Newsletter
 
 
united kingdom
ukraine
poland
Prawo.pl
  1. Akty Prawne
  2. Monitor Polski
  3. M.P.2016.399

Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna w Agencji Wywiadu.

ZARZĄDZENIE Nr 47
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 12 kwietnia 2016 r.
w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.
Zarządzenie określa:
1)
tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu, zwanej dalej "AW";
2)
sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW.
§  2.
Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1)
ustawa - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2)
archiwum AW - właściwą w sprawach archiwalnych komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;
3)
dyrektor archiwum AW - kierownika jednostki organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;
4)
niszczenie - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Rozdział  2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  3.
1.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum AW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.
2.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" wykonuje się w jednostkach organizacyjnych AW.
3.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych AW wykonuje się w archiwum AW, po uprzedniej analizie tej dokumentacji.
4.
O zamiarze podjęcia czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "BE" dyrektor archiwum AW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Dyrektor archiwum AW, wraz z powiadomieniem, przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.
5.
Kierownik jednostki organizacyjnej AW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do archiwum AW o wypożyczenie tej dokumentacji w celu zajęcia stanowiska co do zasadności jej brakowania.
6.
Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej AW, o którym mowa w ust. 4, nie zajmie stanowiska w terminie 30 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum AW uznaje, że nie zachodzą przesłanki określone w § 4 ust. 1, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.
§  4.
1.
Kierownik jednostki organizacyjnej AW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej AW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania prokuratorskiego, sądowego lub dyscyplinarnego.
2.
W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej AW występuje do dyrektora archiwum AW z pisemnym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.
§  5.
1.
Po upływie wymaganego okresu przechowywania określonego w wykazie akt dokumentację niearchiwalną umieszczoną na informatycznym nośniku danych usuwa się z tego nośnika w sposób uniemożliwiający odczyt treści tej dokumentacji.
2.
Po usunięciu dokumentacji niearchiwalnej z nośnika, o którym mowa w ust. 1, nośnik ten może być wybrakowany i zniszczony.
3.
Decyzję w sprawie wybrakowania i zniszczenia nośnika, o którym mowa w ust. 1, podejmuje dyrektor archiwum AW w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej AW dysponującej tym nośnikiem.
§  6.
1.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez:
1)
przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;
2)
sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:
a)
oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,
b)
oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji

- zwanych dalej "spisem i protokołem";

3)
zatwierdzenie spisu i protokołu przez Szefa AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza AW.
2.
Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.
3.
Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.
4.
Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie akt.
5.
Do protokołów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, załącza się szczegółowy wykaz dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.
§  7.
1.
Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej wykonuje komisja archiwalnej oceny dokumentacji, zwana dalej "komisją".
2.
W skład komisji wchodzą:
1)
wyznaczeni przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, funkcjonariusze archiwum AW - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW;
2)
co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, funkcjonariusz archiwum AW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy AW wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w tej jednostce.
3.
Komisję, o której mowa w:
1)
ust. 2 pkt 1 - powołuje dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW;
2)
ust. 2 pkt 2 - powołuje kierownik jednostki organizacyjnej AW, po zasięgnięciu opinii dyrektora archiwum AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza archiwum AW.
§  8.
1.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla AW, funkcjonariusz archiwum AW wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.
2.
Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków tej komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.
3.
Dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW wydaje opinię o zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia ta jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej AW.
§  9.
1.
Komisja, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 1, sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum AW.
2.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW komisja sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w tej jednostce, a egzemplarz nr 2 przekazuje się do archiwum AW.
§  10.
1.
Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej "zgodą", na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu, wydaje Szef AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz AW.
2.
Zgodę sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia.
3.
Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 jest przeznaczony dla archiwum AW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.
4.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.
5.
Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja. Przepisy § 7 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
§  11.
Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.
§  12.
1.
Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się przed dokonaniem jej fizycznego zniszczenia odpowiednio w:
1)
spisie zdawczo-odbiorczym;
2)
rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;
3)
odpowiednich inwentarzach archiwalnych.
2.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b, informacje o jej wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania.
3.
Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum AW i stanowi materiał archiwalny.

Rozdział  3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW

§  13.
W przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW materiały archiwalne, z zastrzeżeniem § 14 ust. 1 pkt 1, Szef AW przekazuje do archiwum państwowego o charakterze centralnym w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.
§  14.
1.
Do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów Szef AW przekazuje:
1)
materiały archiwalne spełniające warunek uzasadniający ich dalsze przechowywanie w archiwum wyodrębnionym lub których ujawnienie naruszałoby prawnie chronione interesy Państwa i obywateli;
2)
dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.
2.
Materiały i dokumentację, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w sposób uzgodniony z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
§  15.
Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.
§  16.
Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego o charakterze centralnym dyrektor archiwum AW zamieszcza w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i rejestrze spisów materiałów przekazanych dotychczas, prowadzonych przez archiwum AW.
§  17.
Ewidencje i pomoce archiwalne Szef AW przekazuje do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów po zakończeniu procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów, o których mowa w § 13 i § 14 ust. 1, i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział  4

Przepis końcowy

§  18.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. 1

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

i "BE" przeznaczonej do zniszczenia

Lp. Sygnatura archiwalna Symbol z wykazu akt/ kategoria archiwalna Tytuł jednostki archiwalnej Daty skrajne roczne Liczba tomów/ liczba metrów bieżących Wytwórca dokumentacji niearchiwalnej Numer szczegółowego wykazu dokumentów Uwagi
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Uwaga!

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej brakowanej w archiwum AW stanowią uwierzytelnione kopie spisów zawartości brakowanych teczek. W przypadku zaistnienia takiej konieczności można sporządzić szczegółowe wykazy dokumentów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" i "BE" przeznaczonej

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy przechowywania określone w wykazie akt upłynęły.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ kopii spisów zawartości teczek na .............. stronach*

(liczba) (liczba)

3. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach*

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. .....................................

(podpis)

2. .....................................

(podpis)

3. ......................................

(podpis)

* Niewłaściwe skreślić.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ..........

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przeznaczonej do zniszczenia

Lp. Symbol

z wykazu akt

 Tytuł dokumentacji niearchiwalnej Daty skrajne roczne Liczba stron lub metrów bieżących Numer szczegółowego wykazu dokumentów Uwagi
1 2 3 4 5 6 7

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przekazanej do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla AW.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. ...................................

(podpis)

2. ...................................

(podpis)

3. ....................................

(podpis)

Adnotacja o wniesionym zdaniu odrębnym: ..................................................................................

..........................................................................................................................................................

................... ............................................................ .............................................

(data) (imię i nazwisko wnoszącego (podpis wnoszącego

zdanie odrębne) zdanie odrębne)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

Szczegółowy wykaz dokumentów nr ..........

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

Symbol z wykazu akt: .........

Lp. Nazwa dokumentu Sygnatura literowo-

-cyfrowa

 Data wytworzenia dokumentu Numer egzemplarza Liczba stron dokumentu Uwagi
1 2 3 4 5 6 7

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

Zgoda nr ................

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......1)

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

Wyrażam zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

z lat ................................................. zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej kategorii

"B" oznaczonej symbolem ............................................... przeznaczonej do zniszczenia z dnia

.................................., znak ..................................., w ilości około ............................ (słownie:

....................................) m.b., z wyjątkiem poz. ....................... .

........................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

________________________________

1) Egz. nr 1 - pozostaje w archiwum AW.

Egz. nr 2 - pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.

W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę wydaje się w egzemplarzu pojedynczym.

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

REJESTR WYDANYCH ZGÓD

NA PRZEKAZANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA
Lp. Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, sygn. literowo-

-cyfrowa wniosku o wydanie zgody

 Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana.

Krótki opis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej

 Daty skrajne Liczba Kategoria archiwalna brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Podstawa prawna powołanej komisji Sygnatura cyfrowo-

-literowa pisma

informującego o fizycznym zniszczeniu brakowanej dokumentacji niearchiwalnej

 Uwagi
m.b. j.a.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 maja 2007 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją powstającą, napływającą i przechowywaną w Agencji Wywiadu, które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

Zmiany w prawie

Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku
Bez kary za brak lekarza w karetce do końca tego roku

W ponad połowie specjalistycznych Zespołów Ratownictwa Medycznego brakuje lekarzy. Ministerstwo Zdrowia wydłuża więc po raz kolejny czas, kiedy Narodowy Fundusz Zdrowia nie będzie pobierał kar umownych w przypadku niezapewnienia lekarza w zespołach ratownictwa. Pierwotnie termin wyznaczony był na koniec czerwca tego roku.

Beata Dązbłaż 10.04.2024
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska
Będzie zmiana ustawy o rzemiośle zgodna z oczekiwaniami środowiska

Rozszerzenie katalogu prawnie dopuszczalnej formy prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie rzemiosła, zmiana definicji rzemiosła, dopuszczenie wykorzystywania przez przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzenia przez nich działalności, wszystkich kwalifikacji zawodowych w rzemiośle, wymienionych w ustawie - to tylko niektóre zmiany w ustawie o rzemiośle, jakie zamierza wprowadzić Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Grażyna J. Leśniak 08.04.2024
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta
Tabletki "dzień po" bez recepty nie będzie. Jest weto prezydenta

Dostępność bez recepty jednego z hormonalnych środków antykoncepcyjnych (octan uliprystalu) - takie rozwiązanie zakładała zawetowana w piątek przez prezydenta Andrzeja Dudę nowelizacja prawa farmaceutycznego. Wiek, od którego tzw. tabletka "dzień po" byłaby dostępna bez recepty miał być określony w rozporządzeniu. Ministerstwo Zdrowia stało na stanowisku, że powinno to być 15 lat. Wątpliwości w tej kwestii miała Kancelaria Prezydenta.

Katarzyna Nocuń 29.03.2024
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu
Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu

Najem prywatny za 2023 rok rozlicza się według nowych zasad. Jedyną formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, według stawek 8,5 i 12,5 proc. Z kolei małżonkowie wynajmujący wspólną nieruchomość zapłacą stawkę 12,5 proc. dopiero po przekroczeniu progu 200 tys. zł, zamiast 100 tys. zł. Taka zmiana weszła w życie w połowie 2023 r., ale ma zastosowanie do przychodów uzyskanych za cały 2023 r.

Monika Pogroszewska 27.03.2024
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID

Mimo krytycznych uwag Naczelnej Rady Lekarskiej, Ministerstwo Zdrowia zmieniło rozporządzenie regulujące uprawnienia ratowników medycznych. Już wkrótce, po ukończeniu odpowiedniego kursu będą mogli wykonywać USG, przywrócono im też możliwość wykonywania testów na obecność wirusów, którą mieli w pandemii, a do listy leków, które mogą zaordynować, dodano trzy nowe preparaty. Większość zmian wejdzie w życie pod koniec marca.

Agnieszka Matłacz 12.03.2024
Jak zgłosić zamiar głosowania korespondencyjnego w wyborach samorządowych
Jak zgłosić zamiar głosowania korespondencyjnego w wyborach samorządowych

Nie wszyscy wyborcy będą mogli udać się osobiście 7 kwietnia, aby oddać głos w obwodowych komisjach wyborczych. Dla nich ustawodawca wprowadził instytucję głosowania korespondencyjnego jako jednej z tzw. alternatywnych procedur głosowania. Przypominamy zasady, terminy i procedurę tego udogodnienia dla wyborców z niepełnosprawnością, seniorów i osób w obowiązkowej kwarantannie.

Artur Pytel 09.03.2024
Metryka aktu
Identyfikator:

M.P.2016.399
Rodzaj: Zarządzenie
Tytuł: Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna w Agencji Wywiadu.
Data aktu: 12/04/2016
Data ogłoszenia: 21/04/2016
Data wejścia w życie: 22/04/2016