Systemami informacji prawnej (dalej SIP) nazywamy bazy horyzontalne, a więc skierowane do prawników obszerne zbiory informacji prawnej z, co do zasady, wszystkich dziedzin polskiego prawa. Obok nich należy wyróżnić rozwiązania dla nie-prawników np. księgowych, kadrowych, specjalistów BHP czy ochrony środowiska, które de facto są zbiorami dokumentów i narzędzi merytorycznie skrojonymi pod potrzeby poszczególnych specjalistów. Są to tzw. bazy wertykalne, które pomagają im w prowadzeniu codziennych czynności i obowiązków, dla których formalne uzasadnienie kryją obowiązujące przepisy prawa. Jeden i drugi typ bazy danych to zbiór dokumentów różnego rodzaju, których zawartość kryje w sobie informacje tworzące proces stosowania prawa poprzez jego wykładnię, doktrynę oraz bieżącą interpretację. Lista typów dokumentów dostępnych w bazach informacji prawnej nie jest długa, natomiast liczebność każdego z nich – szczególnie w programach horyzontalnych – potrafi przekraczać setki tysięcy.
Systemy informacji prawnej – bazy horyzontalne
Horyzontalny charakter zbioru informacji prawnej wyraża się co do zasady w tym, że obejmuje materiały dotyczące wszystkich dziedzin prawa. Jego podstawowym adresatem i użytkownikiem są prawnicy a sposobowi ich pracy podporządkowana jest wewnętrzna struktura oraz dostępne funkcjonalności. W dotychczasowej praktyce dwaj najistotniejsi w Polsce dostawcy informacji prawnej zbudowali swoją pozycję rynkową najpierw na produktach horyzontalnych, a dopiero z czasem dostrzegli potrzeby i szanse dla rynków wertykalnych. W efekcie istnieją rzesze nie-prawników również korzystających z produktów horyzontalnych. Nie są one wprost dopasowane do ich potrzeb niemniej jednak często górę biorą względy finansowe i taki produkt horyzontalny – jako zawierający kontent prawny z wielu dziedzin prawa – ma w założeniu obsłużyć potrzeby zarówno prawnika w firmie jak i księgowej, kadrowej czy pozostałych reprezentantów innych specjalności (nie-prawnicy pozbawieni są jednak skierowanych do nich usług o charakterze praktycznym, takich jak np. prawo zadawania pytań ekspertom czy infolinie merytoryczne).
Ponadto produkty horyzontalne w zasadniczej mierze są zbiorem (bazą) różnego rodzajów dokumentów opatrzonych dopasowanymi do realizacji konkretnych procesów funkcjonalnościami, a tylko w niewielkiej części uzupełnione narzędziami praktycznymi (typu wzory formularzy, deklaracji, kalkulatory itp.). Wynika to po części z genezy ich powstania ale przede wszystkim z profilu odbiorcy. Oczekiwaniem prawnika jest wskazanie mu konkretnych, aktualnych i wiarygodnych źródeł informacji prawnej na wybrany temat do samodzielnej analizy. Prawnicy mogą zatem wymagać na poziomie systemów informacji prawnej bardzo bogatych zbiorów dokumentów, z których tylko jeden typ (prawodawstwo) będzie dostępny jako kompletny zbiór, zaś wszystkie pozostałe będą jedynie wyborem wydawcy i nie będą gwarantowały dostępu do kompletu.
Klasyfikacja dokumentów służących do stosowania prawa w Polsce
Polskie systemy informacji prawnej oferują dostęp do kompletnego prawodawstwa – w praktyce jest ono ograniczone dolną datą wydania od 1918 roku, co w przypadku polskich przedsiębiorstw oznacza dostęp do 100 proc. aktów prawnych potrzebnych w pracy prawnika firmowego. Jeśli spojrzeć przez pryzmat kategorii prawa, którym są związani polscy przedsiębiorcy, zasadniczy trzon stanowi prawo powszechne, publikowane w Dziennikach Ustaw oraz Monitorze Polskim. Polskie systemy informacji prawnej oferują oprócz nich także dostęp do aktów prawa resortowego (np. akty prawne wydawane przez poszczególne ministerstwa i organy administracji centralnej, np. Narodowy Bank Polski) oraz przynajmniej jako wybór – do aktów prawa miejscowego, właściwego dla organów administracji samorządowej. To oznacza, że z punktu widzenia dostępu do regulacji prawnych na każdym poziomie prawnik w przedsiębiorstwie korzystający z SIP nie powinien mieć żadnych problemów z dotarciem do danej normy.
Czego potrzebuje firmowy prawnik
Akty prawne są najważniejszym i zarazem najczęściej wykorzystywanym typem dokumentu w polskich systemach informacji prawnej. W praktyce zasadnicza większość funkcjonalności oferowanych przez systemy informacji prawnej odnosi się i wspiera pracę z aktami prawnymi. Z punktu widzenia potrzeb prawnika firmowego szczególnie przydatne są te, które wspierają interpretację treści konkretnego dokumentu oraz pomagają zrozumieć jego kontekst (np. relacje między aktami prawnymi, wersjonowanie oraz wyróżnianie w tekście zmian czy dokumenty merytorycznie powiązane z normą prawną). Kolejną grupę stanowią czysto użyteczne narzędzia służące wykorzystaniu treści pochodzących z aktów prawnych w dokumentach będących wytworem pracy użytkownika („kopiuj”, „wyślij”, „zacytuj”) oraz te, pozwalające na opatrywanie dokumentów urzędowych, dostępnych w SIP, materiałami własnymi (co zresztą umożliwia tworzenie w ramach tych programów „teczek dokumentów” w konkretnych sprawach, złożonych z treści dostępnych w SIP jak i własnych notatek, skanów pism procesowych czy innych). Szczególnie przydatną i popularną funkcjonalnością systemów informacji prawnej są tzw. alerty. Zabezpieczają one potrzebę bycia poinformowanym o wszystkich zmianach związanych z danym aktem prawnym (np. nowelizacja/uchylenie/pojawienie się aktu wykonawczego) i tym samym znacznie ograniczają ryzyko niezauważenia takiej zmiany prawnej, która może nieść określone konsekwencje dla przedsiębiorstwa. Szczególnie wyraźnie widać ten problem w przedsiębiorstwach sektorowych (np. banki, energetyka, żywność), gdzie brak wdrożenia określonej regulacji prawnej (złamanie obowiązku identyfikacji wymagań prawnych) może się dla nich skończyć dotkliwymi konsekwencjami ze strony urzędu – organu regulującego dany rynek (np. Komisja Nadzoru Finansowego w stosunku do banków).
Orzecznictwo sądowe
Dokumenty wykładni prawa to drugi po prawodawstwie oczekiwany przez pryzmat wymagań prawnika element SIP. Składają się na nie orzeczenia sądów oraz piśmiennictwo resortowe i trzeba od razu powiedzieć, że istnieją między nimi fundamentalne różnice. Bazy orzecznictwa są niezwykle bogate w polskich SIP i obejmują przede wszystkim dorobek sądów administracyjnych oraz powszechnych. Prawnik szukający poparcia dla przyjętej argumentacji przede wszystkim oczekuje rozstrzygnięć ostatecznych, a więc niezaskarżonych, oznaczających się definitywnym charakterem. Z punktu widzenia SIP oznacza to znacznie większą dostępność orzeczeń ostatecznej instancji (tzn. Naczelnego Sądu Administracyjnego czy Sądu Najwyższego) na tle znacznie liczniejszych w praktyce lecz mniej dostępnych w programach komercyjnych orzeczeń pierwszoinstancyjnych. W sytuacji obecnego istnienia urzędowych źródeł informacji prawnej takich jak POSP (Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych) czy CBOSA (Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych), fakt braku jakiegoś orzeczenia np. wojewódzkiego sądu administracyjnego w SIP nie wydaje się być czymś nadmiernie dolegliwym. Od strony przedmiotowej dostępność orzecznictwa w komercyjnych SIP ma względnie proporcjonalny charakter co oznacza, że do programów trafiają orzeczenia różnych sądów z różnych dziedzin prawa i w miarę równomiernie pokrywają poszczególne obszary i hasła w nich zawarte. Wreszcie orzeczenia sądowe i wszelkie ich opracowania (takie jak autorskie glosy, komentarze do orzeczeń czy linie orzecznicze) są znacznie bardziej oczekiwane przez prawników aniżeli np. pisma resortowe.
Piśmiennictwo resortowe - zdominowane przez jeden resort
Wynika to zapewne z faktu, że orzeczenie sądu niesie ze sobą obiektywne, bezstronne rozstrzygnięcie i interpretację danego problemu prawnego tymczasem pismo resortowe to opinia zwykle strony przeciwnej (urzędowej) w danej kwestii czy sporze prawnym. Od strony struktury ilościowej pism urzędowych (resortowych) w SIP istnieją bardzo duże dysproporcje a wynika to z faktu, iż przeważająca liczba dostępnych interpretacji urzędowych pochodzi z jednego resortu finansów. Mając na uwadze fakt, że dostępna w SIP ilość interpretacji Ministerstwa Finansów w sprawach podatkowych jest wyższa niż suma pism z pozostałych resortów oraz to, że prawnik w firmie co do zasady nie zajmuje stanowiska w sprawach podatkowych (firmy korzystają zwykle z wykwalifikowanych doradców podatkowych) z uwagi na ich specyfikę i poziom skomplikowania, zasoby pism resortowych nie są szczególnym przedmiotem zainteresowania prawników.
Z funkcjonalności udostępnianych w SIP dla dokumentów wykładni warto odnotować możliwości bezpośrednich odesłań między dokumentami orzeczeń w konkretnej sprawie w kolejnych instancjach (tzw. śledzenie toku instancji) oraz w różnych ale podobnych tematycznie sprawach, co umożliwia prawnikowi weryfikację skali występowania konkretnego rozstrzygnięcia, które odpowiada wypracowanej przez niego koncepcji prawnej. Niezwykle przydatną funkcją jest możliwość szybkiego ustalenia i oznaczenia kontekstu tezy w uzasadnieniu orzeczenia. Funkcja ta pozwala na przejście z tezy do tego fragmentu uzasadnienia z którego teza pochodzi bez konieczności czytania całego uzasadnienia.
Niezwykle pożądana wykładnia prawa
Niezwykle pożądaną funkcją jest monitoring aktualności dokumentów wykładni w świetle ich zgodności z bieżącym prawodawstwem. Może ona być zaspokojona mechanizmami informatycznymi łączącymi treści orzeczeń z powołanymi w nich normami prawa. W praktyce prawniczej taka ocena bywa jednakże niewystarczająca i wymaga zaangażowania osoby merytorycznie przygotowanej do takiej weryfikacji, a to z uwagi na wielość dokumentów w bazach czyni to zadanie niezwykle kosztownym i biznesowo niewykonalnym. Z punktu widzenia prawnika w firmie – zdjęcie z niego obowiązku oceny czy dane rozstrzygnięcie wyrażone w orzeczeniu odnosi się wciąż do aktualnego stanu prawnego – wydaje się być nie do przecenienia.
Komentarze i monografie – doktryna prawa
To co w praktyce prawniczej zwykło się nazywać doktryną, jest w istocie zbiorem profesjonalnych interpretacji przepisów autorstwa ekspertów z poszczególnych dziedzin prawa, w tym przede wszystkim przedstawicieli nauki i teorii prawa. Na poziomie SIP przyjmuje postać prawniczego komentarza lub monografii. Komentarze prawnicze odznaczają się układem treści odzwierciedlającym strukturę komentowanego aktu prawnego, gdzie każdy kolejny artykuł (jednostka redakcyjna aktu) opatrywany jest autorskim komentarzem eksperta wyrażającym jego poglądy prawne z powołaniem na dokumenty wykładni. Taki układ idealnie wpisuje się w strukturę udostępniania treści prawnikom z poziomu aktu prawnego. Każdy system informacji prawnej oferuje więc dotarcie do zarówno komentarzy jak i dokumentów wykładni z poziomu przepisu prawa co pozwala odtworzyć metodę pracy z tekstem prawnym prezentowaną przez prawników. Komentarze prawnicze do aktów prawnych dostępne w elektronicznych bazach danych mają swoje tradycyjne papierowe odpowiedniki w postaci książek. Kolejne ich wydania tworzą następujące po sobie wersje komentarza w SIP, przyporządkowane (obowiązujące) w danym roku. W ten sposób użytkownik otrzymuje możliwość zapoznania się z interpretacją prawa autorstwa uznanych autorytetów w odniesieniu do konkretnych wersji czasowych danego aktu prawnego.
W przypadku sporów prawnych przed sądami, możliwość sięgnięcia do wersji komentarza sprzed kilku lat, na moment, w którym np. organ kontrolny zakwestionował działania przedsiębiorcy zarzucając im niezgodność z prawem, jest bardzo cenną i przydatną funkcjonalnością. Możliwość korzystania z dokumentów prawnych aktualnych na dany moment jest zresztą cechą funkcjonalną systemów informacji prawnej, w których użytkownik może ustawić program na datę go interesującą i wtedy cała jego zawartość jest oceniana co do aktualności względem tej daty (dotyczy to nie tylko aktów prawnych i komentarzy). Od strony bazodanowej zbiór monografii to nic innego jak baza książek z innych serii wydawniczych niż komentarze, a jego atrakcyjność jest wprost proporcjonalna do atrakcyjności oferty wydawniczej danego dostawcy informacji prawnej.
Systemy informacji prawnej - pomoc pierwszej potrzeby
Dokumenty prawodawstwa, wykładni i doktryny prawnej to zasadniczy trzon i wartość każdego systemu informacji prawnej. Stanowią element analizy i interpretacji prawników i częstotliwość ich używania wprost zależy od ilości problemów prawnych, z którymi się spotykają. Pozostałe typy dokumentów mają charakter operacyjny i służą bardziej wsparciu w realizacji określonych obowiązków aniżeli w interpretacji prawa (np. wzory dokumentów, deklaracji, wniosków itd.). Osobnym, obszernym zagadnieniem jest kwestia częstotliwości korzystania z systemów informacji prawnej oraz pytanie jaką rolę pełnią one w wykonywaniu pracy poszczególnych grup specjalistów. W przypadku prawników można z powodzeniem postawić tezę, że są one „narzędziem pierwszej potrzeby” i bez dostępu do profesjonalnych systemów informacji prawnej prawnik nie byłby w stanie wykonywać swoich obowiązków zawodowych. Oczywiście w zakresie dostępu do prawa źródłowego (akty prawne, orzecznictwo, piśmiennictwo resortowe) alternatywą pozostają omówione wyżej urzędowe bazy. Zasadnicza różnica w stosunku do komercyjnych sprowadza się jednak do braku w nich warstwy dokumentów autorskich, trudno sobie bowiem wyobrazić scenariusz z takimi dokumentami autorskimi np. w sejmowym Internetowym Systemie Aktów Prawnych ISAP). Ponadto braku funkcjonalności oraz znacząco niższego zakresu zaawansowania technologicznego oferowanych przez państwo rozwiązań (w zakresie skuteczności wyszukiwania czy ogólnie pojętego usability). Wszystko to wskazuje, że komercyjne systemy informacji prawnej jeszcze długo będą niezbędnym narzędziem do interpretacji prawa w przedsiębiorstwach.