pełni elektroniczne. To duży wolumen spraw – podkreśla Jacek Liput, radca prawny w kancelarii Gawroński & Partners. Ze sprawozdania prezesa UZP z funkcjonowania systemu zamówień publicznych wynika, że w 2019 r. to był rynek wart ok. 49,9 mld zł, a w 2018 r. – 55,8 mld zł; w 2017 r. – 45,3 mld zł; w 2016 r. – 31,5 mld zł. - Elektronizacja oznacza oczywiście duże zmiany tak dla zamawiających, jak i wykonawców.  Dla zamawiających – choćby konieczność stosowania środków komunikacji elektronicznej – czyli najpewniej jakiejś platformy przetargowej - ocenia Jacek Liput.

Zobacz w LEX szkolenie online: Nowe Prawo zamówień publicznych - nowości i zmiany >

Komercyjna platforma lub miniPortal

Zgodnie z art. 61 prawa zamówień publicznych (pzp), komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, co do zasady odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Pojawia się pytanie, czy to może być np. poczta mailowa. Niestety nie do końca.

Czytaj w LEX: Szacowanie wartości zamówienia publicznego i konkursu w nowym PZP >

Zgodnie bowiem z art. 64 pzp narzędzia służące do komunikacji powinny być niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. Natomiast zgodnie z art. 68 pzp narzędzia służące do składania ofert dodatkowo powinny zapewniać zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniać możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

- Zatem możliwe jest prowadzenie postępowania w ten sposób, że komunikacja (wymiana informacji i dokumentów) będzie dokonywana przy użyciu e- mail, natomiast składanie ofert lub wniosków przy użyciu miniPortalu lub innej platformy zakupowej - wyjaśnia Irena Skubiszak-Kalinowska, radca prawny, podczas szkolenia on-line dla użytkowników LEX. Wciąż bowiem nie ruszyła Platforma E-Zamówienia Publiczne.


E-Platforma z opóźnieniem

Jak informuje Urząd Zamówień Publicznych, moduł składania ofert i wniosków w nowej platformie e-Zamówienia ma być oddany do 31 marca 2021 roku. Dlatego  niezależnie od prowadzonych prac w ramach projektu e-Zamówienia, zostały podjęte dodatkowe działania mające dostosować miniPortal do obsługi wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia, dla których po 1 stycznia 2021 roku powstanie obowiązek zapewnienia komunikacji elektronicznej. Urząd nazywa go tzw. miniPortal BIS. Ma on zapewnić ciągłość obsługi komunikacji elektronicznej, w tym składania ofert i wniosków w postaci elektronicznej według wymagań wynikających z nowej ustawy PZP aż do wdrożenia i uruchomienia tej funkcjonalności w ramach Platformy. Na niej można będzie też kontynuować postępowania wszczęte przed 1 stycznia 2021 r.

Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes spółki PortalPZP, właściciel platformy do prowadzenia zamówień zauważa, że nowa platforma nie będzie bardziej funkcjonalna niż miniPortal.Zauważamy zwiększone zainteresowanie komercyjnymi rozwiązaniami i nie tylko dlatego, że opóźnia się wdrożenie nowej platformy e-Zamówienia. Komercyjne rozwiązania oferują znacznie więcej możliwości niż publiczne – mówi. W SmartPZP można np. planować zamówienia, prowadzić całe postępowanie, w tym je archiwizować. Pozostaje jednak pytanie, czy zamawiający i wykonawcy, dobrze przygotowali się do elektronizacji.

Brak rozporządzeń utrudnia przygotowania

- Z mojego doświadczenia wynika, że zamawiający i wykonawcy mają pewne obawy przed wejściem w życie nowych przepisów i szukają wsparcia. Nic dziwnego, bo mówimy o zupełnie nowej ustawie, a zmiana ma miejsce po kilkunastu latach obowiązywania poprzednich przepisów. Oczywiście można mówić, że czasu na przygotowanie było sporo, w końcu ustawa jest z września 2019 r., ale prawda jest też taka, że najwięcej uczy doświadczenie zdobyte w praktyce. I trzeba dopiero przejść tych kilka postępowań „po nowemu”, aby się przyzwyczaić do nowych regulacji i zobaczyć, że „nie taki diabeł straszny” – ocenia Jacek Liput. 

Czytaj w LEX: Jak przygotować regulamin udzielania zamówień na gruncie nowego Prawa zamówień publicznych >

Anna Serpina-Forkasiewicz przyznaje, że na przygotowanie się do nowego prawa było dużo czasu. Zauważa jednak, że wciąż nie zostały opublikowane akty wykonawcze. – W ustawie liczącej prawie 700 artykułów są ogólne zapisy, które są doprecyzowane w rozporządzeniach, to one wyjaśniają, co ustawodawca miał na myśli. 28 grudnia, czyli trzy dnie przed godziną „0” te wciąż nie obowiązywały, a będą miały co najmniej tyle paragrafów, co ustawa artykułów. To nie ułatwia przygotowania się do nowych zasad – podkreśla Serpina-Forkasiewicz. Przyznaje jednak, że zarówno UZP jak i Ministerstwo Rozwoju przeprowadziły bardzo dużo konferencji i szkoleń. - Największy problem to mentalność, otwartość na nowe technologie. Na szczęście pandemia przyspieszyła proces zaprzyjaźnienia się z komunikacją elektroniczną - podsumowuje Jacek Liput.

Zobacz procedurę w LEX: Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia w nowym PZP >

Kiedy można przetarg przeprowadzić w formie papierowej

Co do zasady prawo zamówień publicznych przewiduje dla zamówień klasycznych i sektorowych obowiązek komunikowania się w postępowaniu o udzielenie zamówienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wyjątki od tej zasady enumeratywnie wskazuje w art. 65 ust. 1 nowego pzp. Zgodnie z z nim zmawiający może odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli:

  • z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
  • aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
  • użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;
  • zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
  • jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
  • jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.

Zobacz procedury w LEX:

Klauzule niedozwolone w umowie w sprawie zamówienia publicznego >

Przesłanki obligatoryjnego wykluczenia wykonawców z postępowania >

Przesłanki obligatoryjnego unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia >

Obowiązkowe postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego >

Badanie konfliktu interesów oraz niekaralności osób po stronie zamawiającego >