Serwis Prawo.pl dotarł do wytycznych Głównego Inspektora Pracy i Głównego Inspektora Sanitarnego dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy w okresie stanu epidemii SARS-CoV-2 z czerwca 2020 r. oraz do zaleceń mających na celu ochronę zdrowia inspektorów pracy i zapobieganie rozprzestrzenianiu się SARS-CoV-2 podczas realizacji czynności kontrolnych, które – według naszych ustaleń - otrzymały poszczególne jednostki. Te ostatnie trafiły do inspektoratów razem z wytycznymi. Tymczasem Główny Inspektorat Sanitarny udostępnił nam jedynie ww. wytyczne razem z wytycznymi dotyczącymi organizacji i przeprowadzenia, w okresie stanu epidemii SARS-CoV-2, egzaminu państwowego uprawniającego do wykonywania lub nadzorowania czynności kontrolnych oraz pismem przewodnim GIS do Wiesława Łyszczka, Głównego Inspektora Pracy (nr HŚ.BW.52.21.2020.KK z 18 czerwca 2020 r.). Tylko to pismo nam udostępnione zostało oficjalnie podpisane elektronicznie przez Izabelę Kucharską, zastępcę Głównego Inspektora Sanitarnego. Pozostałe dokumenty (czyli ww. wytyczne) przekazano nam w formie plików Word - bez daty, numeru i podpisu. Natomiast PIP nadal analizuje, czy może nam udostępnić wytyczne... Eksperci wskazują, że firmy powinny dostać do nich jak najszybszy dostęp.

 

Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią ebook

Sprawdź  

Kto do kontroli, a kto nie

Z zaleceń Głównego Inspektora Pracy, które trafiły do jednostek inspekcji pracy wynika, że z uwagi na epidemię COVID-19 w pierwszej kolejności powinny być podejmowane kontrole wynikające z informacji o istnieniu bezpośrednich zagrożeń dla zdrowia lub życia pracujących, związane z badaniem śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych wypadków przy pracy, katastrof czy wynikające z rozpoznania skarg.

Zaleca się natomiast odłożenie kontroli w zakładach o wysokim ryzyku. Takich, w których aktualnie występuje ognisko zachorowań, w okresie ostatnich 14 dni stwierdzono zachorowania lub podejrzenie zachorowania, czy też aktualnie jakakolwiek osoba z załogi znajduje się w trakcie 14-dniowej kwarantanny. Zalecane jest również odłożenie kontroli, które ze względu na charakter działalności, niosą ze sobą większe ryzyko zachorowania. Podjęcie zaś działań kontrolnych uzależnione ma być – jak czytamy w zaleceniach - od sytuacji epidemiologicznej w danym regionie oraz w danym czasie i pozostaje do decyzji inspektora pracy, w porozumieniu z przełożonym na podstawie aktualnej wiedzy. W razie wątpliwości zaleca się skontaktowanie się w ramach terenowej współpracy z PIS, celem ustalenia w sposób jednoznaczny, czy na terenie zakładu pracy, w którym zamierzone jest podjęcie czynności kontrolnych, stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2.

"W okresie obowiązywania stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 nie powinny być podejmowane kontrole w podmiotach, obiektach lub pomieszczeniach, w których przebywają osoby zarażone lub z podejrzeniem zarażenia wirusem Sars-CoV-2 (jednoimienne podmioty lecznicze, szpitale zakaźne, wybrane oddziały szpitalne, domy pomocy społecznej, izolatoria itp.) oraz w takich, w których są osoby objęte kwarantanną" – czytamy w pkt 3 zaleceń.

 

Inspektor ma się przygotować do kontroli

Przed przystąpieniem do kontroli inspektor pracy powinien dokonać identyfikacji zagrożenia związanego z narażeniem na Sars-CoV-2 występującego w kontrolowanym podmiocie, w celu zastosowania adekwatnych działań zapobiegających ewentualnemu zakażeniu lub przeniesieniu Sars-CoV-2. W miarę możliwości wskazane jest uwzględnienie m.in.:

  • danych medialnych dotyczących sytuacji epidemiologicznej w danym regionie,
  • ewentualnych informacji uzyskanych z Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
  • rodzaju działalności wykonywanej przez podmiot,
  • informacji uzyskanych od pracodawcy na temat obowiązujących w zakładzie procedur dotyczących utrzymania reżimu sanitarnego, jeżeli kontakt z pracodawcą przed rozpoczęciem kontroli, nie stoi w sprzeczności z celem i charakterem kontroli.

 

Zobacz też w LEX: Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Proponuje się podjęcie próby kontaktu telefonicznego z pracodawcą, by przede wszystkim uzyskać informacje dotyczące sytuacji epidemiologicznej u danego pracodawcy, obowiązujących środkach bezpieczeństwa i ochrony przed zakażeniem wirusem SARS CoV-2, a także zweryfikować, w jakim zakresie kontrola może być przeprowadzona na podstawie dokumentów udostępnionych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Telefonicznie inspektor ma też  umówić spotkanie „w konkretnym miejscu i o konkretnej godzinie”, by zminimalizować liczbę godzin/dni w kontrolowanym podmiocie.

W czasie pierwszej rozmowy telefonicznej z pracodawcą zaleca się, by inspektor pracy ustalił, na czym polega specyfika zakładu pracy (jeżeli nie ma  wiedzy na ten temat) i jakie jest zagrożenie epidemiologiczne (czy były np. przypadki zarażenia i jaka jest obecna sytuacja. Zalecane jest też poinformowanie o przedmiocie kontroli oraz dokumentach, jakie pracodawca powinien udostępnić, określenie przewidywanych ram czasowych kontroli oraz poinformowanie pracodawcy, z którymi pracownikami (np. kierownik działu kadr, pracownik służby bhp) konieczny będzie kontakt osobisty, a z którymi wystarczający będzie kontakt telefoniczny lub elektroniczny.

Czytaj również: Firmy w pandemii zabezpieczają się procedurami, ale to może nie wystarczyć

  

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią ebook >>


Jak ma wyglądać kontrola w trakcie epidemii COVID-19

Co do zasady, inspektor pracy powinien prowadzić czynności kontrolne w nie więcej niż jednym podmiocie w danym dniu roboczym. Prowadząc czynności kontrolne należy przestrzegać następujących zasad:

  • uzyskać informacje na temat obowiązującego w kontrolowanym podmiocie reżimu sanitarnego (jeśli wcześniej nie kontaktowano się telefonicznie) lub ewentualnych zmian w sytuacji, jeśli przeprowadzono wcześniej rozmowę telefoniczną,
  • stosować przydzielone środki zabezpieczające przed rozprzestrzenianiem wirusa SARS-CoV-2,
  • stosować się do obowiązujących w kontrolowanym podmiocie procedur bezpieczeństwa w związku z ochroną przed zakażeniem SARS-CoV-2, w tym stosować zalecane przez przedsiębiorcę środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed rozprzestrzenianiem wirusa SARS-CoV-2 (art. 3044 Kodeksu pracy),
  • okazać (nie podawać) legitymację służbową pracodawcy lub osobie upoważnionej,
  • przekazać pracodawcy lub osobie upoważnionej upoważnienie do prowadzenia czynności kontrolnych, a egzemplarz z potwierdzeniem otrzymania upoważnienia zabezpieczyć (np. w obwolucie foliowej),
  • przestrzegać zasady zachowania dystansu społecznego, wynoszącego co najmniej 2 metry,
  • ustalić termin oraz sposób udostępnienia dokumentów - wskazane jest korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej,
  • w przypadku konieczności weryfikowania dokumentów w siedzibie pracodawcy ustalić z pracodawcą możliwość udostępnienia wydzielonego pomieszczenia, w którym będą prowadzone czynności kontrolne (w przypadku braku możliwości zapewnienia wydzielonego pomieszczenia inspektor pracy podejmuje decyzje, czy prowadzi czynności kontrolne na terenie zakładu z zachowaniem reżimu sanitarnego, czy kontynuuje czynności kontrolne poza siedzibą pracodawcy),
  • ograniczyć spotkania wymagające bezpośredniej/fizycznej obecności większej liczby pracowników (np. z podmiotami reprezentującymi pracowników) na rzecz korzystania z środków komunikacji elektronicznej,
  • ograniczyć czas wizytacji stanowisk pracy oraz czas przebywania na terenie zakładu (podlega indywidualnej ocenie inspektora pracy),
  • w miarę możliwości ograniczyć kontakt z osobami, z którymi inspektor spotyka się w czasie prowadzenia czynności kontrolnych,
  • dopuszcza się prowadzenie kontroli wspólnych z innymi organami po uprzednim uzgodnieniu zakresu i metodyki oraz z uwzględnieniem reżimu sanitarnego,
  • zakończenie kontroli - przekazanie protokołu kontroli może nastąpić w formie zdalnej za pośrednictwem platformy e-PUAP lub operatora pocztowego.

GIP i GIS zaleca ponadto podczas prowadzenia czynności kontrolnych na terenie zakładu pracy korzystanie z wydzielonego pomieszczenia. - Czynności kontrolne na terenie zakładu pracy powinny trwać możliwie jak najkrócej – stanowi pkt 2.3 wytycznych. W myśl pkt 2.4, zalecane jest też - w miarę możliwości - prowadzenie czynności kontrolnych, które mogą być prowadzone w formie zdalnej, poza siedzibą pracodawcy.

W czasie kontroli inspektor powinien respektować obowiązujące u pracodawcy ograniczenia i obowiązki związane z zapobieganiem rozprzestrzenianiu się SARS-CoV-2, a także:

  • stosować wymaganą osłonę ust i nosa,
  • przestrzegać higieny rąk, 
  • nie podawać dłoni na powitanie,
  • poddać się wymaganej dezynfekcji rąk, czy obuwia,
  • korzystać z udostępnionego przez przedsiębiorcę pomieszczenia,
  • zachowywać wymagany dystans w stosunku do osób przebywających w kontrolowanym podmiocie min. 2 m,
  • ograniczyć czas wizytacji stanowisk pracy (podlega indywidualnej ocenie przez inspektora),
  • w miarę możliwości ograniczyć kontakt z osobami, z którymi spotyka się w czasie prowadzenia czynności kontrolnych.

Czytaj również: PIP pracodawców w czasie epidemii karze za zaniedbania w BHP i opóźnienia wypłat

 

Wytyczne są ważne nie tylko dla PIP

Opisanych tu wytycznych i zaleceń do kontroli nie można znaleźć ani na stronie GIP (PIP), ani GIS. Tymczasem eksperci, z którymi rozmawialiśmy nie mają wątpliwości, że powinny być ogłoszone - tak, by zapoznać się z nimi mogli wszyscy zainteresowani.

- Za udostępnieniem tych wytycznych nie tylko PIP, lecz również pracodawcom przemawia kilka argumentów – przede wszystkim wskazane wytyczne dla organów kontroli powinny stanowić swoistego rodzaju „wzór” dla odpowiednich regulacji wprowadzanych przez pracodawców. Ponadto, wytyczne te mają na celu ochronę zdrowia nie tylko inspektorów, lecz również pracowników podmiotów kontrolowanych. A dodatkowo organy publiczne powinny działać w ten sposób, aby zwiększać zaufanie obywateli – jakiekolwiek „tajne” wytyczne stoją w sprzeczności z tą zasadą – mówi Paweł Korus, radca prawny, partner w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy, były wieloletni sędzia sądu pracy. Odnosząc się zaś do kwestii samej kontroli, mec. Korus podkreśla, że zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. Pracodawca nie może zatem odmówić wpuszczenia inspektora tylko dlatego, że kontrola nie była zapowiedziana.

Mec. Korus zwraca też uwagę na art. 30 ustawy o PIP, zgodnie z którym podczas wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy obowiązany jest do przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. - Tym samym w przypadku naruszenia przepisów bhp przez inspektora, pracodawca mógłby np. odmówić wpuszczenia inspektora, a powinien przy tym nie tylko zawiadomić organ nadrzędny – okręgowego inspektora pracy, lecz także, w zależności od stopnia naruszenia, policję – zaznacza mec. Paweł Korus. I dodaje: 
- Niezastosowanie się przez inspektora do wytycznych nie daje jednak, w mojej ocenie, podstaw dla uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli. Nie można przy tym zapominać, że utrudnianie przeprowadzenia kontroli stanowi nie tylko wykroczenie (art. 283 par. 2 pkt. 8 K.p.), lecz także przestępstwo (art. 225 par. 2 K.k.). Natomiast oczywiście pracodawca może zwrócić uwagę inspektorowi na konieczność stosowania się do wytycznych i zawiadomić organ nadrzędny.

- Wytyczne należy postrzegać tak jak fotoradary stawiane przy drogach. Jeszcze niedawno były zaskoczeniem dla kierowców - dziś trzeba o nich informować. Dlatego uważam, że wytyczne GIP i GIS, zwłaszcza w czasach epidemii COVID-19, powinny być powszechnie dostępne, bo pracodawca musi i powinien wiedzieć, jak będzie przebiegać kontrola w zakładzie pracy i czego może się spodziewać – mówi Adam Szkurłat, adwokat w kancelarii Lubasz i Wspólnicy.

Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP przypomina, że z komunikatu zamieszczonego na stronie PIP pod koniec czerwca 2020 r. mogliśmy się dowiedzieć, że inspekcja przystąpi do działań kontrolnych w pełnym zakresie. Do wiadomości publicznej podano, że inspektorzy będą zaopatrzeni w środki ochrony indywidualnej, takie jak półmaski filtrujące, okulary ochronne czy rękawice. Jednak, jak twierdzi, informacje te nie rozwiewają wątpliwości pracodawców związanych z przeprowadzeniem przez inspektorów kontroli w tym trudnym czasie pandemii. Nie wiadomo np. w jaki sposób inspektor będzie dokonywał oględzin pomieszczeń czy maszyn z zachowaniem zasad dystansu społecznego albo czy kontrola zostanie prawidłowo przeprowadzona, skoro inspektor zgodnie z wytycznymi powinien przebywać w zakładzie pracy jak najkrócej.

Zdaniem Siemienkiewicz, nie wiadomo też, czy podane w czerwcu wytyczne są nadal aktualne. - Zresztą sam charakter wytycznych nie powoduje ich mocy wiążącej. Jednak pracodawcy powinni wiedzieć, jak będzie przebiegała kontrola i czego będzie dotyczyła – zaznacza ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP. I dodaje: - Z uwagi na ciągłą niepewność prawa w zakresie organizacji pracy w zakładach, pracodawcy zaczęli się gubić w gąszczu przepisów, ich zmian oraz interpretacji wydawanych przez PIP, GIS czy UODO.

Jak  podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, pracodawcy nie kwestionują faktu, że teraz jest szczególny czas dbania o życie i zdrowie pracowników, ale muszą mieć pewność, że ich działania są zgodne z prawem. - Oby po pandemii nie doszło do sytuacji, w których przedsiębiorcom będzie się zarzucało naruszenia norm i zasad BHP, które tak naprawdę nie są jednolite i wiążące – mówi. Dlatego, jak twierdzi, pracodawcy powinni poznać wszelkie informacje i wytyczne organów dotyczące kontroli, które powinny zostać podane do publicznej wiadomości.  

Zobacz też w LEX: Jak należy przygotować zakład do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Jak ma pracować Inspekcja w swoich biurach

Zgodnie z pkt 1.1 wytycznych Głównego Inspektora Pracy i Głównego Inspektora Sanitarnego, w jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy (GIP, OIP, OSPIP) zapewnia się organizację pracy w systemie rotacyjnym, w taki sposób, że 50 proc. pracowników wykonuje pracę w jednostce, natomiast pozostali w formie pracy zdalnej. W okręgowych inspektoratach pracy wymaga się wyodrębnienia pomieszczeń, znajdujących się blisko wejścia głównego budynku, by umożliwić kontakt inspektorów pracy z osobami reprezentującymi podmioty kontrolowane w jednostce organizacyjnej PIP i prowadzenie czynności kontrolnych. Stanowisko pracy ma być z kolei oddzielone od interesanta przezroczystą przegrodą np. pleksiglasową, a korzystający z pomieszczeń pracownicy PIP i osoby trzecie podczas spotkania muszą mieć zakryte usta i nos oraz zachowywać odległość min. 2 m.

Zgodnie z wytycznymi, pracownicy, którzy mają kontakt z osobami trzecimi (interesantami) mają mieć zapewnione środki zabezpieczające przed zakażeniem środki do dezynfekcji, rękawiczki jednorazowe, maseczki, przyłbice lub, a w razie konieczności - środki wyższej klasy ochronności.

Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, w sytuacji gdy nie wyklucza tego charakter kontroli, inspektorom zaleca się „podjęcie próby kontaktu telefonicznego z pracodawcą” celem ustalenia obowiązujących w zakładzie procedur dotyczących utrzymania reżimu sanitarnego.

Całą korespondencję wpływającą z zewnątrz do jednostek organizacyjnych PIP w formie papierowej (korespondencja z poczty, doręczona osobiście oraz przesyłki kurierskie itp.) pracownicy kancelarii obowiązkowo mają włożyć, bez otwierania ich, do pudełek (szczelnie zamykanych). Pudełka opisywane są datą wpływu korespondencji do urzędu. Zgodnie z wytycznymi, korespondencja może zostać wyjęta i wprowadzona do systemu elektronicznego obiegu dokumentów w danej jednostce organizacyjnej PIP dopiero po upływie 24 godzin, od wpłynięcia do jednostki.

To jest bardzo ważne, ponieważ w myśl pkt 2 – w ramach wytycznych dotyczących pracowników zatrudnionych na stanowiskach inspektorskich – zaleca się, by także dokumenty udostępnione inspektorowi pracy przez pracodawcę do kontroli poza terenem zakładu, podlegały tej procedurze.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.