Miasta są obecnie w trakcie procedur wyboru instytucji finansowych, z którymi podpiszą umowę o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK). Chcą to zrobić do końca roku, bo tak lepiej z perspektywy prawa zamówień publicznych – nie będzie konieczności przeprowadzenia przetargu. Największy jednak problem to pieniądze – przy spadających dochodach, rosnących kosztach, wydatkach na walkę z pandemią - wzrost kwoty najniższego wynagrodzenia za pracę w 2021 r., składka pracodawcy na PPK w wysokości nawet w minimalnej 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika, to dodatkowe i znaczne obciążenie dla budżetu gminy.
Na przykład dla Łodzi, w której strukturach wraz z placówkami oświatowymi i instytucjami kultury zatrudnionych jest łącznie około 22 tys. pracowników. Jak się dowiadujemy w magistracie, dla samego urzędu miasta roczne koszty przy minimalnej składce pracodawcy i 100 proc. udziale pracowników wynieść mogą w granicach 1,2 mln zł.
Czytaj w LEX: Problematyka wdrożenia PPK w jednostkach sektora finansów publicznych w kontekście zamówień publicznych >
Wstępnie w projekcie budżetu Poznania na 2021 r. na koszty związane z wdrożeniem PPK przewidziano rezerwę w wysokości 4 mln zł. Podobne koszty przewiduje Toruń. Dla Sopotu to ponad milion zł. Urząd Miasta Krakowa zabezpieczył 3,5 mln zł. - Ostateczne koszty są uzależnione od liczby osób, które będą chciały być uczestnikami PPK – podkreśla Barbara Skrabacz-Matusik, dyrektor Wydziału Organizacji i Nadzoru krakowskiego magistratu.
Do końca roku bez procedur przetargowych
Obowiązek wdrożenia PPK przez wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego, powstanie 1 stycznia 2021 r., a termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla każdego z pracowników objętych programem ustalony został na 10 kwietnia 2021 r.
Czytaj w LEX: Terminy i procedura wdrożenia PPK w jednostkach sektora finansów publicznych >
Jak nam mówi Bartłomiej Ślemp, prawnik z kancelarii CMS, departament Energetyki i Projektów Infrastrukturalnych, obecnie możliwość zawarcia umowy przez zamawiającego, której przedmiotem będzie usługa zarządzania PPK jest wyłączona spod zakresu stosowania aktualnie obowiązującej ustawy PZP. Nowa ustawa PZP, która wejdzie w życie 1 stycznia 2021 roku, nie zawiera takiego generalnego wyłączenia. - Dopiero w art. 7 ust. 2a wskazuje się, że do przedmiotowych umów zamawiający nie będą zobowiązani stosować nowej ustawy PZP, o ile wartość zamówienia nie będzie przekraczać progów unijnych właściwych dla usług - wyjaśnia.
Piotr Źlik, radca prawny z Działu Prawa Zamówień Publicznych kancelarii Sadkowski i Wspólnicy radzi więc, że jeżeli zamawiający chcą skorzystać z dobrodziejstwa w postaci wyłączenia stosowania przepisów prawa zamówień publicznych, zamówienie na usługi zarządzania PPK, z daleko idącej ostrożności, powinno zostać udzielone do 31 grudnia 2020 r.
Zobacz procedurę w LEX: PPK w sektorze finansów publicznych – problematyczne kwestie wdrożenia >
Szacowanie wartości wskazane
Jak dodaje Bartłomiej Ślemp, każdy z podmiotów zobowiązanych do stosowania nowej ustawy PZP zanim wybierze właściwą instytucję zarządzającą PPK, będzie musiał dokonać szacowania wartości zamówienia. - Pomimo, że progi unijne dla usług są stosunkowo wysokie, to w szczególności największe urzędy, zatrudniające duże grupy pracowników uprawnionych do uczestnictwa w PPK, będą musiały przeprowadzić takie szacowanie z należytą ostrożnością w celu oceny zastosowania - bądź nie - przepisów nowego PZP do wyboru instytucji zarządzającej PPK - mówi. Urząd Zamówień Publicznych wydał już stosowne zalecenia w zakresie szacowania wartości zamówienia.
– W tym celu rekomendowałbym przygotowanie ankiety dla pracowników, którzy będą mogli zadeklarować, czy chcą lub nie korzystać z tego programu – radzi mec. Źlik. Przyznaje, że ma świadomość, że deklaracja to jedno, a faktyczne przystąpienie to drugie. – Ta liczba pracowników może się różnić, gdy przyjdzie już do podpisania deklaracji o przystąpieniu do PPK, i to zarówno w górę, jak i w dół.
Zobacz procedurę w LEX: Wprowadzenie PPK w jednostkach sektora finansów publicznych – krok po kroku >
Klauzula przeglądowa na zabezpieczenie
Dlatego dobrym zabezpieczeniem się na taką okoliczność będzie odpowiednie sformułowanie we wzorze umowy z przyszłym wykonawcą jak najszerszej tzw. klauzuli przeglądowej – mówi mec. Piotr Źlik. I tłumaczy: - Chodzi o to, aby możliwe było dostosowanie postanowień umowy zawartej wykonawcą do zmieniających się okoliczności związanych z jej realizacją, w tym takich okoliczności jak zwiększenie lub zmniejszenie się liczby pracowników zainteresowanych udziałem w PPK. To pozwoli zagwarantować elastyczność działania w ramach zawartej już umowy.
Czytaj też: O automatycznym zapisaniu pracownika do PPK decyduje wiek>>
Wójt może wybrać instytucję także w imieniu swoich jednostek organizacyjnych
Tarcza 4.0 wprowadziła zapis, że wójt, burmistrz, prezydent miasta będzie mógł w imieniu jednostek organizacyjnych danej JST, dokonać wyboru instytucji finansowej, mającej zarządzać PPK. Bartłomiej Ślemp wyjaśnia, że są one zakładami pracy w rozumieniu właściwych przepisów prawa i to zasadniczo na kierownikach tych jednostek spoczywa obowiązek w związku PPK. - Wprowadzenie tej regulacji należy uznać za słuszne, bo organ wykonawczy JST będzie mógł przeprowadzić jednolity i mniej kosztowny wybór dla wszystkich jednostek gminy, powiatu czy województwa, np. zakładów budżetowych – dodaje.
Zobacz procedurę w LEX: PPK – wybór instytucji finansowej w sektorze finansów publicznych >
Z takiej możliwości zamierza skorzystać Sopot, którego prezydent zamierza skorzystać z oferowanej przez zapisy z tarczy możliwości wyboru instytucji zarządzającej PPK dla całej gminy, wszystkich jednostek. - Dlatego też czeka nas jeszcze etap konsultacji ze związkami zawodowymi – mówi skarbnik Sopotu Mirosław Goślicki.
W Krakowie każda z miejskich jednostek organizacyjnych dokonuje samodzielnego wyboru instytucji zarządzającej PPK. Urząd Miasta jeszcze nie wybrał, nastąpi to po 1 stycznia 2021 roku.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady różnicowania wpłat do PPK przez jednostki sektora finansów publicznych >
Wyzwania przed miastami w związku z PPK
Sytuacja epidemiczna oraz związane z nią obostrzenia utrudniają efektywne realizowanie kolejnych etapów wdrożenia PPK. Przed samorządami wyzwanie dotyczące przeprowadzenia konsultacji związanych z wyborem instytucji zarządzającej PPK ze stroną społeczną.
- W czasie gdy część pracowników realizuje zadania w trybie zdalnym, część jest na kwarantannie czy izolacji, wybór reprezentacji pracowników, która zaakceptuje wybór instytucji jest znacząco utrudniony – podkreśla Wojciech Kasprzak, dyrektor Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania. Jak dodaje, podobne problemy związane z przekazaniem informacji o PPK będą występować już w okresie wdrożenia i zbierania oświadczeń od pracowników.
Czytaj w LEX: Jakie kryteria oceny ofert można zastosować w przypadku zamówienia na wybór instytucji zarządzającej i prowadzącej PPK? >
Anna Kulbicka-Tondel, rzecznik prasowy prezydenta Torunia wyjaśnia, że trudno przeprowadzać spotkania związane z wyborem instytucji finansowej, szkolenia informacyjne dla pracowników, by należycie zapoznać ich z założeniami PPK, czy szkoleń dla pracowników jednostek, którzy będą odpowiedzialni za obsługę PPK. - Problemy to przede wszystkim czas - przeprowadzenie przetargu w styczniu, z zachowaniem obowiązku konsultacji z 4 związkami zawodowymi i przedstawicielami załóg wszystkich jednostek byłoby dla nas niezwykle trudne do wykonania, wręcz niewykonalne – mówi Mirosław Goślicki.
Koszty, jakie przewidują miasta
Przed samorządami konieczność zabezpieczenia w budżecie znacznej ilości środków finansowych na pokrycie przez pracodawcę przynajmniej wpłaty podstawowej. Dla łódzkiego magistratu największym problemem w obecnej sytuacji epidemiologicznej są pieniądze.
Potrzebne będą nowe systemy informatyczne, a to kosztuje. - Odrębnym obszarem ryzyka, zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym, jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych, tak by od kwietnia 2021 r. pracodawcy naliczali prawidłowo składki i przekazywali je do instytucji finansowych - podkreśla Wojciech Kasprzak.
Czytaj w LEX: Księgowość budżetowa PPK w jednostkach samorządu terytorialnego >
Wyzwaniem będzie także problem kadrowy. - Aby obsłużyć to zadanie, potrzebujemy minimum jednego, dodatkowego pracownika – mówi skarbnik Sopotu. - Dodatkowe etaty w ostateczności zależeć będą od liczby uczestników PPK – dodaje dyrektor Skrabacz-Matusik. Łódź nie planuje zwiększać zatrudnienia, jednak w przyszłości może się okazać, że taka potrzeba wystąpi.
Czytaj w LEX: Pracownicze Plany Kapitałowe - księgowanie oraz opodatkowanie >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
