Od 1 stycznia 2021 r., zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło ma obowiązek poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu każdej takiej umowy, jeżeli zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Ma to nastąpić w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Zgłoszenia umowy o dzieło należy dokonać na specjalnej deklaracji ZUS RUD.
- W okresie od 1 stycznia do 19 lutego 2021 r. do ZUS wpłynęło 87.714 dokumentów RUD – poinformował nas Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS. Według niego, klienci mieli problemy z interpretacją przepisów dotyczących obowiązku zgłaszania do ZUS informacji o zawartych umowach o dzieło. Najczęściej zadawali pytania o to, czy wszystkie umowy powinny być zgłaszane do ZUS, a z kwestii technicznych pytali, czy mogą złożyć dokumenty RUD w wersji papierowej.
Czytaj również: Dzieło wykonane dla zagranicznej firmy - bez zgłoszenia do ZUS>>
Uwaga na termin zawarcia umowy
Z sygnałów, jakie docierają do naszej redakcji wynika, że wiele osób i przedsiębiorców ma przede wszystkim problem z ustaleniem terminu, w którym powinni zawartą umowę o dzieło zaraportować do ZUS.
Sprawdź w LEX: Czy jeżeli umowa o dzieło jest nieodpłatna to także istnieje obowiązek zgłoszenia w ZUS? >
- Kodeks cywilny nie wymaga, aby umowa o dzieło dla swej ważności była zawarta w szczególnej formie. Dlatego taka umowa może być skutecznie zawarta ustnie. Biorąc pod uwagę obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS w terminie 7 dni od ich zawarcia, zlecający dzieła prawdopodobnie zaczną częściej zawierać takie umowy na piśmie, względnie potwierdzać na piśmie zawarte ustnie umowy o dzieło, aby uniknąć wątpliwości co do daty jej zawarcia. W każdym razie skłania do tego obowiązujący od 1 stycznia 2021 r. przepis art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Trzeba pamiętać, że w przypadku ustnej umowy 7-dniowy termin liczy się od data jej zawarcia, a nie późniejszego potwierdzenia jej warunków na piśmie - mówi radca prawny Magdalena Januszewska, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego.
Czytaj w LEX: Zgłoszenie do ZUS umowy o dzieło - nowy obowiązek płatników składek >
Powód, dla którego data ustnego zawarcia umowy o dzieło nie pokrywa się z jej potwierdzeniem na piśmie może być jednak jeszcze inny. - Bardzo często umowy o dzieło są zawierane w formie ustnej, a do podpisania umowy dochodzi nawet kilka dni czy tygodni później. Wszystko dlatego, że procesy zawierania umów w wielu firmach były dotąd rozłożone w czasie. W efekcie moment zawarcia umowy o dzieło a moment jej podpisania to dwa różne terminy. Może się więc okazać, że firmy nie dochowają wynikającego z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych 7-dniowego terminu na zgłoszenie takiej umowy o dzieło do ZUS. Termin biegnie bowiem od jej zawarcia. Firma lub osoba fizyczna zlecająca dzieło dopuszcza się więc wykroczenia – mówi Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Zobacz w LEX: Umowa o dzieło - obowiązek zgłaszania do ZUS od 1 stycznia 2021 r. - szkolenie online >
W efekcie, jak podkreśla mec. Kuczkowski, podmioty, które przekroczą ten termin zgłoszenia do ZUS nie mają możliwości uniknięcia odpowiedzialności. Mogą co najwyżej dołączyć do składanej deklaracji pismo wyjaśniające powód opóźnienia. Nie ma natomiast możliwości złożenia czynnego żalu, jak w podatkach, bo taka instytucja nie została tu przewidziana.
Co warto wiedzieć o raportowaniu umów
Zdaniem Pawła Żebrowskiego, także na podstawie zadawanych pytań kwestie budzące wątpliwości są na bieżąco przez ZUS wyjaśniane od strony merytorycznej (prawnej) i technicznej. - Korzystamy również ze wsparcia Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, z którym konsultujemy trudniejsze przypadki. Każde otrzymane stanowisko i opinie prawną uwzględniamy w pytaniach i odpowiedziach udostępnianych dla klientów na naszej stronie internetowej – zapewnia Żebrowski.
Czego zatem dotyczyły zadawane pytania?
W początkowym okresie pytano o to, czy wszystkie umowy o dzieło należy zgłaszać do ZUS. Według Zakładu, nie wszystkie umowy o dzieło należy zgłosić do ZUS. Zgłoszeniu do ZUS nie podlegają:
- umowy o dzieło zawarte przez płatników składek i osoby fizyczne, jeżeli w ramach takiej umowy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca umowy pozostaje w stosunku pracy. Dotyczy to zarówno umów zawartych z pracodawcą, jak i z podmiotem trzecim,
- umowy o dzieło zawarte z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na podstawie umowy usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej
Sprawdź w LEX: Czy obowiązkiem zgłoszenia do ZUS umów o dzieło objęte są umowy ramowe, które zostały zawarte przed 2021 r.? >
Pytający chcieli też wiedzieć, czy należy zgłaszać umowy zawarte przez podmioty zagraniczne lub umowy zawarte z cudzoziemcami. Według ZUS, obowiązek zawiadomienia o zawarciu umowy o dzieło ma każdy płatnik składek lub osoba fizyczna, jeżeli zleci wykonanie dzieła osobie, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy osoba prawna lub jednostka organizacyjna jest podmiotem zagranicznym, ani też czy ma siedzibę w Polsce. Jeśli jest płatnikiem składek w Polsce, to musi przekazywać do ZUS informacje o zawartych umowach o dzieło.
Zobacz procedurę w LEX: Kontrola umów o dzieło przez ZUS >
Zgłosić do ZUS trzeba tylko umowy o dzieło zawierane z obywatelami polskimi lub cudzoziemcami zamieszkującymi w Polsce (zarówno na podstawie karty stałego pobytu, jak też czasowego pobytu). Jeżeli obywatel polski lub cudzoziemiec mieszka poza granicami Polski (bez względu na to, czy czasowo, czy na stałe), to zgłosić w ZUS trzeba wyłącznie umowy o dzieło, z których przychód będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych w Polsce.
Wśród pytań było też takie o to, kto podpisuje dokument RUD. Według ZUS, dokument RUD podpisuje - co do zasady - zamawiający, co jest istotne szczególnie w przypadku zawierających takie umowy osób fizycznych, które nie są płatnikami składek. W przypadku podmiotów prawnych, jednostek organizacyjnych, czy osób fizycznych będących płatnikami składek - tak jak w przypadku innych dokumentów przekazywanych do ZUS - formularz RUD może być podpisany przez osobę upoważnioną (czy upoważnione biuro rachunkowe).
Zobacz procedurę w LEX: Wybór właściwej formy zatrudnienia w przypadku umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, inne umowy o świadczenie usług, umowa agencyjna, umowa o dzieło) >
- W związku z pytaniami o możliwość złożenia dokumentów RUD w wersji papierowej, na stronie zamieściliśmy plik do wypełnienia i wydruku. Umożliwia on wypełnienie jednorazowo dokumentów RUD maksymalnie za 10 wykonawców. Po wydrukowaniu dokumenty można przekazać do ZUS, np. przesyłką pocztową lub przez złożenie w najbliższej placówce ZUS – podkreśla Paweł Żebrowski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
